VwV Überwachung der Einhaltung der Grundsätze der Guten Laborpraxis (3)

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Geräte, Materialien, Reagenzien und Proben

Zweck: Zu überprüfen, ob die Prüfeinrichtung über betriebsbereite Geräte an geeigneten Standorten, in ausreichender Menge und von angemessener Kapazität verfügt, um den Erfordernissen der in der Einrichtung durchgeführten Prüfungen gerecht zu werden und ob die Materialien, Reagenzien und Proben ordnungsgemäß gekennzeichnet, benutzt und gelagert werden.

Der Inspektor sollte überprüfen, ob

• die Geräte sauber und in einwandfreiem Zustand sind;
• Aufzeichnungen über Bedienung, Wartung, Justierung, Kalibrierung und Validierung von Meßinstrumenten und Geräten, einschließlich Computersystemen, geführt werden;
• Materialien und chemische Reagenzien ordnungsgemäß gekennzeichnet sind, bei geeigneten Temperaturen gelagert und die Verfalldaten beachtet werden. Die Beschriftungen der Reagenzien sollen ihre Herkunft, Identität und Konzentrationen, Verfalldatum oder andere sachdienliche Informationen (z.B. Charge), aufzeigen;
• Proben nach Prüfsystem, Prüfung, Beschaffenheit und Zeitpunkt der Probenahme klar bezeichnet sind;
• die benutzten Geräte und Materialien die Prüfsysteme nicht beeinträchtigen.

Prüfsysteme

Zweck: Festzustellen, ob geeignete Verfahren für die Handhabung und die Kontrolle der verschiedenen Prüfsysteme vorhanden sind, die für die in der Einrichtung durchgeführten Prüfungen benötigt werden, z.B. chemische und physikalische Systeme, zelluläre Systeme und mikrobielle Systeme, Pflanzen und Tiere.

Physikalische und chemische Prüfsysteme Der Inspektor sollte sich vergewissern, daß

• soweit in den Prüfplänen vorgesehen, die Haltbarkeit der Prüf- und Referenzsubstanzen festgestellt und die in den Prüfplänen spezifischen Referenzsubstanzen benutzt werden;
• bei automatisch arbeitenden Systemen die in Form graphischer Darstellungen, Geräteaufzeichnungen oder Computerausdrucken gewonnenen Daten als Rohdaten behandelt und archiviert werden.

Biologische Prüfsysteme

Unter Berücksichtigung der wichtigen oben genannten Gesichtspunkte hinsichtlich Pflege, Haltung und Unterbringung von Tieren und anderen biologischen Prüfsystemen sollte der Inspektor überprüfen, ob

• die Prüfsysteme mit den im Prüfplan spezifizierten Angaben übereinstimmen;
• die Prüfsysteme während des Verlaufs der Prüfung ausreichend und, sofern erforderlich und angebracht, unverwechselbar gekennzeichnet sind und daß über den Empfang von Prüfsystemen Aufzeichnungen existieren, die vollständig die Anzahl erhaltener, eingesetzter, ersetzter oder entfernter Prüfsysteme dokumentieren;
• Käfige oder Behälter für Prüfsysteme ordnungsgemäß und mit allen erforderlichen Angaben gekennzeichnet sind;
• die Prüfungen, die an denselben Tierarten oder denselben biologischen Prüfsystemen, aber mit verschiedenen Substanzen durchgeführt werden, ausreichend getrennt sind;
• für eine ausreichende Trennung der Tierarten und anderer biologischer Prüfsysteme in räumlicher oder zeitlicher Hinsicht gesorgt ist;
• die Umweltbedingungen des biologischen Prüfsystems so beschaffen sind, wie es der Prüfplan oder die Standardarbeitsanweisungen zum Beispiel für Temperaturen oder Hell-Dunkel-Zyklen spezifizieren;
• die Registrierung des Empfangs sowie die Handhabung, Unterbringung oder Verwahrung, Versorgung und Beurteilung des Gesundheitszustandes für die Prüfsysteme geeignet sind;
• Aufzeichnungen über die Eingangsprüfung, Quarantäne, Morbidität, Sterblichkeit, Verhaltensweise, Diagnose und Behandlung von Tieren, Pflanzen und anderen biologischen Prüfsystemen oder über ähnliche dem jeweiligen biologischen Prüfsystem angemessene Gesichtspunkte geführt werden;

Bestimmungen über den angemessenen Verbleib der Prüfsysteme bei Beendigung der Prüfungen vorliegen.

Prüf- und Referenzsubstanzen

Zweck: Festzustellen, ob die Prüfeinrichtung geeignete Vorgehensweisen entwickelt hat, um zu gewährleisten, daß Identität, Wirksamkeit, Menge und Zusammensetzung der Prüf- und Referenzsubstanzen mit ihren Spezifikationen übereinstimmen, und um die Prüf- und Referenzsubstanzen ordnungsgemäß in Empfang nehmen und lagern zu können.

Der Inspektor sollte überprüfen, ob

• schriftliche Aufzeichnungen des Empfangs, einschließlich des Namens der hierfür verantwortlichen Person, sowie für Handhabung, Probenahme, Gebrauch und Lagerung von Prüf- und Referenzsubstanzen vorhanden sind;
• die Behälter für die Prüf- und Referenzsubstanzen ordnungsgemäß beschriftet sind;
• die Lagerbedingungen geeignet sind, Konzentration, Reinheit und Haltbarkeit der Prüf- und Referenzsubstanzen aufrechtzuerhalten;
• schriftliche Aufzeichnungen über die Bestimmung von Identität, Reinheit, Zusammensetzung und Haltbarkeit und gegebenenfalls über die Durchführung von Maßnahmen zur Verhütung von Verunreinigungen der Prüf- und Referenzsubstanzen vorhanden sind;
• gegebenenfalls Verfahren zur Feststellung von Homogenität und Haltbarkeit von Prüf- und Referenzsubstanzen, die aus Mischungen bestehen, vorhanden sind;
• Behälter mit Mischungen (oder Verdünnungen) der Prüf- und Referenzsubstanzen beschriftet sind und Aufzeichnungen über die Homogenität und Haltbarkeit ihres Inhaltes geführt werden;
• wenn die Prüfung länger als vier Wochen dauert, Muster aus jeder Charge der Prüf- und Referenzsubstanzen für Analysenzwecke entnommen und für die vorgeschriebene Zeit archiviert werden;
• Verfahren zum Mischen von Substanzen so konzipiert sind, daß Fehler bei der Kennzeichnung oder die gegenseitige Verunreinigung vermieden werden.

Standardarbeitsanweisungen

Zweck: Festzustellen, ob die Prüfeinrichtung über schriftliche Standardarbeitsanweisungen für alle wichtigen Aspekte der Arbeiten in der Einrichtung verfügt, da die Verwendung von schriftlichen Standardarbeitsanweisungen zu einer der wichtigsten Methoden der Leitung zur Regelung der Arbeiten des Betriebes der Prüfeinrichtung zählt. Diese beziehen sich direkt auf die Routineelemente der von der Prüfeinrichtung durchgeführten Prüfungen.

Der Inspektor sollte sich vergewissern, ob

• jeder Laborbereich unmittelbar über für ihn wichtige, autorisierte Kopien von Standardarbeitsanweisungen verfügt;
• Verfahren zur Überprüfung und Aktualisierung von Standardarbeitsanweisungen vorhanden sind;
• Ergänzungen oder Änderungen der Standardarbeitsanweisungen genehmigt und datiert sind;
• eine chronologische Sammlung von Standardarbeitsanweisungen geführt wird;
• Standardarbeitsanweisungen für folgende, nicht abschließend aufgezählte Arbeiten vorliegen;
  1. Empfang, Kennzeichnung, Handhabung, Probenahme, Gebrauch und Lagerung sowie die Bestimmung der Identität, Reinheit, Zusammensetzung und Haltbarkeit von Prüf- und Referenzsubstanzen,
  2. Gebrauch, Wartung, Reinigung, Kalibrierung und Validierung von Meßinstrumenten, einschließlich Computersystemen, und Geräten zur Kontrolle der Umweltbedingungen,
  3. Zubereitung von Reagenzien und Formulierungen für die Dosierung,
  4. Führen von Aufzeichnungen, Berichterstattung, Aufbewahrung von und Zugang zu Aufzeichnungen und Berichten,
  5. Vorbereitung und Umweltkontrolle von Bereichen, die Prüfsysteme enthalten,
  6. Empfang, Weitergabe, Unterbringung, Charakterisierung, Identifizierung und Versorgung von Prüfsystemen,
  7. Handhabung der Prüfsysteme vor, während und beim Abschluß der Prüfung,
  8. Beseitigung der Prüfsysteme,
  9. Gebrauch von Schädlingsbekämpfungs- und Reinigungsmitteln sowie
  10. Durchführung der Programme zur Qualitätssicherung.

Durchführung der Prüfung

Zweck: Nachzuprüfen, ob schriftliche Prüfpläne vorliegen und ob Pläne und Durchführung der Prüfung mit den GLP-Grundsätzen übereinstimmen.

Der Inspektor sollte sich vergewissern, daß

• der Prüfplan vom Prüfleiter abgezeichnet wurde;
• Änderungen zum Prüfplan vom Prüfleiter abgezeichnet und datiert sind;
• (gegebenenfalls) das Datum registriert wurde, an dem der Auftraggeber dem Prüfplan zustimmte;
• Messungen, Beobachtungen, Untersuchungen mit dem Prüfplan und einschlägigen Standardarbeitsanweisungen übereinstimmen;
• die Ergebnisse dieser Messungen, Beobachtungen und Untersuchungen direkt, sofort, sorgfältig und leserlich aufgezeichnet, unterzeichnet (oder abgezeichnet) und datiert wurden;
• etwaige Änderungen der Rohdaten, einschließlich der in Computern gespeicherten, frühere Eintragungen nicht unverständlich machen, der Grund für die Änderungen angegeben und sowohl die für die Änderung verantwortliche Person sowie das Datum, an dem dies vorgenommen wurde, ersichtlich ist,
• durch Computer gewonnene oder gespeicherte Daten gekennzeichnet werden und daß die Verfahren geeignet sind, um diese Daten vor unerlaubten Änderungen oder Verlusten zu schützen;
• die im Rahmen der Prüfung eingesetzten Computersysteme zuverlässig und genau sind und validiert worden sind;
• alle in den Rohdaten verzeichneten unvorhergesehenen Ereignisse untersucht und bewertet wurden;
• die Ergebnisse in den Prüfberichten (Zwischen- oder Abschlußberichten> folgerichtig und vollständig sind und die Rohdaten korrekt wiedergeben.

Berichterstattung über die Ergebnisse der Prüfung

Zweck: Festzustellen, ob die Abschlußberichte in Übereinstimmung mit den GLP-Grundsätzen erstellt wurden.

Bei der Prüfung eines Abschlußberichtes sollte der Inspektor überprüfen, ob

• der Prüfleiter diesen mit Datum unterzeichnet hat, womit die Übernahme der Verantwortung für die Qualität und Richtigkeit der Prüfung erklärt wird und bestätigt wird, daß die Prüfung in Übereinstimmung mit den GLP-Grundsätzen durchgeführt wurde;
• Teilberichte, falls sie sich aus der Zusammenarbeit mit anderen Bereichen ergeben, von den dafür verantwortlichen Wissenschaftlern mit Datum unterzeichnet und in den Abschlußbericht einbezogen sind,
• eine unterzeichnete und datierte Erklärung der Qualitätssicherung dem Bericht beiliegt;
• etwaige Änderungen von den verantwortlichen Mitarbeitern ausgeführt wurden;
• der Aufbewahrungsort (Archiv) aller Proben, Muster und Rohdaten angegeben ist

Archivierung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Zweck: Festzustellen, ob in der Einrichtung ausreichende Aufzeichnungen und Berichte erstellt wurden und ob geeignete Vorkehrungen für die sichere Lagerung und Aufbewahrung der Aufzeichnungen und Materialien getroffen wurden.

Der Inspektor sollte überprüfen:

• daß eine für das Archiv verantwortliche Person bestimmt wurde;
• die Einrichtungen im Archiv zur Aufbewahrung der Prüfpläne, der Rohdaten (einschließlich derjenigen der abgebrochenen Prüfungen), Abschlußberichte, Proben und Muster sowie der Aufzeichnungen über die Aus- und Weiterbildung des Personals;
• das Verfahren für den Zugang zu archivierten Unterlagen;
• die Verfahren, nach denen der Zugang zu den Archiven auf befugtes Personal beschränkt: ist, und die Aufzeichnungen über diejenigen Personen, die Zugang zu Rohdaten, Objektträgern usw. haben;
• ob eine Aufzeichnung über Materialien geführt wird, die aus den Archiven entnommen und wieder zurückgegeben wurden;
• ob Aufzeichnungen und Substanzen die erforderliche oder angemessene Zeit aufbewahrt und vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, ungünstige Umwelteinflüsse usw. geschützt sind.

Überprüfung von Prüfungen

Inspektionen von Prüfeinrichtungen schließen gewöhnlich auch Überprüfungen von abgeschlossenen oder laufenden Prüfungen ein. Überprüfungen bestimmter Prüfungen werden auch öfter von Bewertungsbehörden angefordert und können unabhängig von Inspektionen von Prüfeinrichtungen durchgeführt werden.

Die Inspektoren und andere Personen, die an den Überprüfungen beteiligt sind, werden immer die Art und Weise sowie den Umfang ihrer Überprüfungen nach eigener Beurteilung festlegen müssen. Ihr Ziel sollte es sein, die Prüfung durch Vergleich des Abschlußberichtes mit dem Prüfplan und den einschlägigen Standardarbeitsanweisungen, den Rohdaten und anderen archivierten Materialien zu rekonstruieren.

In einigen Fällen kann es zur Durchführung einer effektiven Überprüfung von Prüfungen notwendig sein, daß die Inspektoren Unterstützung durch weitere Experten erhalten, z.B. wenn eine Überprüfung der Gewebeschnitte unter dem Mikroskop notwendig wird.

Bei der Durchführung einer Überprüfung des Prüfberichts soll der Inspektor:

• sich Namen, Tätigkeitsbeschreibungen und Zusammenfassungen über Ausbildung und Erfahrungen ausgewählter Personen vorlegen lassen, die mit der (den) Prüfung(en) befaßt sind, z.B. der Prüfleiter und verantwortliche Mitarbeiter;
• überprüfen, ob für die Bereiche der durchgeführten Prüfung(en) ausreichendes und ausgebildetes Personal zur Verfügung steht,
• in der Prüfung verwendete Geräte oder spezielle Ausrüstungen stichprobenartig auswählen und die Aufzeichnungen über Kalibrierung, Wartung und Inspektion überprüfen;
• die Aufzeichnungen über die Haltbarkeit der Prüfsubstanzen, die Analysen der Prüfsubstanzen und Formulierungen, die Futteranalysen usw. durchsehen;
• versuchen, nach Möglichkeit in Gesprächen, die Arbeitsbelastung ausgewählter, an der Prüfung beteiligter Personen, zu erfahren, um sicherzustellen, daß diese Personen Zeit genug hatten, um die im Prüfplan oder im Abschlußbericht aufgeführten Aufgaben zu erfüllen;
• sich Kopien gegebenenfalls der gesamten Unterlagen über Kontrollverfahren oder der Unterlagen, die wesentlicher Bestandteil der Prüfung sind, aushändigen zu lassen, insbesondere:
  1. den Prüfplan,
  2. die zum Zeitpunkt der Durchführung der Prüfung geltenden Standardarbeitsanweisungen,
  3. Tagebücher, Laborbücher, Akten, Arbeitsblätter, Ausdrucke von computergespeicherten Daten usw., falls notwendig, sind Berechnungen zu überprüfen,
  4. den Abschlußbericht.

Bei Prüfungen an Tieren (Nagetiere oder andere Säugetiere) sollten die Inspektoren einen bestimmten Anteil einzelner Tiere von ihrer Ankunft in der Prüfeinrichtung bis zur Sektion verfolgen. Sie sollten folgenden Aufzeichnungen besondere Aufmerksamkeit widmen:

• Körpergewicht des Tieres, Futter-/Wasseraufnahme, Zubereitung und Verabreichung der Formulierung usw.;
• klinische Beobachtung und Sektionsbefunde;
• klinische Chemie;
• Pathologie.

Abschluß der Inspektion oder der Überprüfung von Prüfungen

Wenn eine Inspektion einer Prüfeinrichtung oder einer Überprüfung von Prüfungen abgeschlossen ist, hat der Inspektor seine Ergebnisse mit Vertretern der Prüfeinrichtung in einer Abschlußbesprechung zu erörtern und dann einen schriftlichen Bericht - den Inspektionsbericht - zu erstellen.

Die Inspektion einer großen Prüfeinrichtung kann eine Reihe geringfügiger Abweichungen von den GLP-Grundsätzen ergeben, die aber normalerweise nicht so bedeutend sind, daß sie die Qualität und Richtigkeit der Prüfungen in dieser Prüfeinrichtung wesentlich beeinträchtigen. In solchen Fällen ist es sinnvoll, wenn ein Inspektor berichtet, die Prüfeinrichtung arbeite in Übereinstimmung mit den GLP-Grundsätzen gemäß den von der Behörde für die Überwachung der Einhaltung der GLP-Grundätze aufgestellten Kriterien.

Gleichwohl sind Einzelheiten über festgestellte Unzulänglichkeiten oder Mängel der Prüfeinrichtung mitzuteilen und Zusagen der Leitung einzuholen, daß diese Unzulänglichkeiten und Mängel beseitigt werden. Der Inspektor wird dann gegebenenfalls die Prüfeinrichtung nach einer gewissen Zeit erneut besuchen müssen, um nachzuprüfen, ob die erforderlichen Maßnahmen getroffen worden sind.

Wenn eine wesentliche Abweichung von den GLP-Grundsätzen während der Überprüfung der Prüfung oder der Inspektion einer Prüfeinrichtung festgestellt wird, die nach Ansicht des Inspektors die Qualität und Richtigkeit dieser Prüfung oder anderer in der Einrichtung durchgeführter Prüfungen beeinträchtigt haben können, sind Art und Ausmaß der Abweichungen in dem Inspektionsbericht festzuhalten.

Die von der Behörde zur Überwachung der GLP zu treffenden Maßnahmen hängen von der Art und Weise sowie vom Ausmaß der Nichteinhaltung der GLP und von den Rechts- und/oder Verwaltungsbestimmungen im Rahmen des Programms zur Überwachung der Einhaltung der GLP ab.

Wenn eine Überprüfung auf Ersuchen einer Bewertungsbehörde erfolgt ist, ist ein vollständiger Bericht über die Ergebnisse auszuarbeiten und ihr zuzuleiten.

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1) Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2006 zur Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung chemischer Stoffe (REACH), zur Schaffung einer Europäischen Chemikalienagentur, zur Änderung der Richtlinie 1999/45/ EG und zur Aufhebung der Verordnung (EWG) Nr. 793/93 des Rates, der Verordnung (EG) Nr. 1488/94 der Kommission, der Richtlinie 76/769/ EWG des Rates sowie der Richtlinien 91/155/EWG, 93/67/EWG, 93/105/ EG und 2000/21/EG der Kommission (ABl. Nr. L 396 vom 30.12.2006 S. 1, L 136 vom 29.05.2007 S. 3, L 141 vom 31.05.2008 S. 22, L 36 vom 05.02.2009 S. 84), die durch die Verordnung (EU) Nr. 366/2011 (ABl. Nr. L 101 vom 15.04.2011 S. 12) geändert worden ist.

2) Verordnung (EG) Nr. 440/2008 der Kommission vom 30. Mai 2008 zur Festlegung von Prüfmethoden gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung chemischer Stoffe (REACH) (ABl. Nr. L 142 vom 31.05.2008 S. 1), die durch die Verordnung (EU) Nr. 1152/2010 (ABl. Nr. L 324 vom 09.12.2010 S. 13) geändert worden ist.

ENDE