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Artikel 1
Änderung des Landesbeamtengesetzes

Das Landesbeamtengesetz vom 26. März 2009 (GVOBl. Schl.-H. S. 93, ber. S. 261), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 21. Juli 2016 (GVOBl. Schl.-H. S. 597), wird wie folgt geändert:

1. Die Inhaltsübersicht wird wie folgt geändert:

a) Die Überschrift zu § 85 erhält folgende Fassung:

b) Nach der Überschrift zu § 89 wird die folgende Überschrift eingefügt:

" § 89a Verarbeitung von Personalaktendaten im Auftrag"

2. § 85 wird wie folgt geändert:

a) Die Überschrift erhält folgende Fassung

" § 85 Inhalt der Personalakten, Zugang zu Personalakten, ersetzendes Scannen"

b) Es wird folgender Absatz 6 angefügt:

"(6) Soweit Personalakten teilweise oder ausschließlich elektronisch geführt werden, werden Papierdokumente in elektronische Dokumente übertragen und in der elektronischen Akte gespeichert. Dabei ist entsprechend dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Nach der Übertragung in elektronische Dokumente sollen diese Papierdokumente vernichtet werden, sobald ihre weitere Aufbewahrung nicht mehr aus rechtlichen Gründen oder zur Qualitätssicherung des Übertragungsvorgangs erforderlich ist. § 89a gilt entsprechend."

3. Es wird folgender § 89a eingefügt:

" § 89a Verarbeitung von Personalaktendaten im Auftrag

(1) Die Verarbeitung von Personalaktendaten im Auftrag der personalverwaltenden Behörde ist zulässig,

1. soweit sie erforderlich ist
   1. für die automatisierte Erledigung von Aufgaben oder
   2. zur Verrichtung technischer Hilfstätigkeiten durch automatisierte Einrichtungen, und
2. wenn der Auftraggeber die Einhaltung der beamten- und datenschutzrechtlichen Vorschriften durch den Auftragnehmer regelmäßig kontrolliert.

Die Verarbeitung von Personalaktendaten darf auch im Auftrag einer zentralen Stelle im Sinne des § 8 Absatz 2 des Landesdatenschutzgesetzes einschließlich hierzu erlassener Rechtsverordnungen erfolgen.

(2) Die Auftragserteilung bedarf der vorherigen Zustimmung der obersten Dienstbehörde. Zu diesem Zweck hat der Auftraggeber der obersten Dienstbehörde rechtzeitig vor der Auftragserteilung schriftlich mitzuteilen:

1. den Auftragnehmer, die von diesem getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen und die ergänzenden Festlegungen nach Absatz 3,
2. die Aufgabe, zu deren Erfüllung der Auftragnehmer die Daten verarbeiten soll,
3. die Art der Daten, die für den Auftraggeber verarbeitet werden sollen, und den Kreis der Beschäftigten, auf den sich diese Daten beziehen, sowie
4. die beabsichtigte Erteilung von Unteraufträgen durch den Auftragnehmer.

(3) In dem Auftrag ist insbesondere schriftlich festzulegen:

1. der Gegenstand und die Dauer des Auftrags,
2. der Umfang, die Art und der Zweck der vorgesehenen Datenverarbeitung, die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen,
3. die nach §§ 5 und 6 Landesdatenschutzgesetz zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen,
4. die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten,
5. die von dem Auftragnehmer vorzunehmenden Kontrollen der Datenverarbeitung,
6. die etwaige Berechtigung zur Begründung von Unterauftragsverhältnissen,
7. die Kontrollrechte des Auftraggebers und die entsprechenden Duldungs- und Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers,
8. mitzuteilende Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen,
9. der Umfang der Weisungsbefugnisse, die sich der Auftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer vorbehält,
10. die Verpflichtung des Auftragnehmers, den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen, wenn er der Ansicht ist, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen dieses Gesetz oder andere Vorschriften über den Datenschutz verstößt,
11. die Rückgabe überlassener Datenträger und die Löschung beim Auftragnehmer gespeicherter Daten, sobald diese für die Erfüllung des Auftrags nicht mehr benötigt werden, spätestens nach Beendigung des Auftrags.

Soweit der Auftragnehmer eine nichtöffentliche Stelle ist, ist auch festzulegen, dass der Auftragnehmer eine Kontrolle durch das Unabhängige Landeszentrum für den Datenschutz zu dulden hat.

(4) Eine nichtöffentliche Stelle darf nur beauftragt werden, wenn

1. beim Auftraggeber sonst Störungen im Geschäftsablauf auftreten können oder der Auftragnehmer die übertragenen Aufgaben erheblich kostengünstiger erledigen kann und
2. die beim Auftragnehmer mit der Datenverarbeitung beauftragten Beschäftigten besonders auf den Schutz der Personalaktendaten verpflichtet sind.

(5) Der Auftragnehmer darf die Daten nur im Rahmen der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten. Der Auftragnehmer darf die Daten nur für die im Auftrag festgelegten Zwecke verarbeiten und nur für die im Auftrag festgelegte Dauer speichern.

(6) Die Rechte der betroffenen Person nach dem Landesdatenschutzgesetz sind gegenüber dem Auftraggeber geltend zu machen.