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Dieser Anhang legt die Mindestanforderungen an die Verfahren dar, die von jedem Mitglied gemäß Artikel 5 dieses Übereinkommens hinsichtlich der Ausstellung von Ausweisen für Seeleute (nachstehend "AS" genannt) anzunehmen sind, einschließlich der Qualitätskontrollverfahren.

Teil A führt die verbindlichen Ergebnisse auf, die von jedem Mitglied bei der Verwirklichung eines Systems für die Ausstellung von AS mindestens erreicht werden müssen, und

Teil B empfiehlt Verfahren und Praktiken für die Erzielung dieser Ergebnisse. Teil B ist von den Mitgliedern in vollem Umfang zu berücksichtigen, ist aber nicht verbindlich.

Teil A
Verbindliche Ergebnisse

1. Herstellung und Lieferung der Blanko-AS

Es sind Vorgänge und Verfahren vorhanden, um die erforderliche Sicherheit für die Herstellung und Lieferung der Blanko-AS zu gewährleisten, darunter die Folgenden:

1. alle Blanko-AS sind von einheitlicher Qualität und entsprechen nach Inhalt und Form den in Anhang I enthaltenen Anforderungen;
2. die für die Herstellung verwendeten Materialien werden geschützt und kontrolliert;
3. die Blanko-AS werden während der Herstellungs- und Lieferungsvorgänge geschützt, kontrolliert, identifiziert und verfolgt;
4. die Hersteller verfügen über die Mittel, um ihre Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Herstellung und Lieferung von Blanko-AS ordnungsgemäß erfüllen zu können;
5. der Transport der Blanko-AS vom Hersteller zur ausstellenden Behörde ist sicher.

2. Aufbewahrung, Handhabung und Rechenschaftspflicht für Blanko- und ausgefüllte AS

Es sind Vorgänge und Verfahren vorhanden, um die erforderliche Sicherheit für die Aufbewahrung, Handhabung und Rechenschaftspflicht für Blanko- und ausgefüllte AS zu gewährleisten, darunter die folgenden:

1. die Aufbewahrung und Handhabung der Blanko- und ausgefüllten AS werden von der ausstellenden Behörde kontrolliert;
2. Blanko-, ausgefüllte und ungültige AS, einschließlich derjenigen, die als Muster verwendet werden, werden geschützt, kontrolliert, identifiziert und verfolgt;
3. die an den Vorgängen beteiligten Mitarbeiter erfüllen die Anforderungen hinsichtlich Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Loyalität, die mit ihrer Stellung verbunden sind, und verfügen über eine entsprechende Ausbildung;
4. die Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den befugten Bediensteten erfolgt so, dass die Ausstellung von unerlaubten AS verhindert wird.

3. Bearbeitung von Anträgen; Außerkraftsetzung oder Entziehung von AS; Beschwerdeverfahren

Es sind Vorgänge und Verfahren vorhanden, um die erforderliche Sicherheit für die Bearbeitung von Anträgen, das Ausfüllen der Blanko-AS mit personenbezogenen Daten durch die für ihre Ausstellung verantwortliche Behörde und Dienststelle und die Lieferung der AS zu gewährleisten, darunter.

1. Vorgänge für die Prüfung und Genehmigung, mit denen sichergestellt wird, dass AS, wenn sie erstmals beantragt und wenn sie erneuert werden, nur ausgestellt werden auf der Grundlage:
   1. von Anträgen, die alle Angaben enthalten, die nach Anhang I vorgeschrieben sind,
   2. eines Identitätsnachweises des Antragstellers gemäß der Gesetzgebung und Praxis des ausstellenden Staates,
   3. eines Nachweises der Staatsangehörigkeit oder des dauernden Aufenthalts,
   4. eines Nachweises, dass der Antragsteller ein Seemann im Sinne von Artikel 1 ist,
   5. der Sicherstellung, dass Antragstellern, insbesondere solchen, die mehr als eine Staatsangehörigkeit besitzen oder den Status von Daueraufenthaltsberechtigten haben, nicht mehr als ein AS ausgestellt wird,
   6. einer Prüfung, dass der Antragsteller kein Sicherheitsrisiko darstellt, unter angemessener Wahrung der grundlegenden Rechte und Freiheiten, die in internationalen Instrumenten niedergelegt sind.
2. Mit den Vorgängen wird sichergestellt, dass:
   1. die Angaben zu jedem in Anhang II enthaltenen Merkmal gleichzeitig mit der Ausstellung des AS in die Datenbank eingegeben werden,
   2. die Daten, das Lichtbild, die Unterschrift und das bei dem Antragsteller erfasste biometrische Merkmal dem Antragsteller entsprechen,
   3. die Daten, das Lichtbild, die Unterschrift und das bei dem Antragsteller erfasste biometrische Merkmal während der gesamten Bearbeitung, Ausstellung und Lieferung des AS mit dem Antrag verbunden bleiben.
3. Es werden unverzüglich Maßnahmen getroffen, um die Datenbank zu aktualisieren, wenn ein ausgestellter AS außer Kraft gesetzt oder entzogen wird.
4. Es ist ein System zur Verlängerung bzw. Neuausstellung eingerichtet worden, um Vorsorge für Fälle zu treffen, in denen der AS eines Seemanns verlängert oder erneuert werden muss, und für Fälle, in denen der AS abhanden kommt.
5. Die Umstände, unter denen AS außer Kraft gesetzt oder entzogen werden können, werden in Beratung mit den Reeder- und Seeleuteverbänden festgelegt.
6. Es sind effektive und transparente Beschwerdeverfahren vorhanden.

4. Betrieb, Sicherheit und Unterhaltung der Datenbank

Es sind Vorgänge und Verfahren vorhanden, um die erforderliche Sicherheit für den Betrieb und die Unterhaltung der Datenbank zu gewährleisten, darunter die folgenden:

1. Die Datenbank ist gegen Manipulationen und gegen unbefugten Zugriff gesichert,
2. die Daten sind aktuell, gegen den Verlust von Informationen geschützt und über die Anlaufstelle jederzeit für Anfragen zugänglich;
3. die Datenbanken werden nicht anderen Datenbanken beigefügt, kopiert, mit anderen Datenbanken verknüpft oder in andere Datenbanken überspielt; Informationen aus der Datenbank werden ausschließlich für den Nachweis der Identität der Seeleute verwendet;
4. die Rechte der Person werden geachtet, darunter.
   1. das Recht auf Privatsphäre bei der Erhebung, Speicherung, Handhabung und Weitergabe von personenbezogenen Daten,

      und

   2. das Recht auf Zugang zu den sie betreffenden Daten und das Recht, etwaige Unrichtigkeiten rechtzeitig korrigieren zu lassen.

5. Qualitätskontrolle der Verfahren und periodische Evaluierungen

1. Es sind Vorgänge und Verfahren vorhanden, um die erforderliche Sicherheit durch die Qualitätskontrolle der Verfahren und durch periodische Evaluierungen zu gewährleisten, einschließlich der Überwachung der Vorgänge, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Leistungsanforderungen erreicht werden für
   1. die Herstellung und Lieferung der Blanko-AS,
   2. die Aufbewahrung, Handhabung und Rechenschaftspflicht für Blanko-, ungültige und ausgefüllte AS,
   3. die Bearbeitung von Anträgen, das Ausfüllen der Blanko-AS mit personenbezogenen Daten durch die für die Ausstellung und Lieferung verantwortliche Behörde und Dienststelle,
   4. den Betrieb, die Sicherheit und die Aktualisierung der Datenbank;
2. es werden periodische Überprüfungen durchgeführt, um die Zuverlässigkeit des Ausstellungssystems und der Verfahren sowie ihre Übereinstimmung mit den Anforderungen dieses Übereinkommens sicherzustellen,
   und
3. es sind Verfahren vorhanden, um die Vertraulichkeit von Informationen zu schützen, die in Berichten über periodische Evaluierungen enthalten sind, die von anderen ratifizierenden Mitgliedern übermittelt werden.

Teil B
Empfohlene Verfahren und Praktiken

1. Herstellung und Lieferung der Blanko-AS

1.1. Im Interesse der Sicherheit und Einheitlichkeit der AS sollte die zuständige Stelle eine leistungsfähige Quelle für die Herstellung der Blanko-AS auswählen, die von dem Mitglied auszustellen sind.

1.2. Falls die Blanko-AS in den Räumlichkeiten der für die Ausstellung der AS zuständigen Behörde ("die ausstellende Behörde") hergestellt werden sollen, gilt Abschnitt 2.2.

1.3. Falls ein fremdes Unternehmen ausgewählt wird, sollte die zuständige Stelle:

1.3.1. sich vergewissern, dass das Unternehmen von unbestrittener Integrität, finanzieller Solidität und Zuverlässigkeit ist;

1.3.2. das Unternehmen dazu verpflichten, alle Beschäftigten zu bezeichnen, die mit der Herstellung der Blanko-AS befasst sein werden;

1.3.3. das Unternehmen dazu verpflichten, der Behörde den Nachweis zu liefern, dass angemessene Systeme vorhanden sind, um die Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Loyalität der bezeichneten Beschäftigten zu gewährleisten, und die Behörde davon zu überzeugen, dass es jedem dieser Beschäftigten einen ausreichenden Lebensunterhalt und eine ausreichende Arbeitsplatzsicherheit bietet;

1.3.4. eine schriftliche Vereinbarung mit dem Unternehmen schließen, die unbeschadet der eigenen Verantwortung der Behörde für die AS insbesondere die unter Abschnitt 1.5 erwähnten Spezifikationen und Weisungen festlegen und das Unternehmen dazu verpflichten sollte:

1.3.4.1. sicherzustellen, dass nur die bezeichneten Beschäftigten, die sich zu strenger Vertraulichkeit verpflichtet haben müssen, mit der Herstellung der Blanko-AS befasst sind;

1.3.4.2. alle erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen für den Transport der Blanko-AS von seinen Räumlichkeiten zu den Räumlichkeiten der ausstellenden Behörde zu ergreifen. Die ausstellende Behörde kann nicht mit der Begründung von der Haftung befreit werden, dass sie diesbezüglich nicht fahrlässig gehandelt hat;

1.3.4.3. jeder Lieferung eine genaue Aufstellung ihres Inhalts beizufügen; diese Aufstellung sollte insbesondere die Kennziffern der AS in jedem Paket angeben;

1.3.5. sicherstellen, dass die Vereinbarung eine Bestimmung enthält, die die Erfüllung des Vertrags ermöglicht, wenn der ursprüngliche Auftragnehmer nicht mehr dazu in der Lage ist;

1.3.6. sich vor der Unterzeichnung der Vereinbarung vergewissern, dass das Unternehmen über die Mittel verfügt, um alle genannten Verpflichtungen ordnungsgemäß erfüllen zu können.

1.4. Falls die Blanko-AS von einer Behörde oder einem Unternehmen außerhalb des Gebiets des Mitglieds geliefert werden sollen, kann die zuständige Stelle des Mitglieds eine geeignete Stelle in dem auswärtigen Land damit beauftragen sicherzustellen, dass die in diesem Abschnitt empfohlenen Erfordernisse erfüllt werden.

1.5. Die zuständige Stelle sollte u. a.:

1.5.1. detaillierte Spezifikationen für alle Materialien festlegen, die bei der Herstellung der Blanko-AS zu verwenden sind; diese Materialien sollten den im Anhang I dieses Übereinkommens genannten allgemeinen Spezifikationen entsprechen;

1.5.2. genaue Spezifikationen für die Form und den Inhalt der Blanko-AS festlegen, wie in Anhang I dargelegt;

1.5.3. sicherstellen, dass die Spezifikationen eine einheitliche Druckqualität der Blanko-AS ermöglichen, falls später andere Drucker eingesetzt werden;

1.5.4. klare Weisungen für die Erstellung einer einmalig vergebenen Dokumentennummer zu erteilen, die auf jedem Blanko-AS fortlaufend gemäß Anhang I aufzudrucken ist; und

1.5.5. genaue Spezifikationen für die Aufbewahrung aller Materialien während des Herstellungsverfahrens festlegen.

2. Aufbewahrung, Handhabung und Rechenschaftspflicht für Blanko-AS

2.1. Alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Ausstellungsverfahren (einschließlich der Aufbewahrung der Blanko-AS und der für ihr Ausfüllen verwendeten Geräte und Materialien, der Bearbeitung der Anträge, der Ausstellung der AS sowie der Unterhaltung und der Sicherheit der Datenbanken) sollten unter unmittelbarer Aufsicht der ausstellenden Behörde durchgeführt werden.

2.2. Die ausstellende Behörde sollte eine Beurteilung aller an dem Ausstellungsverfahren beteiligten Bediensteten erstellen, die für jeden von ihnen einen Nachweis der Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Loyalität enthalten sollte.

2.3. Die ausstellende Behörde sollte sicherstellen, dass keiner der an dem Ausstellungsverfahren beteiligten Bediensteten derselben Kernfamilie angehört.

2.4. Die individuellen Verantwortlichkeiten der an dem Ausstellungsverfahren beteiligten Bediensteten sollten von der ausstellenden Behörde ausreichend festgelegt werden.

2.5. Kein einzelner Bediensteter sollte für die Durchführung aller zur Bearbeitung eines Antrags für einen AS und zur Erstellung des entsprechenden AS erforderlichen Tätigkeiten allein verantwortlich sein. Der Bedienstete, der Anträge einem für die Ausstellung von AS verantwortlichen Bediensteten zuweist, sollte nicht an dem Ausstellungsverfahren beteiligt sein. Die Bediensteten, denen die verschiedenen Aufgaben im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anträgen und der Ausstellung von AS zugewiesen werden, sollten sich turnusmäßig abwechseln.

2.6. Die ausstellende Behörde sollte interne Vorschriften erlassen, mit denen sichergestellt wird, dass

2.6.1. die Blanko-AS gesichert aufbewahrt werden und nur in dem zur Deckung des voraussichtlichen täglichen Bedarfs erforderlichen Umfang und nur an die für ihr Ausfüllen mit personenbezogenen Daten verantwortlichen Bediensteten oder gegebenenfalls an einen eigens ermächtigten Bediensteten ausgegeben und dass überschüssige Blanko-AS am Ende des Tages zurückgegeben werden. Unter den Maßnahmen zur Sicherung der AS sollten auch Vorrichtungen zur Verhinderung des Zutritts von Unbefugten und zur Entdeckung von Unbefugten zu verstehen sein;

2.6.2. Blanko-AS, die als Muster verwendet werden, unbrauchbar gemacht und entsprechend gekennzeichnet werden;

2.6.3. täglich ein an einem sicheren Ort aufzubewahrendes Verzeichnis des Verbleibs jedes Blanko-AS und jedes ausgefüllten, aber noch nicht ausgestellten AS geführt wird, in dem auch diejenigen angegeben werden, die verwahrt sind, sowie diejenigen, die sich im Besitz eines bezeichneten Bediensteten oder bezeichneter Bediensteter befinden. Das Verzeichnis sollte von einem Bediensteten geführt werden, der nicht am Umgang mit den Blanko-AS oder den noch nicht ausgestellten AS beteiligt ist;

2.6.4. nur die für das Ausfüllen der Blanko-AS und gegebenenfalls eigens hierzu ermächtigte Bedienstete Zugang zu den Blanko-AS und zu den für ihr Ausfüllen erforderlichen Geräten und Materialien haben sollten;

2.6.5. jeder ausgefüllte AS gesichert aufbewahrt und nur an den für die Ausstellung des AS und gegebenenfalls an einen eigens ermächtigten Bediensteten ausgegeben wird;

2.6.5.1. der Kreis der eigens ermächtigten Bediensteten sollte beschränkt werden auf:

1. Personen, die mit schriftlicher Ermächtigung des Leiters der Behörde oder einer Person, die den Leiter offiziell vertritt, handeln
   und
2. den in Abschnitt 5 erwähnten Kontrolleur sowie Personen, die zur Durchführung einer Prüfung oder sonstigen Kontrolle bestellt worden sind;

2.6.6. streng verboten ist, dass Bedienstete in irgendeiner Weise an dem Ausstellungsverfahren für einen AS beteiligt werden, der von einem Familienangehörigen oder engen Freund beantragt worden ist;

2.6.7. jeder Diebstahl oder versuchte Diebstahl von AS oder von Geräten oder Materialien, die für ihr Ausfüllen verwendet werden, unverzüglich den Polizeibehörden gemeldet wird, damit Ermittlungen durchgeführt werden.

2.7. Bei Fehlern im Ausstellungsverfahren darf der betreffende AS weder berichtigt noch ausgestellt werden und ist somit ungültig.

3. Bearbeitung von Anträgen; Außerkraftsetzung und Entziehung von AS; Beschwerdeverfahren

3.1. Die ausstellende Behörde sollte sicherstellen, dass alle Bediensteten, die Verantwortung für die Prüfung von Anträgen auf Ausstellung von AS haben, eine entsprechende Schulung in der Aufdeckung von Betrug und in der Verwendung von Computertechnologie erhalten haben.

3.2. Die ausstellende Behörde sollte Vorschriften erlassen, mit denen sichergestellt wird, dass AS nur ausgestellt werden auf der Grundlage eines von dem betreffenden Seemann ausgefüllten und unterschriebenen Antrags, eines Identitätsnachweises, des Nachweises der Staatsangehörigkeit oder des dauernden Aufenthalts und des Nachweises, dass der Antragsteller ein Seemann ist.

3.3. Der Antrag sollte alle Angaben enthalten, die in Anhang I dieses Übereinkommens verbindlich vorgeschrieben sind. Das Antragsformular sollte die Antragsteller darauf hinweisen, dass sie sich strafbar machen, wenn sie wissentlich falsche Angaben machen.

3.4. Wenn ein AS erstmals beantragt wird und wann immer es danach bei einer Verlängerung als notwendig angesehen wird:

3.4.1. sollte der bis auf die Unterschrift ausgefüllte Antrag vom Antragsteller persönlich einem von der ausstellenden Behörde bezeichneten Bediensteten vorgelegt werden;

3.4.2. sollten unter der Aufsicht des bezeichneten Bediensteten ein digitales oder Originallichtbild des Antragstellers gemacht und das biometrische Merkmal des Antragstellers erfasst werden;

3.4.3. sollte der Antrag in Gegenwart des bezeichneten Bediensteten unterschrieben werden;

3.4.4. sollte der Antrag sodann von dem bezeichneten Bediensteten unmittelbar an die ausstellende Behörde zur Bearbeitung weitergeleitet werden.

3.5. Die ausstellende Behörde sollte angemessene Maßnahmen treffen, um die Sicherheit und die Vertraulichkeit des digitalen oder Originallichtbilds und des biometrischen Merkmals zu gewährleisten.

3.6. Der von dem Antragsteller vorgelegte Identitätsnachweis sollte der Gesetzgebung und Praxis des ausstellenden Staates entsprechen. Er kann aus einem neueren Lichtbild des Antragstellers bestehen, dessen genaue Übereinstimmung mit ihm vom Reeder oder Kapitän oder einem anderen Arbeitgeber des Antragstellers oder vom Direktor der Ausbildungsstätte des Antragstellers bescheinigt worden ist.

3.7. Der Nachweis der Staatsangehörigkeit oder der Daueraufenthaltsberechtigung besteht normalerweise aus dem Pass oder der Bescheinigung über die Zulassung des Antragstellers als zum dauernden Aufenthalt Berechtigter.

3.8. Die Antragsteller sollten gebeten werden, alle anderen Staatsangehörigkeiten anzugeben, die sie besitzen, und zu bestätigen, dass ihnen von keinem anderen Mitglied ein AS ausgestellt worden ist und dass sie bei keinem anderen Mitglied einen AS beantragt haben.

3.9. Dem Antragsteller sollte so lange kein AS ausgestellt werden, wie er einen anderen AS besitzt.

3.9.1. Ein System zur frühzeitigen Neuausstellung sollte in Fällen zur Anwendung gelangen, in denen der Seemann im Voraus weiß, dass er zum Zeitpunkt des Ablaufs des Gültigkeits- oder Verlängerungszeitraums nicht in der Lage sein wird, einen AS zu beantragen.

3.9.2. Ein Verlängerungssystem sollte in Fällen zur Anwendung gelangen, in denen eine Verlängerung eines AS infolge einer unvorhergesehenen Verlängerung der Dienstzeit erforderlich ist.

3.9.3. Ein Ersatzsystem sollte in Fällen zur Anwendung gelangen, in denen ein AS abhanden kommt. Es kann ein geeignetes provisorisches Dokument ausgestellt werden.

3.10. Der Nachweis, dass der Antragsteller ein Seemann im Sinne von Artikel 1 dieses Übereinkommens ist, sollte mindestens bestehen aus:

3.10.1. einem früheren AS oder einem Seefahrtbuch, oder

3.10.2. einem Befähigungs- oder Qualifikationsnachweis oder dem Nachweis einer sonstigen einschlägigen Ausbildung, oder

3.10.3. einem ebenso schlüssigen Nachweis.

3.11. Zusätzliche Nachweise sollten verlangt werden, wenn dies als zweckmäßig angesehen wird.

3.12. Alle Anträge sollten mindestens den folgenden Überprüfungen durch einen zuständigen Bediensteten der AS ausstellenden Behörde unterliegen:

3.12.1. Überprüfung, dass der Antrag vollständig ist und keine Widersprüche erkennen lässt, die Zweifel an der Wahrheit der gemachten Angaben aufkommen lassen;

3.12.2. Überprüfung, dass die gemachten Angaben und die Unterschrift denen im Pass des Antragstellers oder in einem anderen verlässlichen Dokument entsprechen;

3.12.3. Überprüfung der Echtheit des vorgelegten Passes oder sonstigen Dokuments bei der Passbehörde oder einer anderen zuständigen Stelle; falls Anlass besteht, die Echtheit des Passes anzuzweifeln, sollte das Original an die betreffende Stelle übermittelt werden; sonst kann eine Kopie der einschlägigen Seiten geschickt werden;

3.12.4. gegebenenfalls Vergleich des vorgelegten Lichtbilds mit dem in Abschnitt 3.4.2 erwähnten digitalen Lichtbild;

3.12.5. Überprüfung der augenscheinlichen Echtheit der in Abschnitt 3.6 erwähnten Bescheinigung;

3.12.6. Überprüfung, dass der in Abschnitt 3.10 erwähnte Nachweis glaubhaft macht, dass der Antragsteller tatsächlich ein Seemann ist;

3.12.7. Überprüfung anhand der in Artikel 4 des Übereinkommens erwähnten Datenbank, um sicherzustellen, dass einer dem Antragsteller entsprechenden Person nicht bereits ein AS ausgestellt worden ist; falls der Antragsteller mehr als eine Staatsangehörigkeit besitzt oder besitzen könnte oder einen ständigen Wohnsitz außerhalb des Landes seiner Staatsangehörigkeit hat, sollten die entsprechenden Erkundigungen auch bei den zuständigen Stellen des oder der betreffenden Länder eingezogen werden;

3.12.8. Überprüfung anhand einer einschlägigen nationalen oder internationalen Datenbank, die der ausstellenden Behörde zugänglich ist, um sicherzustellen, dass eine dem Antragsteller entsprechende Person nicht ein mögliches Sicherheitsrisiko darstellt.

3.13. Der in Abschnitt 3.12 erwähnte Bedienstete sollte kurze Aktennotizen anfertigen, die die Ergebnisse jeder der vorstehend erwähnten Überprüfungen angeben und auf die Tatsachen hinweisen, die den Schluss rechtfertigen, dass der Antragsteller ein Seemann ist.

3.14. Nach vollständiger Prüfung sollte der Antrag zusammen mit den Unterlagen und den Aktennotizen an den für das Ausfüllen des AS, der dem Antragsteller ausgestellt werden soll, zuständigen Bediensteten weitergeleitet werden.

3.15. Der ausgefüllte AS sollte dann zusammen mit der entsprechenden Akte der ausstellenden Behörde an einen höheren Bediensteten dieser Behörde zur Bewilligung weitergeleitet werden.

3.16. Der höhere Bedienstete sollte die Bewilligung nur dann erteilen, wenn er sich nach einer Überprüfung zumindest der Aktennotizen davon überzeugt hat, dass die Verfahren ordnungsgemäß angewendet worden sind und dass die Ausstellung des AS an den Antragsteller gerechtfertigt ist.

3.17. Diese Bewilligung sollte schriftlich erteilt werden und von Erläuterungen hinsichtlich etwaiger Merkmale des Antrags begleitet sein, die einer besonderen Prüfung bedürfen.

3.18. Der AS (zusammen mit dem vorgelegten Pass oder ähnlichen Dokument) sollte dem Antragsteller gegen Quittung unmittelbar ausgehändigt oder dem Antragsteller oder, falls dieser eine entsprechende Bitte geäußert hat, seinem Kapitän oder Arbeitgeber jeweils durch eine zuverlässige Postverbindung, die eine Empfangsbestätigung erfordert, zugestellt werden.

3.19. Wenn ein AS dem Antragsteller ausgestellt wird, sollten die in Anhang II des Übereinkommens vorgeschriebenen Angaben in die in Artikel 4 des Übereinkommens erwähnte Datenbank eingegeben werden.

3.20. Die Vorschriften der ausstellenden Behörde sollten eine Höchstfrist für den Empfang nach dem Versand vorsehen. Falls die Empfangsbestätigung innerhalb dieser Frist und nach ordnungsgemäßer Benachrichtigung des Seemanns nicht eingegangen ist, sollte ein entsprechender Vermerk in der Datenbank vorgenommen und der AS offiziell als verloren gemeldet werden, und der Seemann sollte informiert werden.

3.21. Alle vorzunehmenden Vermerke, wie insbesondere die kurzen Aktennotizen (siehe Abschnitt 3.13) und die in Abschnitt 3.17 erwähnten Erläuterungen, sollten während der Gültigkeitsdauer des AS und, im Anschluss daran, drei Jahre lang an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Diese Vermerke und die nach Abschnitt 3.17 erforderlichen Erläuterungen sollten in einer separaten internen Datenbank gespeichert und zugänglich gemacht werden: a) Personen, die für Überwachungsaufgaben verantwortlich sind; b) Bediensteten, die an der Überprüfung von Anträgen für AS beteiligt sind; und c) zu Ausbildungszwecken.

3.22. Wenn Informationen eingehen, die den Verdacht begründen, dass ein AS fälschlicherweise ausgestellt worden ist oder dass die Bedingungen für seine Ausstellung nicht mehr gegeben sind, sollte die Angelegenheit unverzüglich der ausstellenden Behörde zur Kenntnis gebracht werden, damit er rasch entzogen werden kann.

3.23. Wenn ein AS außer Kraft gesetzt oder entzogen wird, sollte die ausstellende Behörde unverzüglich ihre Datenbank aktualisieren, um anzugeben, dass dieser AS zurzeit nicht anerkannt wird.

3.24. Wenn ein AS-Antrag abgelehnt wird oder die Außerkraftsetzung oder Entziehung eines AS beschlossen wird, sollte der Antragsteller offiziell über sein Recht auf Einlegung einer Beschwerde informiert und in vollem Umfang über die Gründe für den Beschluss in Kenntnis gesetzt werden.

3.25. Die Beschwerdeverfahren sollten so zügig wie möglich sein und mit der Notwendigkeit einer fairen und umfassenden Prüfung im Einklang stehen.

4. Betrieb, Sicherheit und Aktualisierung der Datenbank

4.1. Die ausstellende Behörde sollte zur Durchführung von Artikel 4 dieses Übereinkommens die erforderlichen Vorkehrungen treffen und Vorschriften erlassen, die insbesondere Folgendes sicherstellen:

4.1.1. Das Vorhandensein einer Anlaufstelle oder eines elektronischen Zugriffs 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, wie in den Absätzen 4, 5 und 6 von Artikel 4 des Übereinkommens vorgeschrieben;

4.1.2. die Sicherheit der Datenbank;

4.1.3. die Achtung der individuellen Rechte bei der Speicherung, Handhabung und Weitergabe von Daten;

4.1.4. die Achtung des Rechts des Seemanns, die Richtigkeit der ihn betreffenden Daten zu überprüfen und festgestellte Fehler rechtzeitig berichtigen zu lassen.

4.2. Die ausstellende Behörde sollte angemessene Verfahren zum Schutz der Datenbank festlegen, darunter.

4.2.1. ein Erfordernis der regelmäßigen Erstellung von Sicherungskopien der Datenbank, die auf Datenträgern zu speichern sind, die an einem sicheren Ort außerhalb der Räumlichkeiten der ausstellenden Behörde aufbewahrt werden;

4.2.2. die Beschränkung der Erlaubnis zur Vornahme von Änderungen eines Eintrags in der Datenbank auf hierzu eigens ermächtigte Bedienstete, nachdem der Eintrag von dem Bediensteten, der ihn vorgenommen hat, bestätigt worden ist.

5. Qualitätskontrolle der Verfahren und periodische Evaluierungen

5.1. Die ausstellende Behörde sollte einen hohen Bediensteten von anerkannter Integrität, Loyalität und Zuverlässigkeit, der nicht an der Aufbewahrung oder Handhabung von AS beteiligt ist, zum Kontrolleur bestellen,

5.1.1. um die Umsetzung dieser Mindestanforderungen fortlaufend zu überwachen;

5.1.2. unverzüglich auf Mängel bei der Durchführung hinzuweisen;

5.1.3. um den Leiter und die betreffenden Bediensteten über Verbesserungen der Verfahren für die Ausstellung von AS zu beraten;

5.1.4. um der Verwaltung einen Qualitätskontrollbericht über die vorstehend erwähnten Tätigkeiten vorzulegen. Der Kontrolleur sollte nach Möglichkeit mit allen zu überwachenden Tätigkeiten vertraut sein.

5.2. Der Kontrolleur sollte unmittelbar dem Leiter der ausstellenden Behörde unterstehen.

5.3. Alle Bediensteten der ausstellenden Behörde, einschließlich des Leiters, sollten dazu verpflichtet werden, dem Kontrolleur sämtliche Unterlagen oder Informationen zur Verfügung zu stellen, die er für die Wahrnehmung seiner Aufgaben als erforderlich erachtet.

5.4. Die ausstellende Behörde sollte angemessene Vorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass die Bediensteten mit dem Kontrolleur frei sprechen können, ohne Angst vor Schikanen haben zu müssen.

5.5. Das Mandat des Kontrolleurs sollte vorschreiben, dass den folgenden Aufgaben besondere Aufmerksamkeit zu schenken ist:

5.5.1. Überprüfung, dass die Mittel, Räumlichkeiten, Ausrüstungen und das Personal für die effiziente Wahrnehmung der Aufgaben der ausstellenden Behörde ausreichen;

5.5.2. sicherstellen, dass die Vorkehrungen für die sichere Aufbewahrung der Blanko- und ausgefüllten AS ausreichend sind;

5.5.3. sicherstellen, dass angemessene Vorschriften, Vorkehrungen oder Verfahren in Übereinstimmung mit den Abschnitten 2.6, 3.2, 4 und 5.4 bestehen;

5.5.4. sicherstellen, dass diese Vorschriften und Verfahren sowie Vorkehrungen bekannt sind und von den betreffenden Bediensteten verstanden werden;

5.5.5. detaillierte Überwachung auf Zufallsbasis jeder durchgeführten Tätigkeit, einschließlich der damit zusammenhängenden Vermerke und sonstigen Aufzeichnungen, bei der Bearbeitung bestimmter Fälle, vom Eingang des Antrags auf Ausstellung eines AS bis zum Abschluss des Verfahrens für seine Ausstellung;

5.5.6. Überprüfung der Wirksamkeit der Sicherheitsmaßnahmen, die zur Aufbewahrung der Blanko-AS, Geräte und Materialien angewendet werden;

5.5.7. Überprüfung, erforderlichenfalls mit Hilfe eines zuverlässigen Experten, der Sicherheit und Wahrhaftigkeit der elektronisch gespeicherten Angaben und Überprüfung, dass das Erfordernis eines Zugriffs während 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, aufrechterhalten wird;

5.5.8. Untersuchung jeder verlässlichen Meldung einer möglichen unrechtmäßigen Ausstellung eines AS oder einer möglichen Fälschung oder betrügerischen Erlangung eines AS, um etwaige interne Missbräuche oder Schwächen in Systemen aufzudecken, die zu der unregelmäßigen Ausstellung oder der Fälschung oder dem Betrug geführt oder diese begünstigt haben könnten;

5.5.9. Untersuchung von Beschwerden wegen angeblichen unzureichenden Zugriffs auf die Angaben in der Datenbank in Anbetracht der Erfordernisse von Artikel 4 Absätze 2, 3 und 5 des Übereinkommens oder angeblicher Unrichtigkeiten in diesen Angaben;

5.5.10. sich vergewissern, dass der Leiter der ausstellenden Behörde aufgrund der Berichte, in denen Verbesserungen der Ausstellungsverfahren und Schwachstellen aufgeführt worden sind, rechtzeitig und effektiv gehandelt hat;

5.5.11. Führung von Aufzeichnungen über durchgeführte Qualitätskontrollen;

5.5.12. sicherstellen, dass Managementüberprüfungen der Qualitätskontrollen durchgeführt worden sind und dass Aufzeichnungen über solche Überprüfungen geführt werden.

5.6. Der Leiter der ausstellenden Behörde sollte eine periodische Evaluierung der Zuverlässigkeit des Ausstellungssystems und der Ausstellungsverfahren sowie ihrer Übereinstimmung mit den Anforderungen dieses Übereinkommens vornehmen lassen. Eine solche Evaluierung sollte Folgendes berücksichtigen:

5.6.1. die Ergebnisse etwaiger Prüfungen des Ausstellungssystems und der Ausstellungsverfahren;

5.6.2. Berichte und Ergebnisse von Untersuchungen und andere Hinweise, die für die Wirksamkeit von Abhilfemaßnahmen, die aufgrund gemeldeter Schwächen oder Verstöße gegen die Sicherheitsbestimmungen getroffen wurden, relevant sind;

5.6.3. Aufzeichnungen über ausgestellte, verloren gegangene, annullierte oder unbrauchbar gemachte AS;

5.6.4. Aufzeichnungen über die Funktionsweise der Qualitätskontrolle;

5.6.5. Aufzeichnungen über Probleme hinsichtlich der Zuverlässigkeit oder Sicherheit der elektronischen Datenbank, einschließlich an die Datenbank gerichteter Anfragen;

5.6.6. die Auswirkungen von Änderungen des Ausstellungssystems und der Ausstellungsverfahren, die sich aus technologischen Verbesserungen oder Neuerungen in den AS-Ausstellungsverfahren ergeben;

5.6.7. die Schlussfolgerungen von Managementüberprüfungen;

5.6.8. Prüfung von Verfahren, um sicherzustellen, dass sie in einer Weise angewendet werden, die mit der Achtung der grundlegenden Prinzipien und Rechte bei der Arbeit, die in den einschlägigen Instrumenten der IAO verankert sind, in Einklang steht.

5.7. Es sollten Verfahren und Vorgänge eingerichtet werden, um eine unerlaubte Offenlegung von Berichten, die von anderen Mitgliedern übermittelt werden, zu verhindern.

5.8. Alle Prüfungsverfahren und -vorgänge sollten sicherstellen, dass die Herstellungsmethoden und die Sicherheitspraktiken, einschließlich der Verfahren zur Kontrolle des Lagerbestandes, ausreichen, um die Anforderungen dieses Anhangs zu erfüllen.

______________________  

1) Stellungnahme vom 23. Februar 2005 (noch nicht im Amtsblatt veröffentlicht).

ENDE