Verordnung der Bundesregierung
Verordnung über die Standards für die Übermittlung elektronischer Akten zwischen Behörden und Gerichten in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugs gesetz
(Strafvollzugsgerichtsaktenübermittlungsverordnung - StVollzGerAktÜbV)

A. Problem und Ziel

§ 110a Absatz 1 Satz 1 des Strafvollzugsgesetzes (StVollzG) sieht vor, dass Gerichtsakten elektronisch geführt werden können. Ab dem 1. Januar 2026 sind nach § 110a Absatz 1 Satz 1 StVollzG in der ab diesem Zeitpunkt geltenden Fassung die Gerichtsakten elektronisch zu führen (vergleiche Artikel 6 Nummer 1 des Gesetzes zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 5. Juli 2017, BGBl. I S. 2208).

Die Strafprozessordnung (StPO), die auch für die elektronische Aktenführung im Strafvollzug als Vorbild dient, unterscheidet zwischen der Führung und Übermittlung elektronischer Akten ( § 32 StPO) und der Erstellung und Übermittlung elektronischer Dokumente ( § 32b StPO). Im Strafverfahren legt in der Regel die Staatsanwaltschaft die elektronische Strafakte an, nachdem ihr von den Ermittlungsbehörden, die selbst keine Justizakten führen, die Ermittlungsvorgänge in Form elektronischer Dokumente übersandt worden sind. Die elektronische Aktenführung wird im Einzelnen näher durch die Strafaktenführungsverordnungen des Bundes und der Länder, die Strafaktenübermittlungsverordnung, die Dokumentenerstellungs- und -übermittlungsverordnung sowie die Strafakteneinsichtsverordnung bestimmt. Auch für Maßnahmen in der Strafvollstreckung im Sinne des Ersten Abschnitts des Siebenten Buchs der StPO gelten die vorgenannten Verordnungen unmittelbar.

Die Verordnungsermächtigungen in § 110a Absatz 2 Satz 1 und Absatz 3 Satz 1 StVollzG gelten gemäß § 110a Absatz 1 Satz 1 StVollzG ausdrücklich nur für Gerichtsakten. Erfasst sind damit im Wesentlichen die Anträge auf gerichtliche Entscheidung nach § 109 StVollzG, die es dem Gefangenen ermöglichen, gegen eine Maßnahme zur Regelung einzelner Angelegenheiten auf dem Gebiet des Strafvollzuges oder des Vollzuges freiheitsentziehender Maßregeln der Besserung und Sicherung gerichtliche Entscheidung zu beantragen. Gefangenenakten und sonstige (Verwaltungs-)Akten der Justizvollzugsanstalten sind nicht vom Anwendungsbereich der genannten Verordnungsermächtigungen umfasst.

Für die Verfahren nach § 109 StVollzG enthält § 110a Absatz 2 Satz 1 nur für die Landesregierungen eine Verordnungsermächtigung zur Regelung der Aktenführung. Für die Verordnung nach § 110a Absatz 3 Satz 1 StVollzG für die Aktenübermittlung ist eine Kompetenz des Bundes gegeben, weil die Gerichtsakten gegebenenfalls auch über Ländergrenzen hinweg übermittelt werden müssen und insofern einheitliche Standards erforderlich sind. Im Übrigen gelten die für das Strafverfahren erlassene Dokumentenerstellungs- und -übermittlungsverordnung sowie die Strafakteneinsichtsverordnung gemäß § 120 Absatz 1 Satz 2 StVollzG für die gerichtlichen Verfahren nach dem StVollzG entsprechend.

Nach § 110a Absatz 1 Satz 2 StVollzG bestimmen die Landesregierungen durch Rechtsverordnungen den Zeitpunkt, von dem an die Akten elektronisch geführt werden. In diesen Pilotierungsverordnungen kann die Einführung der elektronischen Aktenführung auf einzelne Gerichte oder Behörden oder auf allgemein bestimmte Verfahren beschränkt werden. In den übrigen - örtlichen oder sachlichen - Bereichen, für welche die elektronische Aktenführung noch nicht ausdrücklich im Verordnungswege eingeführt ist, verbleibt es bei der herkömmlichen Aktenführung. Mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung wird daher ein rechtlicher Rahmen gesetzt, der durch die Erklärung der Landesregierungen in den Verordnungen zum Zeitpunkt des Beginns der Pilotierung - unter erneuter Konsultation aller Beteiligten - ausgefüllt wird und zur praktischen Anwendung gelangt.

B. Lösung

Die Bundesregierung bestimmt nach § 110a Absatz 3 Satz 1 StVollzG durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates die Standards, die für die Übermittlung elektronischer Akten zwischen Behörden und Gerichten gelten.

C. Alternativen

Keine.

D. Haushaltsausgaben ohne Erfüllungsaufwand

Keine.

E. Erfüllungsaufwand

E.1 Erfüllungsaufwand für Bürgerinnen und Bürger

Keiner.

E.2 Erfüllungsaufwand für die Wirtschaft

Keiner.

Davon Bürokratiekosten aus Informationspflichten

Keine.

E.3 Erfüllungsaufwand der Verwaltung

Keiner.

F. Weitere Kosten

Keine.

Verordnung der Bundesregierung
Verordnung über die Standards für die Übermittlung elektronischer Akten zwischen Behörden und Gerichten in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz (Strafvollzugsgerichtsaktenübermittlungsverordnung - StVollzGerAktÜbV)

Bundesrepublik Deutschland
Berlin, 18. Dezember 2019 Die Bundeskanzlerin

An den Präsidenten des Bundesrates
Herrn Ministerpräsidenten
Dr. Dietmar Woidke

Sehr geehrter Herr Präsident,
hiermit übersende ich die von der Bundesregierung beschlossene Verordnung über die Standards für die Übermittlung elektronischer Akten zwischen Behörden und Gerichten in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz (Strafvollzugsgerichtsaktenübermittlungsverordnung - StVollzGerAktÜbV) mit Begründung und Vorblatt.

Ich bitte, die Zustimmung des Bundesrates aufgrund des Artikels 80 Absatz 2 des Grundgesetzes herbeizuführen.

Federführend ist das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz. Die Stellungnahme des Nationalen Normenkontrollrates gemäß § 6 Absatz 1 NKRG ist als Anlage beigefügt.

Mit freundlichen Grüßen
Dr. Angela Merkel

Verordnung über die Standards für die Übermittlung elektronischer Akten zwischen Behörden und Gerichten in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz (Strafvollzugsgerichtsaktenübermittlungsverordnung - StVollzGerAktÜbV)

Vom ...

Auf Grund des § 110a Absatz 3 Satz 1 des Strafvollzugsgesetzes, der durch Artikel 5 Nummer 2 des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) eingefügt worden ist, verordnet die Bundesregierung:

§ 1 Anwendungsbereich

Diese Verordnung ist anzuwenden auf die Übermittlung elektronisch geführter Gerichtsakten in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz.

§ 2 Übermittlung elektronischer Akten

(1) Elektronische Akten sollen elektronisch übermittelt werden. Dies gilt auch, wenn die empfangende Stelle die Akten in Papierform führt.

(2) Der elektronischen Akte soll bei der Übermittlung ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz beigefügt werden, der den nach § 6 Absatz 1 Nummer 1 bekanntgemachten Definitions- oder Schemadateien entspricht. Er soll mindestens Folgendes enthalten:

• 1. die Bezeichnung des aktenführenden Gerichts;
• 2. sofern bekannt, das behördliche, staatsanwaltschaftliche oder gerichtliche Aktenzeichen des Verfahrens;
• 3. Tatzeit, Tatort und Tatvorwurf
• 4. die Bezeichnung des Antragstellers;
• 5. sofern bekannt, das Aktenzeichen eines denselben Verfahrensgegenstand betreffenden Verfahrens und die Bezeichnung der diese Akten führenden Stelle;
• 6. die Information darüber, ob und in welchem Umfang die Aktenführung oder Bearbeitungsbefugnis an die empfangende Stelle abgegeben werden sollen oder ob nur ein Repräsentat der elektronischen Akte übersandt wird.

§ 3 Übergang der Aktenführung oder Bearbeitung

(1) Zur Abgabe der Aktenführung oder der Bearbeitung wird die elektronische Akte mit einem Übernahmeersuchen übermittelt.

(2) Die abgebende Stelle darf die elektronische Akte ab dem Zeitpunkt der Übermittlung im Umfang der abzugebenden Aktenführung oder Bearbeitung nicht mehr fortschreiben. Dies gilt nicht, wenn die empfangende Stelle die Übernahme ablehnt.

(3) Die Abgabe ist erst vollzogen, wenn ein Strukturdatensatz von der übernehmenden an die abgebende Stelle mit der Information darüber, dass die Aktenführung oder die Bearbeitung übernommen wird, zurückgesendet wurde. Ist die Übersendung eines Strukturdatensatzes technisch nicht möglich, genügt eine andere Form der Mitteilung.

(4) Mit vollzogener Abgabe hat die abgebende Stelle, soweit erforderlich, nur noch eine Leseberechtigung. Die Akte muss entsprechend gekennzeichnet sein.

§ 4 Übermittlungswege

(1) Die Übermittlung elektronischer Akten zwischen aktenführenden Behörden und Gerichten untereinander erfolgt über das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach über eine Anwendung, die auf OSCI oder einem diesen ersetzenden Protokollstandard beruht, der dem jeweiligen Stand der Technik entspricht.

(2) Die Übermittlung elektronischer Akten kann auch über einen anderen Übermittlungsweg erfolgen, an den Absender und Empfänger innerhalb des Geschäftsbereichs des Bundes oder eines Landes zu diesem Zweck angeschlossen sind, wenn die Authentizität und Integrität der Daten gewährleistet ist. Übermittlungswege, die bereits eingerichtet sind, sind bis zum 31. Dezember 2025 weiterhin zulässig.

§ 5 Ersatzmaßnahmen

Ist aus technischen Gründen eine Übermittlung nach § 4 vorübergehend nicht möglich, so ist die Übermittlung der Akte auch auf andere Weise, etwa in Papierform oder auf einem physischen Datenträger nach § 6 Absatz 1 Nummer 2, zulässig. Auf Anforderung ist die elektronische Akte nachzureichen.

§ 6 Bekanntmachung technischer Anforderungen

(1) Die Bundesregierung macht folgende technische Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Akten im Bundesanzeiger und auf der Internetseite www.justiz.de bekannt:

• 1. die Definitions- oder Schemadateien, die bei der Übermittlung eines strukturierten maschinenlesbaren Datensatzes im Format XML genutzt werden sollen;
• 2. die nach § 5 Satz 1 zulässigen physischen Datenträger.

(2) Die technischen Anforderungen können mit einer Mindestgültigkeitsdauer und einem Ablaufdatum versehen werden.

§ 7 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

Der Bundesrat hat zugestimmt.

Begründung

A. Allgemeiner Teil

I. Zielsetzung und Notwendigkeit der Regelungen

Nach § 110a Absatz 1 Satz 1 des Strafvollzugsgesetzes (StVollzG) in der seit dem 1. Januar 2018 geltenden Fassung können die Akten elektronisch geführt werden. Ab dem 1. Januar 2026 wird § 110a Absatz 1 Satz 1 StVollzG die elektronische Aktenführung verbindlich vorschreiben.

§ 110a Absatz 3 Satz 1 StVollzG ermächtigt die Bundesregierung insoweit, die für die Übermittlung elektronischer Akten zwischen Behörden und Gerichten geltenden Standards zu bestimmen.

Die Verordnungsermächtigungen in § 110a Absatz 2 Satz 1 und Absatz 3 Satz 1 StVollzG gelten gemäß § 110a Absatz 1 Satz 1 StVollzG ausdrücklich nur für Gerichtsakten. Erfasst sind damit im Wesentlichen die Anträge auf gerichtliche Entscheidung nach § 109 StVollzG, die es dem Gefangenen ermöglichen, gegen eine Maßnahme zur Regelung einzelner Angelegenheiten auf dem Gebiet des Strafvollzuges oder des Vollzuges freiheitsentziehender Maßregeln der Besserung und Sicherung gerichtliche Entscheidung zu beantragen. Gefangenenakten und sonstige (Verwaltungs-)Akten der Justizvollzugsanstalten sind nicht vom Anwendungsbereich umfasst. Soweit § 121b StVollzG für das gerichtliche Verfahren nach § 121a StVollzG über eine vorherige gerichtliche Anordnung oder gerichtliche Genehmigung einer Maßnahme nach den Vollzugsgesetzen auf das Verfahren nach dem Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit verweist, umfasst dies auch die Vorgaben zur elektronischen Aktenführung. Akten über Maßnahmen in der Strafvollstreckung im Sinne des Ersten Abschnitts des Siebenten Buchs der Strafprozessordnung (StPO) unterfallen bereits dem Regelungsregime der für das Strafverfahren erlassenen Verordnungen.

Für die Verfahren nach § 109 StVollzG enthält § 110a Absatz 2 Satz 1 nur für die Landesregierungen eine Verordnungsermächtigung zur Regelung der Aktenführung. Für die Verordnung nach § 110a Absatz 3 Satz 1 StVollzG für die Aktenübermittlung ist eine Kompetenz des Bundes gegeben, weil die Gerichtsakten gegebenenfalls auch über Ländergrenzen hinweg übermittelt werden müssen und insofern einheitliche Standards erforderlich sind. Im Übrigen gelten die für das Strafverfahren erlassene Dokumentenerstellungs- und -übermittlungsverordnung sowie die Strafakteneinsichtsverordnung gemäß § 120 Absatz 1 Satz 2 StVollzG für die gerichtlichen Verfahren nach dem StVollzG entsprechend.

II. Wesentlicher Inhalt der Verordnung

Die Verordnung regelt die für die Übermittlung elektronischer Gerichtsakten in Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz geltenden Standards und trifft Regelungen zur Abgabe der Aktenführung und zum Übermittlungsweg. Enthalten sind ferner Bestimmungen für die Übergangszeit, in der noch nicht alle aktenführenden Stellen die Akten elektronisch führen müssen. Hier wird der Grundsatz aufgestellt, dass elektronische Akten auch dann elektronisch zu übermitteln sind, wenn die empfangende Stelle die Akten noch in Papierform führt.

III. Alternativen

Keine.

IV. Regelungskompetenz

Die Kompetenz der Bundesregierung zum Erlass der Verordnung ergibt sich aus § 110a Absatz 3 Satz 1 StVollzG.

V. Vereinbarkeit mit dem Recht der Europäischen Union und völkerrechtlichen Verträgen

Die Verordnung ist mit dem Recht der Europäischen Union und völkerrechtlichen Verträgen, die die Bundesrepublik Deutschland abgeschlossen hat, unter anderem mit den Zielen aus Artikel 3 Buchstabe f, aus den Artikeln 9, 13 Absatz 1 und aus Artikel 21 Buchstabe b des Übereinkommens vom 13. Dezember 2006 über die Rechte von Menschen mit Behinderungen (BGBl. 2008 II S. 1419), vereinbar.

VI. Regelungsfolgen

1. Rechts- und Verwaltungsvereinfachung

Die Verordnung fördert und vereinfacht durch Festlegung allgemeingültiger Standards für die Übermittlung von elektronischen Akten die Digitalisierung des Verfahrens auch im Bereich des Strafvollzugs. Zugleich werden dadurch verlässliche Parameter bestimmt, welche für die Entwicklung von IT-Komponenten erforderlich sind, die einen verlässlichen, sicheren und benutzerfreundlichen Austausch von elektronischen Akten zwischen den Behörden, Staatsanwaltschaften und Gerichten in den Ländern ermöglichen.

2. Nachhaltigkeitsaspekte

Die in dieser Verordnung gesetzten Standards fördern den Austausch elektronischer Gerichtsakten in Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz. Dies ermöglicht die Rationalisierung von Arbeitsabläufen, dient der schnellen Übermittlung von Akten und fördert auch die gleichzeitige Verfügbarkeit des Inhalts ganzer Verfahren für mehrere Stellen. Die Verordnung fördert ferner die Barrierefreiheit, vereinfacht den Zugang und die Erschließung von Akten, führt zu einem reduzierten Papierverbrauch und trägt somit zur Ressourcenschonung bei.

3. Haushaltsausgaben ohne Erfüllungsaufwand

Haushaltsausgaben ohne Erfüllungsaufwand sind nicht ersichtlich.

4. Erfüllungsaufwand

Durch diese Verordnung entsteht kein neuer Erfüllungsaufwand für die Bürgerinnen und Bürger, die Wirtschaft und die öffentlichen Haushalte von Bund, Ländern und Gemeinden. Der Erfüllungsaufwand für die Umsetzung der elektronischen Aktenführung resultiert bereits aus dem der Verordnung zugrundeliegenden Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208). Im Gesetzgebungsverfahren zu diesem Gesetz wurde für alle Gerichte und Staatsanwaltschaften des Bundes und der Länder eine Hochrechnung auf das Basisjahr 2020 vorgenommen und der Aufwand in Bund und Ländern auf einmalig 320 Millionen Euro und jährlich 58 Millionen Euro beziffert. Die damalige Schätzung bezog sich auf alle Gerichtszweige, ohne dass eine isolierte Abschätzung nur für die Strafjustiz möglich gewesen wäre.

Für den Bund haben die Behörden des Geschäftsbereichs des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz ihre Planungen inzwischen konkretisiert, so dass sich der Aufwand auch konkret für die Strafjustiz - worunter auch gerichtliche Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz fallen - näher beziffern lässt. Sowohl der Bundesgerichtshof (BGH) als auch der Generalbundesanwalt beim Bundesgerichtshof (GBA) streben den Regelbetrieb mit der elektronischen Strafakte ab dem 1. Januar 2024 an, also zwei Jahre früher als gesetzlich vorgeschrieben. Die veranschlagten Kosten betreffen diesen Einführungszeitraum und umfassen daher sowohl die einmaligen als auch die jährlichen Kosten.

Bei der Behörde des GBA wird von den folgenden Kosten ausgegangen:

Nach den Planungen für das IT-Rahmenkonzept 2021 beim Bundesgerichtshof werden die Kosten dort bis zum Jahr 2025 wie folgt eingeschätzt:

Bei 18 Senaten insgesamt und 13 Zivil- und fünf Strafsenaten ist anzunehmen, dass etwa ein Drittel der genannten Kosten jeweils auf die Strafakte entfällt.

Insgesamt ergeben sich daher für den Bund in den Jahren 2020 bis 2024 Kosten in Höhe von ca. 13 854 000 Euro für die Einführung der elektronischen Akte in Strafsachen.

Die Länder verfolgen die Umsetzung der elektronischen Akte in der gesamten Justiz über drei Verbünde, denen sich jeweils verschiedene Bundesländer und auch der Bund angeschlossen haben. Diese Verbünde sind e2A ("ergonomischelektronische" Aktenführung; Nordrhein-Westfalen, Bremen, Hessen, Niedersachsen, Saarland und Sachsen-Anhalt), eIP ("elektronisches Integrationsportal"; Bayern, Berlin, Brandenburg, Hamburg, Rheinland-Pfalz und Mecklenburg-Vorpommern) und VIS-Justiz (Baden-Württemberg, Schleswig-Holstein, Thüringen, Sachsen und der Bund). Die infolge der Anpassung der Softwareentwicklung für die elektronische Akte auf die Besonderheiten im Strafverfahren entstehenden Mehrkosten können nicht konkret beziffert werden.

5. Weitere Kosten

Sonstige Auswirkungen auf die Wirtschaft, auf Einzelpreise und das Preisniveau, insbesondere auf das Verbraucherpreisniveau, sind nicht zu erwarten.

6. Weitere Regelungsfolgen

Weitere Folgen für die Verbraucherinnen und Verbraucher sowie gleichstellungspolitische oder demographische Auswirkungen sind nicht zu erwarten.

VII. Befristung; Evaluierung

Eine Befristung der Verordnung ist nicht geboten, da die Ermächtigungsgrundlage unbefristet gilt. Das die Ermächtigungsgrundlage enthaltende Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) wird drei Jahre nach dem vollständigen Inkrafttreten evaluiert werden. Eine eigenständige Evaluierung der Verordnung ist nicht angezeigt. Unabhängig von der Evaluierung werden die Inhalte der Verordnung nach § 110a StVollzG fortlaufend im Rahmen der geplanten Pilotierungen und künftiger technischer Entwicklungen auf etwaige Anpassungserfordernisse überprüft und gegebenenfalls überarbeitet werden.

B. Besonderer Teil

Zu § 1 (Anwendungsbereich)

Die Vorschrift bestimmt den Anwendungsbereich der Verordnung. Die Übermittlung von elektronischen Gerichtsakten im Sinne des § 110a Absatz 1 Satz 1 StVollzG ist nur zwischen solchen Behörden möglich, die auch elektronische Akten führen und nicht nur nach § 120 Absatz 1 Satz 2 StVollzG in Verbindung mit § 32b StPO verpflichtet sind, elektronische Dokumente zu erstellen und zu übermitteln.

Aktenführende Stelle ist in den hier betroffenen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz in der Regel das Gericht, bei dem der Antrag des Gefangenen oder Untergebrachten auf gerichtliche Entscheidung gemäß § 109 StVollzG eingeht. Somit können in erster Linie Gerichte untereinander sowie Gerichte und Staatsanwaltschaften einander Gerichtsakten über Verfahren nach § 109 StVollzG übermitteln. Die Vollzugsbehörde führt keine Gerichtsakten im Sinne des § 110a Absatz 1 Satz 1 StVollzG, kann eine solche Akte bzw. einzelne Aktenbestandteile jedoch ebenso wie die Staatsanwaltschaft im Laufe des Verfahrens gegebenenfalls zur Stellungnahme erhalten. Es soll den Landesjustizverwaltungen überlassen bleiben zu entscheiden, inwieweit in den Straf- und Maßregelvollzugsanstalten entsprechende Aktenführungssysteme eingerichtet werden sollen oder ob den Anstalten ähnlich wie der Polizei als Ermittlungsorgan im Strafverfahren die Akte in Form des Repräsentats, dasheißt in Form einer Sammlung der Aktenbestandteile in PDF_Einzeldokumenten zu übermitteln ist. Stellungnahmen der Justizvollzugsanstalten und Ergänzungen zur Akte können im letztgenannten Fall als elektronische Dokumente gemäß § 120 Absatz 1 Satz 2 StVollzG in Verbindung mit § 32b Absatz 3 StPO an die Staatsanwaltschaft oder das Gericht zur dort geführten elektronischen Akte übermittelt werden. Die Repräsentate sind nach Erledigung gemäß § 120 Absatz 1 Satz 2 StVollzG in Verbindung mit § 499 StPO unverzüglich zu löschen, wenn sie nicht mehr erforderlich sind. Soweit die Ermittlungsbehörde das Ermittlungsverfahren von Beginn an im Auftrag der ersuchenden Staatsanwaltschaft geführt hat, ist der überwiegende Inhalt des Repräsentats ohnehin in dem ermittlungsbehördlichen Vorgangsbearbeitungssystem vorhanden; eine gesonderte Speicherung des Repräsentats ist daher bereits aus diesen Gründen nicht erforderlich. Wird ein Ermittlungsersuchen nebst Repräsentat einer zuvor nicht befassten Ermittlungsbehörde zur Vornahme einer spezifischen Nachermittlung übersandt, kann diese unter Nutzung einzelner Informationen und gegebenenfalls auch einzelner Dokumente aus dem Repräsentat einen eigenen Vorgang im Bearbeitungssystem anlegen und hat nach Erledigung des Ermittlungsersuchens lediglich die überschießenden Teile des Repräsentats zu löschen.

Keine Anwendung findet die Verordnung auf Gefangenenakten und sonstige (Verwaltungs-)Akten der Justizvollzugsanstalten, ferner nicht auf Akten über Maßnahmen in der Strafvollstreckung im Sinne des Ersten Abschnitts des Siebenten Buchs der StPO; diese unterfallen dem Regelungsregime der für das Strafverfahren erlassenen Verordnungen.

Der Begriff der Aktenübermittlung umfasst sämtliche Fälle, in denen Akten von einer aktenführenden Stelle an eine andere aktenführende Stelle übermittelt werden. Dies kann, muss aber nicht notwendig mit dem Übergang der Aktenführungsbefugnis nach den Aktenordnungen einhergehen. Ausreichend ist die nach den allgemeinen Regelungen zu bestimmende Befugnis, die Akte zu bearbeiten (Einräumung von Lese- und Schreibrecht).

Zu § 2 (Übermittlung elektronischer Akten)

Zu Absatz 1

Nach Satz 1 sollen elektronische Akten grundsätzlich elektronisch übermittelt werden. Dies gilt nach Satz 2 auch dann, wenn die empfangende Stelle die Akten noch in Papierform führt. Die Regelung korrespondiert mit § 3 Absatz 2 der Dokumentenerstellungs- und -übermittlungsverordnung (DokErstÜbV), in der geregelt ist, dass solche Stellen, welche die Akten elektronisch führen, auch elektronische Dokumente an andere aktenführende Gerichte und Behörden elektronisch übermitteln können, selbst wenn die empfangenden Stellen noch Papierakten führen.

Damit ergeben sich für aktenführende Stellen in der Übergangszeit der Umstellung auf die elektronische Aktenführung zum Medienbruch die folgenden Grundsätze: Führt eine Stelle die Akten elektronisch, darf sie auch elektronisch versenden und muss die Akte nicht in die Papierform übertragen. Möglich ist dies, weil alle Behörden und Gerichte zum 1. Januar 2018 den elektronischen Rechtsverkehr eröffnet haben und das PDF-Format im Rechtsverkehr verkehrsfähig ist. Die empfangende Stelle ist verpflichtet, die Akte auszudrucken, um sie in Papierform weiterführen zu können. Struktur-, Definitions- und Schemadateien sind nach den vergleichbaren Regelungen für die elektronische Strafakte (§ 2 Absatz 2 Satz 2 Bundesstrafaktenführungsverordnung - BStrafAktFV) keine Bestandteile des Repräsentats und müssen daher auch bei der Übertragung der elektronischen Akte in Papierform durch eine noch Akten in Papierform führende Stelle nicht Gegenstand der Papierakte werden. Es wird sich für diese Gerichte und Behörden - auch mit Blick auf die künftige Umstellung auf die elektronischen Akte - allerdings gegebenenfalls empfehlen, den elektronischen Posteingang aufzubewahren, damit die Struktur- und Metadaten nicht verloren gehen.

Umgekehrt kann eine die Akten elektronisch führende Stelle allerdings von nicht elektronisch aktenführenden Stellen noch Papierakten erhalten und muss diese dann in die elektronische Form übertragen. Dies geschieht in der Regel durch Einscannen nach den Grundsätzen des § 32e StPO und § 2 DokErstÜbV, dessen Absatz 3 vorsieht, dass bei der Übertragung die Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der jeweils gültigen Fassung berücksichtigt werden sollen. Der Verbleib der eingescannten Ausgangsdokumente kann für den Übergangszeitraum bis zur verbindlichen Einführung der elektronischen Akte bei allen Gerichten und Behörden von den Landesjustizverwaltungen näher festgelegt bzw. die Regelungsbefugnis insoweit auf die Leitung der jeweiligen Geschäftsbereichsbehörden übertragen werden.

Derartige Medienbrüche sind zwischen einzelnen Staatsanwaltschaften, zwischen Staatsanwaltschaften und Gericht und zwischen verschiedenen Gerichten, etwa auch im Instanzenzug, denkbar.

Zu Absatz 2

Absatz 2 regelt die Anforderungen an die Begleitdatei, die mit der Akte versandt wird und die auf der Empfängerseite die Weiterverarbeitung in dem das Format ebenfalls unterstützenden Aktensystem ermöglicht. Die Aufzählung in den Nummern 1 bis 7 enthält Mindestinhalte, durch welche die automatisierte Erfassung bestimmter Grunddaten und die Zuordnung zu potentiell bereits enthaltenen Daten im empfangenden System ermöglicht werden soll; sie ist nicht abschließend. Die Vorschrift korrespondiert mit § 3 Absatz 4 und § 4 Absatz 4 DokErstÜbV, die für die dort genannten elektronischen Dokumente ebenfalls die Erstellung eines strukturierten maschinenlesbaren Datensatzes als Begleitdatei im Falle der Übermittlung vorsieht.

Dieser strukturierte maschinenlesbare Datensatz ist der elektronischen Akte grundsätzlich beizufügen, es sei denn, es liegen besondere Umstände vor, die ausnahmsweise ein Absehen von der Übermittlung rechtfertigen. Solche besonderen Umstände können etwa vorliegen, wenn der Datensatz bei eilbedürftigen Vorgängen nicht rechtzeitig in Erfahrung gebracht werden kann.

Die Angaben gemäß Satz 2 Nummer 1 bis 7 im Strukturdatensatz dienen allein dem zuvor genannten Zweck der Zuordnung und Weiterverarbeitung, sie können die in der Akte enthaltenen und für das gerichtliche Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz inhaltlich relevanten Informationen nicht ersetzen. Für das Verfahren maßgebend bleiben weiterhin die Angaben in der Akte selbst.

Die Bundesregierung gibt nach § 6 Absatz 1 Nummer 1 die Definitions- oder Schemadateien für strukturierte maschinenlesbare Datensätze, derer sich die Beteiligten bedienen sollen, bekannt.

Zu § 3 (Übergang der Aktenführung oder Bearbeitung)

Die Vorschrift trifft nähere Bestimmungen zum Übergang der Aktenführung bzw. zum Übergang der Bearbeitung der Akte. Die Aktenführung und die Befugnis zur Bearbeitung der Akte können nach den Aktenordnungen der Länder auseinanderfallen. Beispielsweise bleibt die Staatsanwaltschaft nach einigen Aktenordnungen auch nach Anklageerhebung aktenführende Stelle, bearbeitungsbefugt ist jedoch das Gericht. Ähnlich liegt der Fall im Ermittlungsverfahren, wenn die Akte von der Staatsanwaltschaft geführt wird, aber dem Gericht zur Anordnung von Zwangsmaßnahmen vorgelegt werden muss. Aktenführung oder auch nur Bearbeitungsbefugnisse können ferner innerhalb des Instanzenzugs übergehen. Die Vorschrift ist daher so ausgestaltet, dass sie sowohl für Fälle, in denen nach der Aktenordnung die Aktenführung ganz oder teilweise auf eine andere Stelle übergeht, als auch für Fälle Anwendung finden kann, in denen die Aktenführung unteilbar bei einer Stelle verbleibt und nur die Bearbeitung auf eine andere Stelle übergeht. Sie gilt ferner sowohl für den vollständigen als auch den teilweisen Übergang der Aktenführung.

Sichergestellt werden muss für alle Konstellationen, dass die Verantwortung für die Bearbeitung der Akte eindeutig und klar einer bestimmten Stelle zugeordnet ist und dies auch jederzeit nachvollzogen werden kann. Die Vorschrift korrespondiert mit § 3 der BStraf-AktFV, der für die Aktenführung bereits festlegt, wann ein Inhalt Bestandteil der Akte wird und dass die bearbeitende Stelle ersichtlich sein muss.

§ 3 Absatz 3 Satz 2 BStrafAktFV legt fest, dass sicherzustellen ist, dass die elektronische Akte nur von der jeweils lese- und schreibberechtigten Stelle eingesehen und bearbeitet werden kann. Diese Vorgabe wird in den Absätzen 1 bis 4 dieser Vorschrift näher konkretisiert. Damit soll vermieden werden, dass die elektronischen Akten von verschiedenen Stellen gleichzeitig fortgeschrieben werden und unterschiedliche Aktenversionen produziert werden. Bei der Führung von Akten in Papierform besteht diese Gefahr nur in geringem Maße, weil es regelmäßig nur ein Aktenexemplar gibt und das Anlegen von Aktendoppeln aufwendig ist. Elektronische Akten hingegen sind ihrer Natur entsprechend sehr leicht vervielfältigbar.

Die Vorschrift regelt dagegen nicht, wer wann Zugriff auf die Akte haben darf. Die Befugnis zur Aktenführung oder zur Aktenbearbeitung bestimmt sich nach den Vorschriften der Strafprozessordnung und den jeweiligen Aktenordnungen der Länder. Regelungen zur behördeninternen Verfügbarkeit von Akten und Bearbeitungsberechtigungen werden regelmäßig von der Justizverwaltung getroffen.

Zu Absatz 1

Für den Übergang der Aktenführung oder der Bearbeitung soll die abgebende Stelle ein Übernahmeersuchen an die empfangende Stelle übermitteln.

Zu Absatz 2

Bei der abgebenden Stelle darf die elektronische Akte ab dem Zeitpunkt der Übermittlung im Umfang der abgegebenen Aktenführungs- oder Bearbeitungsbefugnis nicht mehr fortgeschrieben werden; dies gilt vorbehaltlich einer Ablehnung der Übernahme durch die übernehmende Stelle. Den Nachweis der Identität der Akte kann - für eine gegebenenfalls von den kommunizierenden Systemen vorgenommene automatische Integritätsprüfung auf Ebene der Kommunikationsprotolle - ein in die Metadaten aufzunehmender Hashwert erbringen.

Zu Absatz 3

Die empfangende Stelle bestätigt die Übernahme der Aktenführung oder die Übernahme der Bearbeitung durch Rücksendung einer Begleitdatei oder, soweit dies technisch nicht möglich ist, durch Rücksendung einer sonstigen Mitteilung, aus der sich die Bestätigung der Übernahme ergibt, etwa ein einfaches Dokument im Format PDF .

Zu Absatz 4

Bei der abgebenden Stelle darf nach vollzogener Abgabe der Aktenführung oder der Bearbeitung lediglich eine Leseberechtigung verbleiben und auch dies nur, soweit dies für weitere Verfahrenszwecke erforderlich ist. Die Akte muss dann insoweit gekennzeichnet werden und darf nicht mehr als führende Akte fortgeschrieben oder weiter bearbeitet werden. Dies ist so weit wie möglich technisch sicherzustellen. Werden Aktenkopien nach der Abgabe der Aktenführung nicht für weitere Verfahrenszwecke benötigt, sind sie unverzüglich zu löschen. Bei Abgabe der Aktenführung oder Bearbeitung ist die Vorgabe aus § 120 Absatz 1 Satz 2 StVollzG in Verbindung mit § 499 StPO und die damit ggf. einhergehende Löschverpflichtung zu beachten.

Bestätigt die empfangende Stelle die Übernahme der Aktenführung oder der Bearbeitung nicht, verbleibt diese bei der abgebenden Stelle. Es wird sich anbieten, der abgebenden Stelle die Ablehnung der Übernahme mitzuteilen.

Die Regelung gilt sowohl für den vollständigen als auch den teilweisen Übergang der Aktenführung.

Zu § 4 (Übermittlungswege)

In Absatz 1 wird bestimmt, dass für die Übersendung elektronischer Akten das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) zu nutzen ist. Die Vorschrift korrespondiert mit § 5 der für Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz entsprechend geltenden Dokumentenerstellungs- und -übermittlungsverordnung, die für die dort genannten elektronischen Dokumente ebenfalls die Übermittlung über das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach vorsieht. Der Protokollstandard OSCI (Online Services Computer Interface) bzw. ein Protokollstandard, der diesen ersetzt, gewährleistet, dass die Kommunikation über das besondere elektronische Behördenpostfach Ende-zu-Endeverschlüsselt erfolgt.

Absatz 2 lässt darüber hinaus innerhalb des Geschäftsbereichs des Bundes und der einzelnen Länder alternative Übermittlungswege zu, soweit die näher bestimmten Standards eingehalten werden und sowohl Sender als auch Empfänger zur Übermittlung angeschlossen sind. Dies soll gewährleisten, dass bereits vorhandene oder in der Entstehung befindliche Strukturen zur Übersendung elektronischer Akten weiterhin genutzt werden können. Die Einschränkung, dass ein Anschluss der Beteiligten zum Zweck der Übermittlung gegeben sein muss, bedeutet, dass eine Entscheidung der zuständigen Behörde oder des zuständigen Gerichts vorliegen muss, dass der vorhandene Zugang der Übermittlung elektronischer Dokumente dienen soll. Eine entsprechende Widmung durch einen individuellen Nutzer reicht nicht aus. Ermöglicht werden soll mit dieser Vorschrift beispielsweise auch eine einfachere Übermittlung der elektronischen Akten, soweit die Daten von Absender und Empfänger sich innerhalb eines Rechenzentrums befinden. Die Regelung in Absatz 2 Satz 2 soll - jedenfalls für die Übergangsphase bis zur verpflichtenden elektronischen Aktenführung und -übermittlung - vermeiden, dass bereits erprobte Übermittlungswege nicht mehr genutzt werden können.

Zu § 5 (Ersatzmaßnahmen)

Eine elektronische Übermittlung elektronischer Akten ist nur möglich, wenn die in § 4 bezeichneten Übermittlungswege betriebsbereit sind. Hier können sich Störungen unterschiedlicher Art ergeben, die das Funktionieren einer effektiven Rechtspflege beeinträchtigen. Für solche Fälle sieht § 5 - vergleichbar mit § 6 DokErstÜbV - vor, dass elektronisch erstellte Akten im Einzelfall auch in Papierform oder auf einem physischen Datenträger übermittelt werden können. Nähere Einzelheiten zum physischen Datenträger sind in § 6 geregelt. Da diese Form der Übermittlung nur ein Provisorium sein soll, ist vorgesehen, dass ihre Bestandteile alsbald nach Behebung der Störung in die elektronische Form übertragen werden oder die Übermittlung auf Anforderung der empfangenden Stelle in elektronischer Form nachgeholt wird.

Zu § 6 (Bekanntmachung technischer Anforderungen)

Die Vorschrift korrespondiert mit § 7DokErstÜbV. Anders als dort werden in dieser Verordnung nur die Anforderungen an die Begleitdatei bei einer Übermittlung der elektronischen Akte und die zulässigen physischen Datenträger im Falle von Ersatzmaßnahmen bestimmt.

Zu Absatz 1

Nach Absatz 1 werden die technischen Einzelheiten, die einer fortwährenden Weiterentwicklung unterliegen und sich daher nicht für eine Regelung im Wege der Verordnung eignen, abschließend aufgezählt und von der Bundesregierung im Bundesanzeiger und in dem gemeinsamen Justizportal des Bundes und der Länder unter www.justiz.de bekanntgemacht. Die Veröffentlichung im Bundesanzeiger gewährleistet, dass die Bekanntmachungen dauerhaft archiviert werden und auch nach Änderungen der Bekanntmachungen verfügbar bleiben.

Die Bekanntmachungen werden gemäß § 5 Absatz 2 Satz 2 Nummer 2 des Verkündungs- und Bekanntmachungsgesetzes im amtlichen Teil des Bundesanzeigers veröffentlicht. Die zusätzliche Veröffentlichung im gemeinsamen Justizportal des Bundes und der Länder soll einen möglichst weitreichenden Verbreitungsgrad der Bekanntmachungen gewährleisten und einen einfachen und kostenfreien Zugang für alle mit der Entwicklung entsprechender IT-Lösungen befassten Personen ermöglichen.

Die Versionen der zulässigen Dateiformate ändern sich bisweilen innerhalb kurzer Zeit. Wird eine neue Dateiversion eingeführt, kann diese zu Problemen bei der Datenverarbeitung und bei der Interoperabilität unterschiedlicher Aktenführungs- sowie Vorgangsbearbeitungssysteme führen. Um Rechtssicherheit über die zugelassenen Versionen zu schaffen, hat die Bundesregierung nach Absatz 1 Nummer 1 die Anforderungen an die Definitionsoder Schemadateien nach § 2 Absatz 2 bekanntzumachen. Die Anforderungen werden vor der Bekanntmachung im Ressortkreis abgestimmt. Absatz 1 Nummer 2 regelt die Bekanntmachung der zulässigen physischen Datenträger, mit denen im Falle einer Störung nach § 5 elektronische Akten ersatzweise übermittelt werden können.

Zu Absatz 2

Gemäß Absatz 2 kann eine Mindestgültigkeitsdauer festgelegt werden, innerhalb welcher die bekanntgemachten technischen Anforderungen mindestens Anwendung finden.

Zu § 7 (Inkrafttreten)

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft. Damit wird Bund und Ländern eine Pilotierung der elektronischen Aktenführung noch vor dem Termin zur verbindlichen elektronischen Aktenführung zum 1. Januar 2026 ermöglicht.

Drucksache 665/19 (PDF)

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Anlage
Stellungnahme des Nationalen Normenkontrollrates gem. § 6 Absatz 1 NKRG: NKR-Nr. . 49144916, BMJV: Rechtsverordnungen zur Einführung der elektronischen Akte im Bußgeldverfahren sowie in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz

Der Nationale Normenkontrollrat hat den Entwurf der oben genannten Regelungsvorhaben geprüft.

I. Zusammenfassung

II. Im Einzelnen

Mit Wirkung vom 1. Januar 2026 sind in Deutschland Bußgeldakten elektronisch zu führen und, ebenso wie Akten in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz, ggf. elektronisch zu übermitteln. Die Grundlage hierfür wurde mit Gesetz vom 5. Juli 20171 geschaffen. Das Gesetz ermächtigt die Bundesregierung und die Landesregierungen, jeweils für ihren Bereich, die Rahmenbedingungen und Standards der elektronischen Aktenführung und -übermittlung durch Rechtsverordnung festzulegen.

Mit den Regelungsvorhaben will das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV) für seinen Geschäftsbereich von der Verordnungsermächtigung Gebrauch machen. Regelungsgegenstand sind die Rahmenbedingungen und Standards für - die elektronische Aktenführung im Bußgeldverfahren,

• - die Übermittlung elektronischer Akten zwischen Behörden und Gerichten im Bußgeldverfahren,
• - Übermittlung elektronischer Akten zwischen Behörden und Gerichten in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz.

II.1 Erfüllungsaufwand

Zum Geschäftsbereich des BMJV und damit zum Anwendungsbereich der Regelungsentwürfe gehören der Generalbundesanwalt beim Bundesgerichtshof sowie der Bundesgerichtshof selbst. Die dort ausgelösten Kosten sind methodisch als Erfüllungsaufwand zu behandeln. Dies gilt auch insoweit, als sie beim Bundesgerichtshof anfallen. Denn die Gestaltung von und die Ausstattung mit Infrastruktur für die elektronische Aktenführung und -übermittlung gehören nicht zum Kernbereich richterlicher Tätigkeit.

Bei der Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands hat das Ressort folgenden Umständen Rechnung getragen:

• - Für die Bundesebene ist beabsichtigt, den Regelbetrieb der elektronischen Akte in Bußgeldsachen bereits zum 1. Januar 2024 und nicht erst 2026 aufzunehmen.
• - Die Regelungsvorhaben erfassen nur die fünf Strafsenate von derzeit insgesamt 18 Senaten des Bundesgerichtshofs.
• - Bei der Gesetzgebung im Juli 2017 gab es für den Erfüllungsaufwand nicht mehr als eine sog. Grobkalkulation, die im Auftrag der Bund-Länder-Kommission für Informationstechnik in der Justiz erstellt worden war. Bei dieser Grobkalkulation handelte es sich um eine auf das Jahr 2020 bezogene Hochrechnung über alle Gerichtszweige. Eine Isolierung und Bezifferung des bei der Strafjustiz anfallenden Aufwands hielt das BMJV damals für unverhältnismäßig.
• - Bei seiner Stellungnahme zu Gesetzentwurf2 und Verordnungsermächtigung hat sich der NKR dieser Auffassung angeschlossen, dabei allerdings ausdrücklich die Erwartung formuliert, dass die nachfolgenden Rechtsverordnungen den Erfüllungsaufwand weiter transparent machen würden.

Das BMJV ist der Erwartung des NKR mit einer Abschätzung der Kosten nachgekommen, die beim Generalbundesanwalt und den fünf Strafsenaten des Bundesgerichtshofs für die Umstellung auf elektronische Aktenführung in Straf- und Bußgeldverfahren entstehen. Da diese Kosten in den Jahren 2020 bis 2024 sukzessive anfallen, sind sie als einmaliger Aufwand zu behandeln.

Für den Generalbundesanwalt und dessen Geschäftsbereich hat das Ressort den Umstellungsaufwand gut nachvollziehbar auf rund 13 Mio. Euro geschätzt.

Bei den 5 Strafsenaten des Bundesgerichtshofs entsteht mit der Einführung der elektronischen Akte einmaliger Aufwand von rund 240.000 Euro.

Nachvollziehbar ist auch, dass sich jährlicher Erfüllungsaufwand (Belastung und/oder Entlastung) derzeit noch nicht darstellen lässt.

II.2 Evaluierung

Die Rechtsverordnungen werden spätestens drei Jahre nach ihrem Inkrafttreten zusammen mit dem zu Grunde liegenden Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs evaluiert.

III. Ergebnis

Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV) hat den Erfüllungsaufwand für die Einführung der elektronischen Bußgeldakte auf der Bundesebene sowie in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz nachvollziehbar dargestellt.

Das Ressort ist damit der Erwartung nachgekommen, die der Nationale Normenkontrollrat (NKR) in seiner Stellungnahme zu dem zu Grunde liegenden Gesetz formuliert hatte.

Der NKR erhebt im Rahmen seines gesetzlichen Auftrags keine Einwände gegen die Darstellung der Gesetzesfolgen in den vorliegenden Regelungsentwürfen.

Dr. Ludewig Dr. Holtschneider
Vorsitzender Berichterstatter

• 1 Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208)
• 2 NKR-Nr. 3696