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Leitfaden für die Umsetzung von Betriebssicherheitssystemen an Bord von Traditionsschiffen
Vom 19. Juli 2016
(VkBl. Nr. 15 vom 15.08.2016 S. 533)
Siehe Fn. *
Dieser Leitfaden soll die Betreiber von Traditionsschiffen bei der Erarbeitung, Umsetzung und Weiterentwicklung eines geeigneten und "maßgeschneiderten" Systems für die Organisation von Sicherheitsmaßnahmen (Betriebssicherheitssystems) auf der Grundlage des Internationalen Code für Maßnahmen zur Organisation eines sicheren Schiffsbetriebes und Verhütung der Meeresverschmutzung (ISM-Code) unterstützen.
Ziel der Umsetzung eines Betriebssicherheitssystems auf Traditionsschiffen ist es, an Bord der Schiffe ein hohes Niveau an Sicherheit und Umweltschutz zu erreichen und beizubehalten. Dabei sollen auch Abweichungen von moderner Technik durch organisatorische Maßnahmen ersetzt werden, damit ein gleichwertiger Sicherheitsstatus erreicht wird, ohne den historischen Charakter des Schiffes zu beeinträchtigen.
Das Handbuch
Die Unterlagen, die der Darstellung und Umsetzung des Betriebssicherheitssystems dienen, können in einem Betriebssicherheitshandbuch zusammengefasst werden. Die folgenden Elemente des ISM-Code sind sinngemäß anzuwenden.
Das Handbuch kann in einer Abfolge der oben genannten Elemente aufgebaut werden. Es ist jeweils pro Element zu beschreiben, wie diese vom Betreiber und an Bord des Schiffes umgesetzt werden. Wo es notwendig ist, können Verfahren oder Anweisungen mit Checklisten oder anderen Formblättern "untermauert" werden.
Bei der Erstellung des Handbuchs sind die folgenden Prinzipien zu berücksichtigen:
Die einzelnen Elemente
Grundsätzliche Aussagen des Betreibers zu den Themen Schiffssicherheit und Meeresumweltschutz
Diese Erklärung ist das Fundament eines jeden Betriebssicherheitssystems. In diesem "Passageplan" wird beschrieben, welche Ziele der Betreiber verfolgt und mit welchen Maßnahmen diese erreicht werden sollen. Zur Gewährleistung einer sicheren Schiffsbetriebsführung sind u. a. folgende Ziele zu verfolgen:
Die Erklärung sollte weiterhin eine Aussage beinhalten, dass durch das Betriebssicherheitssystem sichergestellt wird, dass alle verbindlichen Regeln und Rechtsvorschriften eingehalten und neue Erkenntnisse im Bereich der Schiffssicherheit berücksichtigt werden. Geeignete Maßnahmen sind festzulegen, die das Erreichen der gesetzten Ziele unterstützen. Die Erklärung sollte durch den hauptverantwortlichen Betreiber unterschrieben werden. Es ist sicherzustellen, dass die Erklärung auf allen Ebenen verstanden, umgesetzt und eingehalten wird.
Verantwortung und Weisungsbefugnisse innerhalb der Betreiberorganisation
Für alle Personen, die Tätigkeiten mit Auswirkungen auf die Schiffssicherheit und den Meeresumweltschutz ausführen, überwachen oder anordnen, sind die Zuständigkeiten und Weisungsbefugnisse schriftlich in Aufgabenbeschreibungen festzuhalten. Wenn notwendig, und um die gegenseitige Zuordnung herauszuheben, kann ein Organigramm in das Handbuch eingefügt werden.
Durch den Betreiber ist ein Durchführungsbeauftragter mit direktem Zugang zu dessen Hauptverantwortlichen zu benennen. Der Durchführungsbeauftragte sollte, wenn möglich, zur Landorganisation gehören. Er fungiert als Verbindungsstelle zwischen Schiff und Land, ist direkter Ansprechpartner für alle Aspekte bezogen auf Schiffssicherheit und Meeresumweltschutz und ist u. a. zuständig für die Überwachung der Umsetzung des Betriebssicherheitssystems. Der Durchführungsbeauftragte ist zu benennen. Seine Aufgaben sind in einer Aufgabenbeschreibung zu dokumentieren. Ist eine Landorganisation nicht vorhanden, so ist die Funktion des Beauftragten durch ein zu benennendes Besatzungsmitglied wahrzunehmen. Dies kann auch der Schiffsführer/Kapitän sein.
Verantwortung und Weisungsbefugnisse des Kapitäns
Innerhalb des Betriebssicherheitssystems sind die Verantwortlichkeiten des Kapitäns unmissverständlich und schriftlich in seiner Aufgabenbeschreibung festzulegen. Dazu gehören:
Das Betriebssicherheitshandbuch muss eine unmissverständliche Aussage enthalten, die zum Ausdruck bringt, dass der Kapitän die alleinige Zuständigkeit und Entscheidungsbefugnis (Overriding Authority/übergeordnete Weisungsbefugnis) für sämtliche Maßnahmen hinsichtlich Schiffssicherheit und Meeresumweltschutz besitzt. Das Master"s Review soll mindestens einmal jährlich durchgeführt werden.
Materielle und personelle Voraussetzungen Das Handbuch soll Angaben beinhalten, dass
Es sind Anweisungen zu erstellen, die sicherstellen, dass neue oder beförderte Besatzungsmitglieder ordnungsgemäß in Ihren Aufgabenbereich eingewiesen werden. Die Einweisung kann anhand einer Checkliste dokumentiert werden und sollte folgende Elemente berücksichtigen:
Es ist sicherzustellen, dass alle Personen, die in das Betriebssicherheitssystem involviert sind, den notwendigen Schulungsbedarf vermittelt bekommen. Dies beinhaltet:
Erarbeitung von Verfahren für die Betriebsabläufe an Bord
Innerhalb des Betriebssicherheitssystems sind wichtige Betriebsabläufe festzulegen. Für diese Betriebsabläufe sind einfache und verständliche Verfahren zu erstellen. Hierzu können zählen:
Im Rahmen einer regelmäßigen Risikobewertung ist festzulegen, ob neue Verfahren notwendig sind oder ob bestehende Verfahren ergänzt bzw. geändert werden müssen. Verfahren können zur Unterstützung mit Checklisten und Ablaufschemata kombiniert werden. Checklisten können z.B. benutzt werden für:
Im Betriebssicherheitssystem sind möglicherweise eintretende Notfallsituationen zu identifizieren. Für diese Notfälle sind entsprechende Notfallpläne einzuführen. Aus diesen Plänen muss hervorgehen, wie in Notfallsituationen durch die Besatzung und ggf. durch die Landorganisation zu reagieren ist. Im Rahmen einer regelmäßigen Risikobewertung ist festzulegen, ob neue Notfallpläne notwendig sind oder ob bestehende Pläne ergänzt bzw. geändert werden müssen. Notfallsituationen können u. a. sein:
Für das regelmäßige Durchführen von Sicherheitsübungen ist ein Übungsplan aufzustellen. Die Notfallpläne sind in den Übungsplan mit aufzunehmen und in geeigneten Zeitabständen zu üben. Um in Notfällen Unterstützung durch die Landorganisation zu erhalten, sind die relevanten Notfallrufnummern in das Handbuch mit aufzunehmen.
Berichte über und Analyse von Unfällen, gefährlichen Vorkommnissen und Fällen der Nichteinhaltung einschlägiger Vorschriften
Es ist durch Anweisungen sicherzustellen, dass Unfälle, gefährliche Vorkommnisse, Beinahe-Unfälle und Abweichungen vom Betriebssicherheitssystem dokumentiert (z.B. Schiffstagebuch oder Berichtsformular) und gemeldet werden. Die Vorfälle sind zu untersuchen, zu bewerten und zu analysieren. Dies dient dem Ziel, die Fehlerursache festzustellen und durch das Festlegen von entsprechenden Korrekturmaßnahmen, die Fehlerquelle zu beseitigen. Zusätzlich sind auch präventive Maßnahmen umzusetzen, die ein Wiederauftreten des Ereignisses vermeiden. Die Umsetzung und Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen sind durch die zuständige Person zu überwachen.
Instandhaltung von Schiff und Ausrüstung
Für die folgenden Bereiche sind die Instandhaltung zu beschreiben und geeignete Wartungspläne (z.B. in tabellarischer Form) zu erstellen:
Im Rahmen der Wartungsplanung sind die Besichtigungsintervalle sowie die für die Wartung verantwortlichen Personen festzulegen. Des weiteren ist sicherzustellen, dass festgestellte Mängel gemeldet und die zur Abstellung notwendigen Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.
Kritische Ausrüstung, welche bei einem plötzlichen Funktionsausfall zu einer gefährlichen Situation führen kann, ist gesondert festzulegen. Zur Sicherstellung der Zuverlässigkeit dieser Ausrüstung sind zusätzliche Wartungsmaßnahmen festzulegen. Im Rahmen einer regelmäßigen Risikobewertung ist festzulegen, ob Änderungen an der Liste der festgelegten kritischen Ausrüstung notwendig sind. Kritische Ausrüstung kann in den folgenden Bereichen vorhanden sein:
Zusätzliche Wartungsmaßnahmen für kritische Ausrüstung können sein:
Durch Anweisungen ist sicherzustellen, dass alle zum Betriebssicherheitssystem gehörenden Unterlagen regelmäßig (z.B. in der Wintersaison) geprüft werden. Dies schließt ein, dass
Überwachung der Einhaltung des Betriebssicherheitshandbuchs
Um festzustellen, ob die durchgeführten Maßnahmen an Bord mit den Vorgaben aus dem Betriebssicherheitssystem übereinstimmen, sind regelmäßig interne Audits durchzuführen. Die Audits sind in Intervallen durchzuführen, die zwölf Monate nicht überschreiten. Bei außergewöhnlichen Umständen kann dieses Intervall um nicht mehr als drei Monate ausgedehnt werden. Die Gründe für die Überschreitung des Zeitfensters sind zu dokumentieren.
Über das interne Audit ist ein Bericht zu erstellen. Für festgestellte Abweichungen sind Korrekturmaßnahmen vorzuschlagen, die innerhalb eines festzulegenden Zeitrahmens umzusetzen sind.
Das Betriebssicherheitssystem ist durch den hauptverantwortlichen Betreiber mindestens einmal im Jahr im Rahmen eines Management-Reviews zu bewerten. Dabei sind zu berücksichtigen:
Werden während des Reviews Mängel am Betriebssicherheitssystem festgestellt, so sind unverzüglich entsprechende Korrekturmaßnahmen festzulegen und umzusetzen. Alle betroffenen Personen sind über das Ergebnis der Bewertung des Betriebssicherheitssystems zu unterrichten.
Der Betreiber verpflichtet sich, andere Parteien regelmäßig hinsichtlich der Einhaltung der Anforderungen an das Sicherheitsmanagementsystem zu überprüfen, wenn diese ISM-relevante Aufgaben für den Betreiber übernommen haben.
Zeugniserteilung und regelmäßige Überprüfung
Die Dienststelle Schiffssicherheit zertifiziert die Betriebssicherheitssysteme von Traditionsschiffen und erteilt hierfür ein Zeugnis über die Erfüllung der einschlägigen Vorschriften (DOC) für die landseitige Organisation sowie ein Zeugnis über die Organisation von Sicherheitsmaßnahmen (SMC) für das Schiff. Das DOC und das SMC haben eine Laufzeit von maximal fünf Jahren. Zur Aufrechterhaltung der Gültigkeit der Zeugnisse, sind für das DOC jährliche Überprüfungen und für das SMC eine Zwischenüberprüfung durchzuführen. Die regelmäßigen Überprüfungen werden nach Maßgabe der Punkte 13 und 14 des Teils B des ISM-Codes durchgeführt.
Es besteht die Möglichkeit, anstelle der jährlichen Überprüfungen der landseitigen Organisation vor Ort eine Selbstbewertung durchzuführen. Dazu ist der Vordruck "Self Assessment Form" auszufüllen und zusammen mit den geeigneten Unterlagen an die Dienststelle Schiffssicherheit, Referat ISM, zu senden. Die 2. oder 3. jährliche Überprüfung wird nicht als Selbstbewertung, sondern in Kombination mit der Zwischenüberprüfung des Sicherheitsmanagementsystems an Bord des Schiffes durchgeführt.
Die Dienststelle Schiffssicherheit behält sich ausdrücklich vor, anstelle oder nach Einreichen der Self Assessment Form eine Überprüfung der landseitigen Organisation durchzuführen. *) Die Berufsgenossenschaft Verkehrswirtschaft Post-Logistik Telekommunikation, Dienststelle Schiffssicherheit hat einen Leitfaden für die Umsetzung von Betriebssicherheitssystemen an Bord von Traditionsschiffen entwickelt.
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