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1 Der Schiffssicherheitsausschuss hat auf seiner 101. Tagung (5. bis 14. Juni 2019) und der Ausschuss für den Schutz der Meeresumwelt auf seiner fünfundsiebzigsten Tagung (16. bis 20. November 2020) dem überarbeiteten Dokument über Organisation und Arbeitsmethoden des Schiffssicherheitsausschusses und des Ausschusses für den Schutz der Meeresumwelt und ihrer Untergremien, dessen Wortlaut in der Anlage wiedergegeben ist, das unter Berücksichtigung des Dokuments über Application of the Strategic Plan of the Organization (Entschließung A.1111(30)) den Beschluss der Ausschüsse widerspiegelt, nicht länger die Auswirkungen in Hinsicht auf das Erfordernis eines Kapazitätsaufbaus bei neuen Leistungen zum Zeitpunkt der Annahme dieser Leistungen zu bewerten, und in das die zuvor als MSC-MEPC.1/Circ.5/Rev.1/Corr.1 herausgegebenen Nachbesserungen aufgenommen wurden, zugestimmt.

2 Die Mitgliedstaaten werden aufgefordert, das Dokument in der Anlage mit sofortiger Wirkung entsprechend umzusetzen und es ihren Vertretern bei den betreffenden IMO-Sitzungen zur Kenntnis zu bringen und sie anzuweisen, dessen Bestimmungen streng einzuhalten.

3 Dieses Rundschreiben hebt MSC-MEPC.1/Circ.5/ Rev.1 auf.

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Organisation und Arbeitsmethoden des Ausschusses für den Schutz der Meeresumwelt und ihrer Untergremien

1 EINLEITUNG

Zweck und Anwendung

1.1 Zweck dieses Dokuments ist die Bereitstellung einer einheitlichen Grundlage für den Schiffssicherheitsausschuss (Maritime Safety Committee, MSC) und den Ausschuss für den Schutz der Meeresumwelt (Marine Environment Protection Committee, MEPC) und ihre Untergremien für eine nutzbringende und wirksame Arbeit und die Stärkung der Verbindung zwischen der Strategie der Organisation, der Arbeit der Ausschüsse und dem zweijährigen Haushaltsplan mit Blick auf die Erfüllung des Auftrags der IMO über einen Zeitraum von zwei Jahren. Dies wiederum ermöglicht den Ausschüssen, erfolgreich auf die Bedürfnisse für eine erhöhte Sicherheit der Seeschifffahrt, eine erhöhte Gefahrenabwehr auf See und einen erhöhten Schutz der Meeresumwelt zu reagieren und stellt so einen wirksamen Mechanismus zur Erreichung der angestrebten Ziele der Organisation zur Verfügung.

1.2 Die ordnungsgemäße Anwendung der Bestimmungen dieses Dokuments fördert außerdem die Fähigkeit der Mitglieder der Ausschüsse und der Delegationen bei den Sitzungen der Untergremien der Ausschüsse, das gesamte ihre Arbeit betreffende Tätigkeitsspektrum der IMO abzudecken und so einen wirksamen Beitrag zum Verfahren für die Ausarbeitung der Regeln der Organisation zu leisten. Außerdem soll durch dieses Dokument eine weitere Verbesserung der Beschlussfassungsfunktionen der Ausschüsse ermöglicht werden.

1.3 Das Dokument findet Anwendung auf die Arbeit der Ausschüsse und ihrer Untergremien sowie auf die Arbeit der durch diese Gremien eingesetzten Arbeitsgruppen, Redaktions- und Korrespondenzgruppen, zwischen den Tagungen tagenden Arbeitsgruppen und anderen Gruppen. Die Vorsitzenden der Ausschüsse, der Untergremien und der Arbeitsgruppen, Redaktionsgruppen, der zwischen den Tagungen tagenden Arbeitsgruppen und anderer Gruppen sowie die Koordinatoren der Korrespondenzgruppen sollen alle erforderlichen Anstrengungen unternehmen, um eine strikte Erfüllung der Bestimmungen dieses Dokuments sicherzustellen.

1.4 Dieses Dokument wird einer regelmäßigen Überprüfung unterzogen und unter Berücksichtigung der bei seiner Umsetzung gewonnenen Erfahrungen und des Dokuments über Application of the Strategic Plan of the Organization (Entschließung A.1111(30)), erforderlichenfalls aktualisiert.

Ziele

1.5 Durch die Bestimmungen dieses Dokuments sollen die folgenden Ziele erreicht werden:

1. die Koordinierung und Unterstützung der Planungs- und Berichterstattungsverfahren durch klare Verknüpfung der Festlegung der Agenda und der Berichterstattung gemäß dem Strategischen Plan;
2. Stärkung der Verknüpfung zwischen den Leistungen auf der Zweijahres-Agenda und den erforderlichen Mitteln zur Erbringung der Leistungen;
3. Unterstützung der Bemühungen der Ausschüsse, die Arbeit der Organisation zu kontrollieren und zu überwachen;
4. Förderung der Disziplin bei der Einhaltung der Planungsverfahren und der Bestimmungen der Dokumente;
5. Förderung von Objektivität, Klarheit und realistischen Zeitrahmen bei der Erstellung der Zweijahres-Agenden durch die Ausschüsse und ihre Untergremien;
6. Sicherstellung der größtmöglichen Beteiligung aller Mitgliedstaaten und der Organisationen mit Beobachterstatus an der Arbeit der Ausschüsse und ihrer Untergremien; und
7. Festlegung von Verantwortlichkeiten und Förderung der Beteiligung in Bezug auf Planungs- und Berichterstattungsverfahren.

2 BEGRIFFSBESTIMMUNGEN

Für die Zwecke dieses Dokuments gelten die folgenden Begriffsbestimmungen:

1. Der Begriff IMO-Organe bezeichnet den in Artikel 11 des IMO-Übereinkommens genannten Rat und die Ausschüsse der Organisation, einschließlich ihrer Untergremien.
2. Der Begriff Strategischer Plan bezeichnet den von der Vollversammlung angenommenen Strategischen Plan für die Organisation für einen Zeitraum von 6 Jahren, der die strategischen Schwerpunkte beinhaltet, die der IMO ermöglichen, ihren Auftrag zu erfüllen.
3. Der Begriff Leistung bezeichnet eine Leistung, die durch eines oder mehrere der IMO-Organe während des aktuellen Zweijahreszeitraums erbracht werden muss oder die für einen darauffolgenden Zweijahreszeitraum angenommen wurde.
4. Der Begriff Agenda bezeichnet eine Liste von Leistungen, die bei einer bestimmten Sitzung zur Diskussion stehen.
5. Der Begriff Zweijahres-Agenda bezeichnet eine Liste von Leistungen, die durch einen Ausschuss oder ein Untergremium während eines Zweijahreszeitraums erbracht werden müssen.
6. Der Begriff Folge-Agenda bezeichnet eine Liste von Leistungen, die durch einen Ausschuss in einem Zweijahreszeitraum angenommen wurden und im nächsten Zweijahreszeitraum erbracht bzw. eingeleitet werden müssen.

3 ARBEITSKOORDINIERUNG

3.1 Die Ausschüsse sollen als richtungsweisende Gremien und ihre Untergremien als reine Fachgremien fungieren.

3.2 Die Ausschüsse sollen routinemäßig ihre Leistungen prüfen, ihren Untergremien Aufgaben zuweisen, die Zuteilung von Sitzungswochen an jedes einzelne Gremium prüfen und unter Berücksichtigung aller Empfehlungen, die auf den nach den Bestimmungen in Absatz 3.4 einberufenen Sitzungen der Vorsitzenden der Ausschüsse und der Untergremien gegeben wurden, ihren jeweiligen Zweijahres- und vorläufigen Agenden zustimmen.

3.3 Die Ausschüsse sollen den Stand aller Übereinkommen, Protokolle und anderer maßgeblicher Instrumente, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, einer regelmäßigen Prüfung unterziehen.

3.4 Die Vorsitzenden der Ausschüsse können mindestens einmal im Jahr eine Sitzung der Vorsitzenden der Untergremien der Ausschüsse einberufen. Diese Sitzung soll vorzugsweise während der Frühjahrstagung des Schiffssicherheitsausschusses (MSC) oder des Ausschusses für den Schutz der Meeresumwelt (MEPC) stattfinden und dient der Beratung der Ausschüsse zu Themen wie beispielsweise den in Absatz 3.2 genannten, der Sicherstellung der Koordinierung der Arbeit und der Prüfung anderer Fragen hinsichtlich der wirksamen Geschäftsführung und Steuerung der Arbeit der Ausschüsse und ihrer Untergremien.

3.5 Die Vorsitzenden der Ausschüsse sollen am Ende des ersten Jahres des Zweijahreszeitraums ihren jeweiligen Ausschüssen zur Prüfung im darauffolgenden Jahr einen gemeinsamen Plan vorlegen, der die Tätigkeiten, Prioritäten und Sitzungen der Ausschüsse und ihrer Untergremien für den kommenden Zweijahreszeitraum abdeckt.

3.6 Wenn beide Ausschüsse durch den Rat, die Vollversammlung oder eine Konferenz mit der Prüfung eines bestimmten Themas beauftragt wurden und ein Ausschuss die Prüfung dieses Themas abgeschlossen hat, soll sich der andere Ausschuss auf seiner ersten darauffolgenden Tagung mit diesem Thema beschäftigen.

3.7 Wenn einem der Ausschüsse durch einen anderen Ausschuss der Organisation ein Thema übertragen wird, um konkret tätig zu werden, soll der Ausschuss vor Aufnahme des betreffenden Themas in die Zweijahres-Agenda, auch wenn das Thema nach den Kriterien des zuweisenden Ausschusses den Anforderungen der Entschließungen A.500(XII), A.777(18) und A.900(21) entspricht, entscheiden, ob die betreffenden Bestimmungen in Abschnitt 4 in vollem Umfang erfüllt sind.

4 ARBEITSPLANUNG UND VERFAHREN ZUR ERBRINGUNG VON LEISTUNGEN

Leistungen

4.1 Der Ausschuss muss zeitnah die Leistungen, die in die Liste der Leistungen für den nächsten Zweijahreszeitraum aufgenommen werden sollen, festlegen und das Sekretariat soll seinen Wirtschaftsplan erstellen, da die Festlegung der Leistungen eine Grundlage für die Schätzung der für diesen Zweijahreszeitraum erforderlichen Haushaltsmittel bildet.

4.2 Bei der Erstellung der Liste der Leistungen für den nächsten Zweijahreszeitraum soll Folgendes aufgenommen werden:

1. fortlaufende und jährliche Leistungen innerhalb der aktuellen Liste der Leistungen;
2. Leistungen, die nicht abgeschlossen sind;
3. Leistungen aus der Folge-Agenda vorbehaltlich der Verfügbarkeit von Mitteln; und
4. alle weiteren Vorschläge für neue Leistungen im Anschluss an deren Bewertung nach den Bestimmungen in Absatz 4.6.

4.3 Entscheidungen über die Liste der Leistungen für den nächsten Zweijahreszeitraum müssen sich an den im Strategischen Plan enthaltenen Schwerpunkten orientieren und folgende Punkte angemessen berücksichtigen:

1. die besondere Notwendigkeit, die Erbringung einer Leistung während des laufenden Zweijahreszeitraums einzuleiten; ¹
2. die mögliche Auswirkung, die die Aufnahme einer Leistung in die Zweijahres-Agenda auf die zeitgerechte Erbringung von Leistungen während des Zweijahreszeitraums haben kann;
3. die mögliche Auswirkung, die die Aufnahme einer Leistung auf die Arbeitsbelastung der Ausschüsse und ihrer Untergremien, die die Leistung erbringen, haben kann;
4. die verfügbaren Personalressourcen und Haushaltsmittel;
5. die möglichen nachteiligen Auswirkungen auf die Fähigkeit der Organisation, ihre Ziele zu erreichen, wenn ein Beschluss gefasst wird, einen Vorschlag für die Aufnahme einer Leistung in die Zweijahres- oder Folge-Agenda nicht anzunehmen; und
6. die mögliche Auswirkung, die die Aufnahme einer Leistung auf kleine Inselstaaten unter den Entwicklungsländern (small island developing states, SIDS) und die am wenigsten entwickelten Länder (least developed countries, LDC) haben kann.

4.4 Die Leistungen können während des Zweijahreszeitraums unter Berücksichtigung der Bestimmungen in Absatz 4.3 durch die Ausschüsse überarbeitet werden, wenn der Rat anschließend zustimmt.

4.5 Eine Übersicht über die gesamte Planungshierarchie der Organisation und ihre Verknüpfung mit damit zusammenhängenden Verfahren sowie über den strategischen Planungsprozess der Organisation und ihre damit verbundenen Planungs- und Berichterstattungsabläufe im Laufe eines Zweijahreszeitraums werden in den Diagrammen 1 und 2 in Anlage 1 zum Dokument Application of the Strategic Plan of the Organization (Entschließung A.1111(30)) dargestellt.

Einreichung von Vorschlägen für neue Leistungen

4.6 Um den Ausschüssen die Durchführung einer ordnungsgemäßen Bewertung der Vorschläge für neue Leistungen zu ermöglichen, müssen die eingereichten Dokumente, die diese Vorschläge enthalten, mindestens die in Anlage 1 (siehe auch Anlage 5) genannten Angaben, einschließlich der genannten Darlegungen und Dokumentationen, enthalten.

4.7 Die Ausschüsse können die Ergebnisse einer Studie zu formalen Sicherheitsbewertungsverfahren (Formal Safety Assessment, FSA), die nach den Revised Guidelines for Formal Safety Assessment (FSA) for use in the IMO rulemaking process (FSA-Richtlinien) (MSC-MEPC.2/Circ.12/Rev.2) durchgeführt wurde, erhalten. Die in Absatz 4.3 genannten Kriterien finden auch auf die Ergebnisse einer FSA-Studie, die von den Ausschüssen als Vorschläge für neue Leistungen angesehen werden können, Anwendung (siehe auch Absatz 4.17).

4.8 Die Mitgliedstaaten sollen davon absehen, bei den Ausschüssen unter bestimmten Tagesordnungspunkten Vorschläge für neue Leistungen einzureichen. Das Sekretariat soll diese Vorschläge nicht annehmen und soll die Verwaltungen, die diese Vorschläge einreichen, entsprechend unterrichten.

4.9 Vorschläge für neue Leistungen dürfen nicht bei einem Untergremium eingereicht werden. Ein Untergremium darf keine Leistungen bearbeiten oder den Umfang der Leistungen erweitern, es sei denn, es wird von seinem übergeordneten Organ dazu angewiesen oder bevollmächtigt.

4.10 Vorschläge für neue Leistungen können von Untergremien ausgearbeitet und eingereicht werden, wenn sich diese Vorschläge aus anderen Leistungen ergeben, die bereits auf der Agenda dieses Untergremiums stehen.

4.11 Vorschläge für die Aufnahme von Leistungen, die von Nichtregierungsorganisationen bei den Ausschüssen eingereicht werden, müssen von den Mitgliedstaaten mitgetragen werden.

4.12 Folgemaßnahmen in Reaktion auf bestimmte Aufforderungen zum Tätigwerden, die von der Vollversammlung und von der IMO einberufenen diplomatischen Konferenzen, von Konferenzen und Gremien der Vereinten Nationen, regionalen zwischenstaatlichen Konferenzen und anderen internationalen und zwischenstaatlichen Organisationen usw. ausgehen, müssen anhand der Punkte in Absatz 4.3 bewertet werden, es sei denn, sie werden ausdrücklich als dringende Angelegenheiten eingestuft, die ein sofortiges Handeln erfordern, und das Risiko, nicht tätig zu werden, beeinträchtigt nachweislich die Fähigkeit der Organisation, ihre Zwecke zu erfüllen.

Vorläufige Bewertung von Vorschlägen für Leistungen durch die Vorsitzenden der Ausschüsse

4.13 Um die Prüfung von Vorschlägen für neue Leistungen durch die Ausschüsse zu erleichtern, soll der Vorsitzende des betreffenden Ausschusses eine vorläufige Bewertung dieser Vorschläge vornehmen. Zu diesem Zweck soll der Vorsitzende durch den stellvertretenden Vorsitzenden und das Sekretariat unterstützt werden und soll sich mit den Vorsitzenden aller betroffenen Untergremien beraten.

4.14 Das Ergebnis der vorläufigen Bewertung soll bei dem betreffenden Ausschuss zur Prüfung und Genehmigung eingereicht werden und soll die Beurteilung folgender Punkte durch den Vorsitzenden beinhalten:

1. ob der Vorschlag den Anforderungen für die Einreichung von Vorschlägen für Leistungen nach Absatz 4.6 entspricht;
2. ob der Vorschlag die in Absatz 4.15 genannten Kriterien erfüllt;
3. ob die nachweisliche Notwendigkeit des Vorschlags dessen Aufnahme in die Zweijahres-Agenda erfordert; und wenn dies der Fall ist,
4. ob die Agenda des Ausschusses es möglich macht, die mit der Leistung verbundene Arbeit zu übernehmen.

Bewertung von Vorschlägen für Leistungen

4.15 Vor der Entscheidung, einen Vorschlag für eine neue Leistung anzunehmen, muss der betreffende Ausschuss eine Bewertung des Vorschlags nach den folgenden Kriterien vornehmen:

1. Wird das Thema, mit dem sich der Vorschlag beschäftigt, als ein Thema angesehen, das in den Aufgabenbereich fällt, der zum Auftrag der IMO gehört?
2. Erfordert der Vorschlag die Ausübung von Funktionen, die einem Ausschuss von oder zu einem internationalen Übereinkommen oder einem damit verbundenen Instrument übertragen wurden?
3. Wurde die Notwendigkeit der Leistung begründet und dokumentiert?
4. Wurde eine Analyse bereitgestellt, die die Zweckmäßigkeit, Durchführbarkeit und Verhältnismäßigkeit der vorgeschlagenen Leistung begründet und dokumentiert?
5. Beschäftigt sich die Analyse des Themas in ausreichendem Maße sowohl mit den Kosten für die Schifffahrtsbranche als auch mit dem Gesetzgebungs- und Verwaltungsaufwand? ²
6. Ist der erwartete Nutzen (z.B. eine erhöhte Sicherheit der Seeschifffahrt, eine erhöhte Gefahrenabwehr auf See, ein erhöhter Schutz der Meeresumwelt oder eine Erleichterung des internationalen Seeverkehrs), der sich aus der Aufnahme der vorgeschlagenen Leistung ergibt, klar angegeben?
7. Gibt es angemessene Industrienormen oder werden diese entwickelt?
8. Wurde die vorgeschlagene Leistung ordnungsmäßig nach der SMART-Methode (spezifisch, messbar, angemessen, realistisch, terminiert) beschrieben?
9. Wird durch die ausgefüllte Prüfliste der IMO-Gremien zur Prüfung von Fragen in Verbindung mit dem "Human Element" (dem Faktor Mensch) gemäß MSC-MEPC.7/Circ.1 nachgewiesen, dass das "Human Element" in ausreichendem Maße berücksichtigt wurde?
10. Wenn die Aufnahme der Leistung im laufenden Zweijahreszeitraum vorgeschlagen wird, wird dies ordnungsgemäß begründet?
11. Würde ein Beschluss, die Aufnahme der mit dem Vorschlag zusammenhängenden Arbeit abzulehnen oder zu verschieben, ein unverhältnismäßiges Risiko für den allgemeinen Auftrag der Organisation darstellen?

4.16 Keine Bestimmung in diesem Dokument darf den Ausschüssen verbieten, im Falle von dringlichen Angelegenheiten unverzüglich tätig zu werden, wenn das Risiko des Nichttätigwerdens die Fähigkeit der Organisation, ihre Zwecke zu erfüllen, beeinträchtigt.

4.17 Absatz 4.15 findet auch Anwendung auf das Ergebnis einer FSA-Studie (siehe auch Absatz 4.7). In Anlage 6 werden Leitlinien zur Bewertung und Prüfung der Ergebnisse von FSA-Studien zur Verfügung gestellt.

Die Entscheidung über Annahme und Aufnahme von Leistungen

4.18 Auf der Grundlage seiner Bewertung nach Absatz 4.15 nach gebührender Berücksichtigung der Bewertung des Vorschlags durch den Vorsitzenden nach Absatz 4.13 und 4.14 kann ein Ausschuss entscheiden, dass:

1. der Vorschlag nicht in den Aufgabenbereich des Auftrags der Organisation fällt und daher nicht zur Aufnahme angenommen werden soll;
2. die Notwendigkeit nicht in ausreichendem Maße nachgewiesen wurde und die Leistung daher nicht aufgenommen werden soll;
3. für Leistungen, für die ein hoher Arbeitsaufwand erforderlich ist, wie beispielsweise die Überarbeitung von Übereinkommen oder die Erstellung von Codes der Vorsitzende des damit in Zusammenhang stehenden Gremiums oder gegebenenfalls des koordinierenden Gremiums dazu aufgefordert werden soll, mit der Unterstützung des Sekretariats einen umfassenden und schlüssigen Arbeitsplan zu erstellen, um den Ausschuss in vollem Umfang über die Auswirkungen der vorgeschlagenen Leistung vor der abschließenden Entscheidung über die Leistung zu informieren;
4. die Dringlichkeit der vorgeschlagenen Tätigkeit nicht die Aufnahme innerhalb des laufenden Zweijahreszeitraums rechtfertigt und er die Leistung daher zur Aufnahme im nächsten Zweijahreszeitraum annimmt;
5. die Auswirkungen auf die gegenwärtige Arbeitsbelastung der Organisation innerhalb des laufenden Zweijahreszeitraums nicht annehmbar sind und er die Leistung daher zur Aufnahme im nächsten Zweijahreszeitraum annimmt; oder
6. die nachgewiesene Notwendigkeit der Leistung derart ist, dass sie zusammen mit einem Stichtag für ihre Fertigstellung in die Zweijahres-Agenda aufgenommen werden soll, unter der Voraussetzung, dass er davon überzeugt ist, dass die Auswirkungen in Hinsicht auf die Arbeitsbelastung und Planung annehmbar sind.

4.19 Nach dem Beschluss eines Ausschusses, eine Leistung in seine Zweijahres- oder Folge-Agenda aufzunehmen, muss er entscheiden, ob die Leistung zur Umsetzung eines strategischen Schwerpunktes beiträgt. Leistungen, die in keinem Zusammenhang mit den strategischen Schwerpunkten stehen, können unter der Kategorie "Andere Arbeit" angenommen werden.

4.20 Nach dem Beschluss eines Ausschusses, eine Leistung in seine Folge-Agenda aufzunehmen, muss der Ausschuss die angenommene Leistung und den Zeitplan für den Abschluss der Leistungserbringung in seine Vorschläge für die Liste der Leistungen für den nächsten Zweijahreszeitraum aufnehmen.

4.21 Die Ausschüsse müssen über ihre Beschlüsse über Vorschläge für Leistungen im Rahmen ihrer regelmäßigen Berichterstattung an den Rat berichten, damit dieser zustimmt und die Überwachung der Bereitstellung von aktuellen Zweijahres-Agenden und die Planung der zukünftigen Arbeit ermöglicht wird.

4.22 Nach Entschließung A.998(25) Need for capacitybuilding for the development and implementation of new, and amendments to, existing instruments sollen die Ausschüsse die Auswirkungen hinsichtlich eines Kapazitätsaufbaus und einer technischen Zusammenarbeit und Unterstützung nach den Kriterien für die Bestimmung der Auswirkungen eines Kapazitätsaufbaus, die in Anlage 2 wiedergegeben sind, bewerten.

Entscheidung über die Aufnahme von Leistungen in die Zweijahres-Agenda von Untergremien

4.23 Ein Beschluss eines Ausschusses, eine Leistung in die Zweijahres-Agenda eines Untergremiums aufzunehmen, muss klare und detaillierte Anweisungen für durch das betreffende Untergremium bzw. die betreffenden Untergremien durchzuführende Arbeiten beinhalten, vorzugsweise durch die Erstellung der Leistungsbeschreibungen, nach denen diese Arbeiten durchgeführt werden sollen.

Koordinierung von Leistungen, die in die Agenda von mehr als einem Untergremium aufgenommen werden

4.24 Wenn der Ausschuss entscheidet, eine Leistung in die Agenda von mehr als einem Untergremium aufzunehmen, muss er:

1. das Untergremium benennen, dessen Aufgabe es ist, die Arbeit zu koordinieren, um Doppelarbeit zu vermeiden, die Einheitlichkeit bei den zu entwickelnden Normen zu wahren und eine wirksame Kommunikation zwischen den betreffenden Untergremien sicherzustellen;
2. sicherstellen, dass das koordinierende Untergremium die Arbeit bis zum Zielabschlussjahr abschließen kann;
3. sicherstellen, dass nur die Untergremien beteiligt werden, die für den Abschluss der Arbeit von grundlegender Bedeutung sind, um überflüssige Arbeit und Dokumentation zu vermeiden;
4. sicherstellen, dass die Arbeit in die Zweijahres-Agenden aller betreffenden Untergremien aufgenommen wird;
5. sicherstellen, dass das koordinierende Untergremium an sein übergeordnetes Organ/seine übergeordneten Organe über den Stand der Bearbeitung berichtet; und
6. für miteinander verbundene Leistungen, die zur Erreichung des gleichen Gesamtziels beitragen, das Untergremium benennen, dessen Aufgabe es ist zu überwachen, dass die Arbeit an diesen Leistungen aufeinander abgestimmt wird.

Zusätzliche Überlegungen

4.25 Einsendungen an die Ausschüsse oder Untergremien, in denen auf Probleme oder Mängel hingewiesen wird, die in einem bestimmten Bereich/in bestimmten Bereichen der Sicherheit der Seeschifffahrt, der Gefahrenabwehr oder dem Schutz der Meeresumwelt festgestellt wurden, sollen im Allgemeinen und soweit möglich auch geeignete Lösungsvorschläge beinhalten.

4.26 Wenn neue bauliche Anforderungen für Schiffsneubauten vorgeschlagen wurden, sollen die Ausschüsse und Untergremien, um unvermeidliche Abweichungen bei den Sicherheitsnormen zwischen Schiffsneubauten und vorhandenen Schiffen so gering wie möglich zu halten, unter Anwendung der Interim guidelines for the systematic application of the grandfather clauses (MSC/Circ.765-MEPC/ Circ.315) die Anwendung der neuen Anforderungen, oder aller Änderungen dieser, auf vorhandene Schiffe prüfen.

4.27 In Anerkennung des Faktors Mensch als wesentlichen Bestandteil einer jeden Bemühung um eine Erhöhung der Sicherheit der Seeschifffahrt, der Gefahrenabwehr auf See oder des Schutzes der Meeresumwelt sollen die Untergremien bei der Entwicklung neuer Anforderungen und der Überprüfung bestehender Anforderungen immer den Faktor Mensch berücksichtigen, indem sie die "Human-Element"-Prinzipien, die in der Anlage zu Entschließung A.947(23) über Human element vision, principles and goals for the Organization wiedergegeben sind, insbesondere in folgenden Fällen beachten:

1. bei der Prüfung der Eignung von Anforderungen und Empfehlungen für Ausrüstung und Betriebshandbücher an Bord von Schiffen, einschließlich der Vereinfachung und Standardisierung von Terminologie; in dieser Hinsicht sollen bei der Entwicklung neuer und Änderung bestehender Leistungsanforderungen Empfehlungen zu den folgenden Punkten, sorgfältig geprüft werden:
   1. Anwenderfreundlichkeit;
   2. sichere Handhabung der Ausrüstung;
   3. Angleichung der wesentlichen Sicherheitsmerkmale der Ausrüstung; und
   4. die Notwendigkeit klarer, leicht verständlicher und aktualisierter Betriebshandbücher und technischer Handbücher und zeichnerischer Darstellungen;
2. bei der Prüfung der Eignung von Anforderungen und Empfehlungen für betriebliche Richtlinien an Bord von Schiffen, insbesondere im Hinblick auf deren leichte Verständlichkeit;
3. bei der Fortführung der Vereinfachung und Standardisierung von Symbolen und Schildern, die an Bord von Schiffen verwendet werden; und
4. bei der Begriffsbestimmung von Wörtern und Ausdrücken, die in IMO-Instrumenten verwendet werden, wie beispielsweise "angemessen", "ausreichend", "den Anforderungen der Verwaltung entsprechend" usw. und bei der Festlegung, inwieweit deren Bedeutung konkreter bestimmt werden kann.

4.28 Leistungen, die einen hohen Arbeitsaufwand erfordern, wie beispielsweise die Erstellung von Codes, sollen gegebenenfalls auf die vorläufigen Agenden jeder zweiten Tagung der betreffenden Gremien gesetzt werden, um ausreichend Zeit für die vorbereitenden Arbeiten durch die Delegationen einzuräumen.

4.29 Bei Themen, die Recherchen erfordern, sollen Beiträge anderer Organisationen und geeigneter Stellen angeregt und berücksichtigt werden. Der Austausch von Informationen über technische Entwicklungen soll angeregt werden.

4.30 Im Zusammenhang mit Entschließung A.911(22) über Uniform wording for referencing IMO instruments sollen sich die Untergremien bei ihrer Arbeit gegebenenfalls an den dort in der Anlage wiedergegebenen Richtlinien orientieren.

4.31 Wesentliche Änderungen der Änderungsentwürfe zu verbindlichen Instrumenten, die von den Ausschüssen im Hinblick auf ihre Annahme geprüft werden, sollen nur zur Beratung angenommen werden, wenn sie in schriftlicher Form eingereicht werden. Unter außergewöhnlichen Umständen, wenn die zu prüfenden Änderungsentwürfe erhebliche Unstimmigkeiten oder Auslassungen beinhalten oder wenn erhebliche Schwierigkeiten bei ihrer Anwendung vorausgesehen werden können, kann der Ausschuss jedoch mündliche Vorschläge, die darauf abzielen, festgestellte Probleme zu lösen, zur Beratung annehmen.

Steuerung, Kontrolle und Berichterstattung

4.32 Bei der Umsetzung der Liste der Leistungen müssen geeignete Steuerungs- und Kontrollmechanismen vorhanden sein, um sicherzustellen, dass:

1. sowohl die Zweijahres-Agenden als auch die Agenden klar mit dem Strategischen Plan verknüpft sind, einschließlich der Liste der Leistungen;
2. die Ziele des Strategischen Plans mit den beschränkten Mitteln der Organisation und ihrer Mitgliederschaft erreicht werden können;
3. die Reaktion der Organisation auf Änderungen innerhalb des Umfelds, in dem sie tätig ist, mit dem Strategischen Plan im Einklang steht; und
4. mithilfe der Überwachung und Berichterstattung die Fortschritte bei den Zweijahres-Agenden ausdrücklich mit den Fortschritten bei den Leistungen verknüpft werden.

4.33 Um eine klare Verknüpfung zwischen dem Strategischen Plan und der Arbeit der Organisation bereitzustellen, müssen folgende Grundsätze angewendet werden:

1. die Liste der Leistungen muss - in Verbindung mit dem Wirtschaftsplan des Sekretariats - die Grundlage für die zweijährige Arbeit aller IMO-Organe und für den Haushaltsplan der Organisation bilden;
2. alle in den Agenden und Zweijahres-Agenden aller IMO-Organe enthaltenen Punkte müssen Leistungen in der Liste der Leistungen entsprechen oder im Wirtschaftsplan des Sekretariats enthalten sein;
3. die Zweijahres-Agenden der Ausschüsse und ihrer Untergremien müssen dem in Anlage 3 vorgegebenen Format 1 entsprechen und sollen den Berichten zu jeder Tagung als Anlage beigefügt werden;
4. für Leistungen mit Erfüllungsterminen innerhalb des laufenden Zweijahreszeitraums muss die Zweijahres-Agenda das geplante Zieljahr für den Abschluss der Leistung angeben sowie all jene Aufgaben umfassen, die jedes Jahr abzuschließen sind;
5. für eine Aufgabe, für deren Erledigung voraussichtlich ein Zeitraum benötigt wird, der über den Zweijahreszeitraum hinausgeht, muss in der Liste der Leistungen das geplante Zieljahr für den Abschluss angegeben werden; der zuständige Ausschuss muss die betreffende Leistung am Ende des Zweijahreszeitraums prüfen, um den erreichten Fortschritt zu bewerten, und eine Empfehlung darüber abgeben, ob die Leistung in die folgende Liste der Leistungen aufgenommen werden muss;
6. fortlaufende Punkte werden nicht empfohlen, aber in den Fällen, in denen sie als unvermeidbar erachtet werden, ist es trotzdem notwendig, diesen eine Beschreibung nach der "SMART"-Methode zuzuweisen, sodass der Fortschritt im Laufe des Zweijahreszeitraums bewertet werden kann; und
7. in Dokumenten, die bei den Ausschüssen und ihren Untergremien eingereicht werden, muss auf der Grundlage der Liste der Leistungen klar die direkte Verbindung zwischen den enthaltenen Vorschlägen und der unter dem entsprechenden Punkt der Agenda zu erbringenden Leistung aufgezeigt werden.

4.34 Berichte über den Stand der in der Liste der Leistungen enthaltenen Leistungen müssen dem in Anlage 3 wiedergegebenen Format 1 entsprechen und müssen den Berichten zu einer jeden Tagung der Ausschüsse und ihrer Untergremien als Anlage beigefügt werden. ³ In diesen Berichten müssen die neuen Leistungen, die zur Aufnahme in die Zweijahres-Agenden angenommen werden, angegeben werden.

4.35 Bei der Vorbereitung ihrer eigenen Berichte müssen die Ausschüsse und ihre Untergremien alle Berichte aufnehmen, die sie seit ihrem letzten Bericht über den Stand der Leistungen empfangen haben.

4.36 Die Ausschüsse müssen Folge-Agenden, die dem in Anlage 3 wiedergegebenen Format 2 entsprechen sollen, erstellen und führen. Diese müssen den Berichten zu einer jeden Tagung als Anlage beigefügt werden. Für Leistungen, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, müssen die Untergremien zu Planungszwecken auch eine Liste der Leistungen führen, die zur Aufnahme in die Folge-Agenden der Ausschüsse aufgenommenen wurden.

Verantwortlichkeiten

4.37 Die Mitgliedstaaten und das Sekretariat müssen Einheitlichkeit und Disziplin in der verwaltungstechnischen Steuerung des Planungs- und Berichtszyklus sicherstellen.

4.38 Dementsprechend haben die Vorsitzenden, die stellvertretenden Vorsitzenden und Sekretäre der Ausschüsse und ihrer Untergremien eine konkrete Verantwortung für eine wirksame Steuerung des Planungs- und Berichtszyklus und für eine einheitliche und strikte Anwendung der Bestimmungen dieses Dokuments und des Dokuments über Application of the Strategic Plan of the Organization (Entschließung A.1111(30)).

4.39 Um die in Absatz 4.38 erwähnten Aufgaben zu erfüllen, werden eine gut aufgestellte Zusammenarbeit und Koordinierung mit allen verfügbaren Mitteln, einschließlich persönlicher Besprechungen und Telefonkonferenzen, so wie es als erforderlich erachtet wird, zwischen den Vorsitzenden, den stellvertretenden Vorsitzenden und den Sekretären der Ausschüsse und ihrer Untergremien erwartet.

5 REGELUNGEN FÜR DIE ORGANISATION DER ARBEIT

Ausschüsse und Untergremien

5.1 Die Untergremien sollen je nach Notwendigkeit nach den Anweisungen sowohl des Schiffssicherheitsausschusses (MSC) als auch des Ausschusses für den Schutz der Meeresumwelt (MEPC) arbeiten und sollen über bestimmte Leistungen, anstatt an beide Ausschüsse zu berichten, direkt und gesondert an den Ausschuss berichten, der ihren Sachverständigenrat angefordert hat.

5.2 Die Untergremien sollen ihre Leistungsbeschreibung in regelmäßigen Zeitabständen überprüfen, um sicherzustellen, dass diese genau die Arbeiten wiedergibt, die aktuell durchgeführt werden.

5.3 Die Ausschüsse sollen in regelmäßigen Zeitabständen die Notwendigkeit des Fortbestands ihrer Untergremien überprüfen.

5.4 Die Untergremien sollen während der Tagung eines Ausschusses nicht die Einberufung von Arbeitsgruppen empfehlen, ohne dass der Vorsitzende des entsprechenden Untergremiums mit dem Vorsitzenden dieses Ausschusses Rücksprache gehalten hat.

5.5 Ein Untergremium kann einen Beitrag von einem anderen Gremium anfordern, wobei diesem unter Berücksichtigung seiner Leistungen ausreichend Zeit für die Ausarbeitung seines Beitrags eingeräumt werden soll.

5.6 Grundsätzlich sollen die Ausschüsse nicht zulassen, dass ein Untergremium mit der Arbeit an der Überprüfung oder Verbesserung von Bestimmungen, denen es bereits zugestimmt hat, beginnt, bis ausreichende Erfahrungen aus der Umsetzung dieser bestehenden Bestimmungen gewonnen wurden.

5.7 Die Untergremien sollen ihre Bemühungen auf die Durchführung ihnen übertragener fachlicher Arbeiten konzentrieren und sollen normalerweise nicht ohne guten Grund Debatten über die Notwendigkeit oder die zwingende Notwendigkeit einer Leistung neu eröffnen, unabhängig davon, ob sich diese auf ihrer Agenda befindet oder nicht.

5.8 Mit dem Ziel, die nutzbringende und wirksame Durchführung der fachlichen Arbeiten zu ermöglichen, soll/sollen der/die Befürworter von Vorschlägen für neue Leistungen sicherstellen, dass dem Untergremium ausreichende und sachdienliche Informationen, die der durch den Ausschuss festgestellten Notwendigkeit oder dringenden Notwendigkeit entsprechen, zur Verfügung gestellt werden, wenn dieses mit seiner fachlichen Arbeit beginnt.

5.9 Untergremien sollen den Umfang bestehender Leistungen nicht erweitern, es sei denn, sie werden von einem Ausschuss angewiesen oder bevollmächtigt. Untergremien sollen ohne die vorherige Genehmigung eines Ausschusses keine Änderungen oder Interpretationen eines einschlägigen Instruments der IMO ausarbeiten. Wenn sie jedoch nach Absatz 4.9 die Genehmigung eines Ausschusses, tätig zu werden, wie in den vorangehenden zwei Sätzen angegeben, beantragen (oder wenn sie kurzfristig eine Leistung für den laufenden Zweijahreszeitraum oder die Annahme einer neuen Leistung zur Aufnahme in die Folge-Agenda eines Ausschusses vorschlagen), sollen die Untergremien sicherstellen, dass ihr Antrag den Bestimmungen der Absätze 4.3, 4.6 bzw. 4.15 entspricht. Da die Untergremien, aufgrund der Tatsache, dass über ihre Zweijahres-Agenden in der Regel erst am Ende ihrer Tagungen debattiert wird, möglicherweise nicht über ausreichend Zeit zur Ausarbeitung der geforderten Informationen verfügen, sollen interessierte Delegationen in Rücksprache mit dem stellvertretenden Vorsitzenden des Untergremiums und dem Sekretariat, die Informationen ausarbeiten, die dem Vorschlag beigefügt werden sollen und die der Ausschuss für seine Entscheidung darüber, ob eine Leistung in die Zweijahres-Agenda des Untergremiums oder in die Folge-Agenda eines Ausschusses aufgenommen wird, benötigt.

5.10 Untergremien sollen grundsätzlich keine Rundschreiben herausgeben, welche erst nach der Annahme durch die Ausschüsse herausgegeben werden sollen. Die Untergremien können jedoch in Ausnahmefällen Rundschreiben herausgeben, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, vorausgesetzt der betreffende Ausschuss erteilt seine Zustimmung bzw. die betreffenden Ausschüsse erteilen ihre Zustimmung auf seiner/ihrer ersten darauffolgenden Tagung.

5.11 Untergremien sollen davon absehen, einheitliche Auslegungen von Richtlinien auszuarbeiten. In Fällen, in denen der vorhandene Wortlaut von Richtlinien vage formuliert ist und daher Änderungen erforderlich sind, soll das betreffende Untergremium die Richtlinien entsprechend ändern, anstatt eine einheitliche Auslegung auszuarbeiten.

5.12 Bei der Prüfung ihrer Leistungen und/oder ihrer vorläufigen Agenden für die folgende Tagung sollen die Untergremien im Falle von Leistungen, für die an zwei aufeinanderfolgenden Tagungen keine Dokumente eingereicht wurden, den Rat der Ausschüsse einholen.

Leitlinien für die Auswahl von Leistungen für die vorläufige Agenda

5.13 Die Untergremien sollen Leistungen für ihre vorläufigen Agenden so auswählen, dass sichergestellt wird, dass unter Berücksichtigung folgender Punkte wichtige und dringende Themen gebührende Beachtung finden:

1. die Anzahl der Arbeitstage einer jeden Tagung;
   und
2. die Anzahl der Arbeits- und Redaktionsgruppen, die das Untergremium beabsichtigt einzusetzen.

5.14 Die Leistungen sollen zuerst aus der Zweijahres-Agenda ausgewählt werden und wenn die folgende Tagung im kommenden Zweijahreszeitraum stattfindet, aus den zugestimmten Leistungen, die in die Folge-Agenda des Ausschusses aufgenommen wurden.

5.15 Die Gesamtzahl der ausgewählten Leistungen und die Arbeitsbelastung durch die vorläufigen Agenden der Untergremien sollen auf einem angemessenen und überschaubaren Niveau gehalten werden, um eine hohe Qualität der Leistung sicherzustellen. Die aus den Folge-Agenden der Ausschüsse ausgewählten Leistungen sollen nur dann in die Agenden der Untergremien aufgenommen werden, wenn die Leistungen der betreffenden Zweijahres-Agenda abgeschlossen wurden und die Kapazität des Untergremiums die Aufnahme zusätzlicher Leistungen zulässt.

5.16 Die verbleibenden nicht ausgewählten Leistungen werden erst einmal zurückgestellt und gegebenenfalls auf die vorläufigen Agenden der Untergremien übertragen, wenn sie von diesen ausgewählt werden und wenn der betreffende Ausschuss unter Berücksichtigung der Gesamtarbeitsbelastung der für die Arbeit zuständigen Untergremien zustimmt.

Arbeits-, Redaktions-, Korrespondenzgruppen, zwischen den Tagungen tagende Arbeitsgruppen und andere Gruppen

Arbeitsgruppen

5.17 Die Ausschüsse und ihre Untergremien sollen die Anzahl der Arbeitsgruppen, die während ihrer Tagungen gebildet werden, auf ein Minimum beschränken; es können jedoch, falls erforderlich, bis zu drei Arbeitsgruppen eingesetzt werden, wobei die Schwierigkeiten, für kleine Delegationen in diesen Gruppen vertreten zu sein, und der Umstand, dass diese Gruppen ohne Verdolmetschung arbeiten, berücksichtigt werden müssen. Wenn eine Arbeitsgruppe ihre Aufgabe abgeschlossen hat und aufgelöst wurde, soll während derselben Sitzung keine andere Arbeitsgruppe an ihrer Stelle einberufen werden. Zu diesem Zweck sollen die Untergremien sich bemühen, gegebenenfalls Punkte auf ihrer Agenda im Plenum zu prüfen, anstatt Arbeitsgruppen einzusetzen, die sich damit beschäftigen.

5.18 Wenn mehr als drei Arbeitsgruppen benötigt werden, um sich mit verschiedenen Themen auf einer Tagung zu beschäftigen, sollen die Ausschüsse und Untergremien für die möglichen Themen eine Rangfolge der Prioritäten festlegen und entsprechend entscheiden. Wenn mehr als drei nicht miteinander in Verbindung stehende Themen von unabhängigen Arbeitsgruppen über mehrere Tagungen abgedeckt werden müssen, können Vorkehrungen getroffen werden, dass die betreffenden Gruppen auf jeder zweiten Tagung des betreffenden Ausschusses und Untergremiums mit nicht mehr als drei Arbeitsgruppen pro Tagung zusammenkommen.

5.19 Die Arbeitsgruppen können ihre Arbeit am ersten Morgen einer Tagung mit einem Entwurf der Leistungsbeschreibung, der vom Vorsitzenden des betreffenden Ausschusses oder Untergremiums vorgelegt wird, aufnehmen, solange wie die formelle Debatte über die Leistungsbeschreibung unter dem betreffenden Punkt der Agenda noch aussteht. Diese Maßnahmen sollen jedoch nur eine Möglichkeit darstellen und die Entscheidung darüber ist auf der Sitzung mit Bedacht zu treffen. Soweit möglich sollen die Leistungsbeschreibungen für Arbeitsgruppen auf den vorhergehenden Tagungen des übergeordneten Ausschusses oder der Untergremien vereinbart werden. Eine andere Möglichkeit ist es, den Entwurf der Leistungsbeschreibungen der Arbeits- und Redaktionsgruppen nach Absatz 5.36 zu Beginn einer Tagung zu erstellen, um die Punkte festzulegen, zu denen die Gruppen ihre Arbeit am ersten Morgen der Tagung aufnehmen können, ohne dass die zugehörigen Punkte der Agenda zuvor im Plenum geprüft werden.

5.20 Grundsätzlich sollen sich von einer Arbeitsgruppe keine Untergruppen abspalten. Wenn es jedoch notwendig ist, eine oder mehrere Untergruppen zu bilden, um ein wirksames Arbeiten zu ermöglichen, soll die Arbeitsgruppe mit einstimmiger Zustimmung so vorgehen und soll das Ergebnis der Arbeit der Untergruppe prüfen und ihm zustimmen, bevor es in ihren Bericht aufgenommen wird. Wenn Untergruppen gebildet werden, sollen diese außerhalb der normalen Arbeitszeiten zusammenkommen, es sei denn, die Arbeitsgruppe trifft eine andere Entscheidung, um die Produktivität der Arbeit zu erhöhen.

5.21 Die Arbeitsgruppen der Untergremien können, wenn die Umstände und die zeitlichen Beschränkungen dies erfordern, ihre Berichte direkt bei den Ausschüssen einreichen, wenn das übergeordnete Gremium nach Beratungen zwischen dem Vorsitzenden der Gruppe, dem Vorsitzenden des übergeordneten Gremiums und den Vorsitzenden der betreffenden Ausschüsse zustimmt.

5.22 Wenn es zweckdienlich ist, sollen Arbeitsgruppen die fünf Arbeitstage einer Tagung in vollem Umfang nutzen, damit sie ihre Berichte bei der nächsten Tagung ihres übergeordneten Gremiums einreichen können. Wenn Arbeitsgruppenberichte während einer Tagung zu erstellen sind, sollen alle Bemühungen unternommen werden, diese so kurz wie möglich zu halten.

5.23 Ständige Arbeitsgruppen sollen vermieden werden; wenn jedoch eine Notwendigkeit für eine solche Gruppe besteht, soll von dem betreffenden Untergremium eine klare Begründung gegeben und eine geeignete Leistungsbeschreibung zur Verfügung gestellt werden.

Redaktionsgruppen

5.24 Zusätzlich zu den Arbeitsgruppen können die Ausschüsse und ihre Untergremien Redaktionsgruppen bilden. In keinem Fall sollen mehr als fünf Gruppen (beispielsweise drei Arbeits- und zwei Redaktionsgruppen) gleichzeitig während einer Tagung zusammenkommen. Wenn zusätzliche Redaktionsgruppen benötigt werden, sollen diese außerhalb der normalen Arbeitszeiten zusammenkommen.

Andere Gruppen

5.25 Zusätzlich zu den Arbeits- und Redaktionsgruppen können die Ausschüsse und ihre Untergremien andere Gruppen einberufen, wie beispielsweise Fachgruppen oder Prüfgruppen, wenn dies im Rahmen der einschlägigen Übereinkommen erforderlich ist. Je nach der Notwendigkeit und der Dringlichkeit des zu prüfenden Themas können diese Gruppen zusätzlich oder anstelle von Arbeits- oder Redaktionsgruppen zusammenkommen.

Korrespondenzgruppen

5.26 Um die Prüfung eines Themas zu erleichtern, können von den Ausschüssen oder den Untergremien Korrespondenzgruppen eingesetzt und angewiesen werden, an einem konsolidierten Entwurf von Wortlauten, der von einem "federführenden Land" oder dem Sekretariat ausgearbeitet wurde, zu arbeiten, vorausgesetzt, dass der Ausschuss der Prüfung des Themas zugestimmt und die Leistungsbeschreibung für die Gruppe bestätigt hat (siehe auch Absatz 5.36). So kann durch Beratung zwischen den interessierten Delegationen auf dem Korrespondenzweg die Menge der eingereichten und bearbeiteten Dokumente reduziert werden.

5.27 Korrespondenzgruppen sollen, soweit möglich, moderne Kommunikationstechnik, wie beispielsweise das Internet, nutzen.

5.28 Die Arbeit einer Korrespondenzgruppe (beispielsweise der Empfang und die Bearbeitung von Kommentaren und Vorschlägen) soll nicht der formellen Prüfung des betreffenden Themas durch das jeweilige übergeordnete Gremium oder den Standpunkten der Mitgliedstaaten oder internationaler Organisationen, die an der Arbeit der Gruppe teilnehmen, vorgreifen.

5.29 Normalerweise sollen die Ausschüsse und Untergremien nicht mehr als drei Korrespondenzgruppen einberufen, obwohl diese Anzahl erhöht werden kann, wenn die Dringlichkeit des zu prüfenden Themas dies rechtfertigt. Es sollen keine Untergruppen innerhalb einer Korrespondenzgruppe gebildet werden. Ohne die vorherige Zustimmung des Ausschusses/der Ausschüsse sollen keine offiziellen Sitzungen von Mitgliedern der Korrespondenzgruppen abgehalten werden.

5.30 Die Teilnahme an Korrespondenzgruppen steht allen Delegationen (Mitgliedstaaten und Organisationen), die das notwendige Fachwissen zeitgerecht zur Verfügung stellen können oder die ein besonderes Interesse an dem zu prüfenden Thema haben, offen. Jeder Mitgliedstaat oder jede internationale Organisation kann sich an der Arbeit einer Korrespondenzgruppe beteiligen, sobald die Gruppe gebildet wurde und die Gruppe soll unabhängig vom jeweiligen Stand ihrer Arbeit jederzeit Beiträge annehmen.

5.31 Wenn eine Korrespondenzgruppe gebildet wird, soll ein "federführendes Land", eine "federführende Organisation" oder das Sekretariat benannt werden, um die Arbeit der Gruppe zu koordinieren. Zu den Verantwortlichkeiten der Gruppenkoordinatoren gehören:

1. Erstellung, Führung und Verteilung der Teilnehmerliste;
2. Festlegung von Fristen für die Ausarbeitung von Entwürfen von Wortlauten und Empfang diesbezüglicher Kommentare und Vorschläge;
3. Ausarbeitung und Verteilung von Entwürfen von Wortlauten und diesbezüglicher Kommentare;
4. Erstellung des Berichts der Korrespondenzgruppe, einschließlich konsolidierter Entwürfe von Wortlauten (siehe Absatz 5.35), und Einreichung beim Sekretariat; und
5. Bekanntmachung des oben genannten Berichts und der oben genannten Entwürfe von Wortlauten bei dem zuständigen Ausschuss oder Untergremium.

5.32 Zu den Verantwortlichkeiten der Teilnehmer gehören:

1. aktive Teilnahme an der Arbeit der Gruppe;
2. Einhaltung der festgelegten Fristen für die Einreichung von Kommentaren zu Entwürfen von Wortlauten, Vorschlägen usw.; und
3. Weiterleitung der beim Gruppenkoordinator eingereichten Kommentare, Vorschläge usw. an andere Gruppenmitglieder.

5.33 Die Verantwortlichkeiten des Sekretariats sollen in den Fällen, in denen das Sekretariat als Gruppenkoordinator agiert, denen entsprechen, die oben in Absatz 5.31 beschrieben werden. Das Sekretariat kann auch ersucht werden, im Namen des Gruppenkoordinators konsolidierte Entwürfe von Wortlauten usw. zu verteilen.

5.34 Die Ergebnisse der Arbeit von Korrespondenzgruppen sollen normalerweise in Form eines konsolidierten Entwurfs eines Wortlauts festgehalten werden, der die von Mitgliedern der Gruppe empfangenen Informationen wiedergibt. Diesen Texten soll ein kurzer Bericht beigefügt werden, der die Arbeit zusammenfasst und die Mitglieder nennt, die einen Beitrag zu dem Verfahren geleistet haben. Wenn es nicht möglich war, ein vereinbartes konsolidiertes Entwurfsdokument zu erstellen, sollen die Wortlaute oder Themen, über die Uneinigkeit herrschte, im Entwurfsdokument bzw. im Bericht klar angegeben werden.

5.35 Die Berichte der Korrespondenzgruppen sollen bei der ersten Tagung des übergeordneten Gremiums nach Abschluss der Arbeit der Gruppen zeitgerecht unter Einhaltung der Frist für die Prüfung von wesentlichen Dokumenten nach den Bestimmungen von Absatz 6.12 eingereicht werden. Normalerweise soll sich die Arbeit der Korrespondenzgruppen nicht mit den Tagungen des übergeordneten Ausschusses oder des Untergremiums überschneiden. Wenn die Gruppe ihre Arbeit nicht rechtzeitig abgeschlossen hat, um die geltende Frist einzuhalten, soll ein Fortschrittsbericht bei dem übergeordneten Gremium eingereicht werden.

Leistungsbeschreibungen der Arbeits-, Redaktions- und Korrespondenzgruppen

5.36 Wenn Arbeits-, Redaktions- und Korrespondenzgruppen zu bilden sind, soll nach Beratung zwischen dem Vorsitzenden des betreffenden Ausschusses oder Untergremiums und dem Sekretariat ein Entwurf der Leistungsbeschreibung zur Genehmigung durch das Plenum ausgearbeitet werden. Für Arbeits- und Redaktionsgruppen soll dieser Entwurf der Leistungsbeschreibung zu Beginn der Tagung zur Zustimmung durch das Plenum vom Sekretariat herausgegeben werden, bevor die jeweiligen Gruppen ihre Arbeit aufnehmen. Danach soll die vereinbarte Leistungsbeschreibung ohne vorherige Zustimmung des übergeordneten Gremiums nicht geändert oder erweitert werden.

Zwischen den Tagungen tagende Arbeitsgruppen

5.37 Vorbehaltlich der Zustimmung durch den Rat können Sitzungen der Arbeitsgruppen zwischen den Tagungen ohne Dolmetschleistungen einberufen werden. Sitzungen zwischen den Tagungen sollen nur abgehalten werden, wenn sie als zwingend notwendig erachtet werden, und nach sorgfältiger Prüfung ihrer Notwendigkeit von Fall zu Fall durch den entsprechenden Ausschuss unter Berücksichtigung der Priorität und Dringlichkeit des betreffenden Themas, das auf diesen Sitzungen behandelt werden soll. Sitzungen dieser Gruppen zwischen den Tagungen sollen unmittelbar vor oder nach einer Tagung des betreffenden übergeordneten Gremiums am Hauptsitz der IMO abgehalten werden. Andere Regelungen können geprüft werden, jedoch soll keine Regelung bezüglich einer Sitzung zwischen den Tagungen getroffen werden, bevor eine solche Sitzung durch den Ausschuss genehmigt wurde. Sitzungen der Arbeitsgruppen und Fachgruppen zwischen den Tagungen sollen nicht gleichzeitig mit Ausschuss- oder Unterausschusssitzungen abgehalten werden.

6 VERFAHREN ZUR ERSTELLUNG UND EINREICHUNG VON DOKUMENTEN

Erstellung von Dokumenten

6.1 Dokumente sollen mit einfachem Zeilenabstand und so kurz und prägnant wie möglich verfasst werden, um ihre zeitgerechte Bearbeitung zu ermöglichen. Zur Förderung des klaren Verständnisses der Dokumente sollen folgende Punkte beachtet werden:

1. allen Dokumenten soll eine kurze Zusammenfassung vorausgehen, die in der Form und mit den Informationen, wie in der Tabelle unten angegeben, verfasst werden soll. In den Dokumenten, insbesondere in den Vorschlägen zur Aufnahme einer Leistung, sollen, soweit möglich, die Verknüpfungen mit dem Strategischen Plan aufgezeigt werden, indem in der Zusammenfassung auf den/die verbundenen Strategische(n) Schwerpunkt(e) und die Leistung(en) verwiesen wird.
   

   Zusammenfassung
   Kurzfassung:	Diese Beschreibung soll kurz sein, das vorgeschlagene Ziel darlegen (eine Änderung, eine Entschließung der Vollversammlung, ein Rundschreiben, reine Information usw.) und Informationen darüber enthalten, ob ein Vorschlag finanzielle Auswirkungen für die Schifffahrtsbranche oder den Haushaltsplan der IMO hat.
   Strategische Schwerpunkte, falls zutreffend:	Es soll auf einen oder mehrere wichtige strategische Schwerpunkte im Strategischen Plan der Organisation verwiesen werden.
   Leistung:	Es soll auf eine oder mehrere der Leistungen in der Zweijahres-Liste der Leistungen verwiesen werden. Wenn es keine entsprechende Leistung gibt, soll ein geeigneter beschreibender Text enthalten sein.
   Zu treffende Maßnahme:	Es soll auf den Absatz des Dokuments verwiesen werden, in dem die Maßnahme genannt wird, die der Ausschuss, der Unterausschuss usw. zu treffen hat.
   Zugehörige Dokumente:	Andere Schlüsseldokumente sollen angegeben werden, soweit sie dem Verfasser des Dokuments bekannt sind.

2. wesentliche Dokumente sollen mit einer Zusammenfassung der Maßnahmen abschließen, die das entsprechende Gremium aufgefordert wird zu treffen; und
3. informative Dokumente sollen mit einer Zusammenfassung der enthaltenen Informationen abschließen.

6.2 Um ihre Verarbeitung zu erleichtern, sollen die Dokumente in Microsoft Word, unter Verwendung von Arial Schriftgröße 11, per E-Mail eingereicht und an folgende Adressen gesendet werden:

Ausdrucke der Dokumente können auch eingereicht oder angefordert werden, um zu prüfen, dass kein Teil des Textes durch die Übertragung oder Umwandlung fehlerhaft dargestellt wurde.

6.3 Dokumente, die der IMO 13 Wochen oder länger vor einer Tagung zur Verfügung gestellt wurden, sollen nicht im Plenum vorgestellt werden, es sei denn, der Vorsitzende entscheidet, dass dies für die ordnungsgemäße Prüfung des betreffenden Themas unerlässlich ist. Informative Dokumente und Dokumente, die kein Handeln durch die Ausschüsse oder ihre Untergremien erfordern, außer dass deren Inhalt zur Kenntnis genommen werden muss, sollen nicht im Plenum vorgestellt werden.

6.4 Um auf die Wichtigkeit von Dokumenten hinzuweisen, die Vorschläge zu Änderungen von Instrumenten der IMO in Verbindung mit der Sicherheit der Seeschifffahrt, der Gefahrenabwehr auf See und dem Schutz der Meeresumwelt beinhalten, deren Annahme der Schiffssicherheitsausschuss (MSC) oder der Ausschuss für den Schutz der Meeresumwelt (MEPC) zugestimmt hat, sind diese Dokumente auf der Dokumenten-Webseite der IMO an der Hervorhebung des Hintergrunds in rosa zu erkennen.

6.5 Dokumente, die Vorschläge zu Änderungen verbindlicher Instrumente beinhalten, sollen in einem Format dargestellt werden, in dem die vorgenommenen Änderungen klar erkennbar sind (z.B. durch Verwendung der Funktion "durchstreichen" für gelöschten Text und "grau hinterlegen", um alle Änderungen und neue Hinzufügungen, einschließlich des gelöschten Textes, hervorzuheben).

6.6 Berichte der Ausschüsse und ihrer Untergremien sollen grundsätzlich unter einem jeden Abschnitt nur folgende Punkte enthalten:

1. eine Übersicht über die Schlüsseldokumente und eine Liste anderer von den Mitgliedstaaten, internationalen Organisationen oder dem Sekretariat eingereichter Dokumente;
2. eine Zusammenfassung der während der Prüfung eines Themas zum Ausdruck gebrachten Ansichten, durch die die Entscheidung des berichtenden Gremiums möglicherweise beeinflusst wurde (wodurch die Berichte aber nicht zu Kurzniederschriften werden dürfen), wobei Stellungnahmen der Delegationen nur auf deren während der Sitzung geäußerten ausdrücklichen Wunsch aufgenommen werden sollen; und
3. eine Niederschrift der Beschlüsse.

6.7 Bei der Ausarbeitung von Empfehlungen, Codes oder Richtlinien sollen, soweit möglich, Querverweise auf von der IMO oder anderen Organisationen zuvor erstellte Texte und entwickelte Terminologie erstellt werden. Dadurch werden unnötige Wiederholungen vermieden und die Notwendigkeit übermäßig detaillierter Bestimmungen und nachträglicher Angleichung verringert.

6.8 Die Vorsitzenden der Untergremien sollen ihre Berichte nicht bei den Ausschüssen vorstellen, da diese ohne Prüfung angenommen werden sollen.

6.9 Von den dringenden Themen, die aus den Tagungen der Untergremien oder Gremien der IMO, außer denen des Rates und der Vollversammlung, hervorgehen, die weniger als 13 Wochen vor der Tagung eines Ausschusses stattfanden, soll der Ausschuss nur die dringenden Themen prüfen, die er auf einer früheren Tagung festgelegt hat. Grundsätzlich soll der Ausschuss keine Berichte oder Themen berücksichtigen, die aus einer Tagung ei nes Untergremiums hervorgehen, die weniger als 9 Wochen vor der Tagung des Ausschusses stattgefunden hat. In Ausnahmefällen kann ein Untergremium den Ausschuss ersuchen, bei einem Thema tätig zu werden, das das Untergremium als dringend und wichtig erachtet, das aus einer Tagung hervorgeht, die weniger als 9 Wochen vor der Tagung des Ausschusses stattgefunden hat. In solchen Fällen soll der Vorsitzende des Untergremiums mit dem Vorsitzenden des Ausschusses Rücksprache halten, damit dieser den vorgesehenen Maßnahmen zustimmt.

6.10 Alle beteiligten Parteien sollten sich ständig der finanziellen Auswirkungen und der Auswirkungen auf die Umwelt des Volumens an Dokumentation, das durch die Sitzungen der IMO erzeugt wird, bewusst sein und sollen die Anzahl der Seiten der auf diesen Sitzungen eingereichten Dokumente so weit wie möglich begrenzen. Zur Information werden die aktuellen Regelungen im Sekretariat zur Erstellung von Arbeitspapieren während der Sitzungen in Anlage 4 beschrieben.

6.11 Zur Unterstützung der Maßnahmen, auf die in Absatz 6.10 verwiesen wird, sollen Dokumente, ausgenommen informative Dokumente und Berichte der Ausschüsse und Untergremien, Arbeits-, Redaktions-, Korrespondenz- und anderer Berichtsgruppen und des Sekretariats, die mehr als 20 Seiten umfassen, nicht vollständig übersetzt werden. Sie sollen zu Übersetzungszwecken eine Zusammenfassung des Dokuments enthalten, die nicht länger als vier Seiten ist, wobei der restliche Inhalt als Anlage in der Sprache (z.B. Englisch) eingereicht wird, die, beispielsweise von den Arbeitsgruppen, benötigt wird.

Einreichung von Dokumenten

6.12 Um sicherzustellen, dass alle Dokumente am Hauptsitz der IMO in allen drei Arbeitssprachen zeitgerecht für eine Tagung eines Ausschusses oder Untergremiums zur Verfügung stehen, und so die zeitgerechte Prüfung der Dokumente zu ermöglichen und die Beteiligung aller Mitglieder am Entscheidungsprozess der Ausschüsse und ihrer Untergremien zu fördern, gelten folgende Bestimmungen:

1. grundsätzlich sollen Dokumente, ausgenommen informative Dokumente und Berichte der Ausschüsse und Untergremien, Arbeits-, Redaktions-, Korrespondenz- und anderer Berichtsgruppen und des Sekretariats, nicht mehr als 50 Seiten umfassen. Im Falle von Berichten der Arbeits-, Redaktions-, Korrespondenz- oder anderer Berichtsgruppen und in anderen Ausnahmefällen kann die Anzahl der Seiten größer sein, vorausgesetzt, dass die unten in Unterabsatz .2 und .3 angegebene Frist für den Eingang des Dokuments im Sekretariat je 20 Seiten, die über 50 Seiten hinausgehen, um 1 Woche verlängert wird;
2. Dokumente, die Vorschläge zur Aufnahme neuer Leistungen beinhalten, sollen spätestens 13 Wochen vor der Eröffnung der entsprechenden Tagung des Ausschusses im Sekretariat eingehen. Sie sollen spätestens 5 Wochen vor Eröffnung der Tagung in den drei Arbeitssprachen der Organisation am Hauptsitz der IMO und auf der Dokumenten-Webseite der IMO zur Verfügung gestellt werden;
3. Dokumente (einschließlich informativer Dokumente), die mehr als sechs Textseiten umfassen (umfangreiche Dokumente) sollen spätestens 13 Wochen vor der Eröffnung der entsprechenden Tagung eines Ausschusses oder Untergremiums im Sekretariat eingehen. Umfangreiche Dokumente, die in elektronischer Form eingereicht werden, können jedoch vom Sekretariat angenommen werden, wenn sie spätestens 9 Wochen vor der jeweiligen Tagung eingehen. Sie sollen spätestens 5 Wochen vor der Eröffnung der Tagung in den drei Arbeitssprachen der Organisation, mit Ausnahme von informativen Dokumenten (die nicht übersetzt werden sollen), am Hauptsitz der IMO und auf der Dokumenten-Webseite der IMO zur Verfügung gestellt werden;
4. nichtumfangreiche Dokumente, die sich mit denen auseinandersetzen, die oben in Unterabsatz .2 und .3 genannt werden, oder mit Punkten, die sich bereits auf der Agenda befinden, sollen spätestens 9 Wochen vor der Eröffnung der entsprechenden Tagung eines Ausschusses oder Untergremiums im Sekretariat eingehen. Sie sollen spätestens 5 Wochen vor der Eröffnung der Tagung in den drei Arbeitssprachen der Organisation am Hauptsitz der IMO und auf der Dokumenten-Webseite der IMO zur Verfügung gestellt werden;
5. ungeachtet der Bestimmungen von Unterabsatz .4 oben sollen die in Unterabsatz .2, .3 und .4 oben genannten Dokumente, die vier Seiten oder weniger umfassen, bearbeitet werden, wenn sie spätestens 7 Wochen vor der Eröffnung der entsprechenden Tagung eines Ausschusses oder Untergremiums im Sekretariat eingehen. Diese Dokumente sollen mit einem Absatz beginnen, in dem das Dokument, mit dem sie sich auseinandersetzen, klar benannt und erklärt wird, dass das Dokument nach den Bestimmungen von Absatz 6.12.5 dieses Dokuments eingereicht wird. Sie sollen spätestens 4 Wochen vor Eröffnung der Tagung in den drei Arbeitssprachen der Organisation am Hauptsitz der IMO und auf der Dokumenten-Webseite der IMO zur Verfügung gestellt werden;
6. nichtumfangreiche informative Dokumente sollen spätestens 9 Wochen vor der Eröffnung der entsprechenden Tagung eines Ausschusses oder Untergremiums im Sekretariat eingehen. Sie sollen nicht übersetzt werden und sollen spätestens 5 Wochen vor der Eröffnung der Tagung am Hauptsitz der IMO und auf der Dokumenten-Webseite der IMO zur Verfügung gestellt werden. Abgesehen von der Kenntnisnahme besteht kein weiterer Handlungsbedarf auf der Grundlage eines rein informativen Dokuments;
7. darüber hinaus sollen hinsichtlich der Berichte der Untergremien, auf Grundlage derer ein Ausschuss normalerweise aufgefordert wird, tätig zu werden, alle möglichen Anstrengungen unternommen werden, um sicherzustellen, dass diese Berichte spätestens 5 Wochen vor Eröffnung der Tagung in den drei Arbeitssprachen der Organisation am Hauptsitz der IMO und auf der Dokumenten-Webseite der IMO zur Verfügung gestellt werden; und
8. im Falle von grundlegenden Dokumenten, die bei einem Ausschuss eingereicht werden und in denen über dringende Themen berichtet wird, die aus in Absatz 6.9 genannten Tagungen der Untergremien hervorgehen, die weniger als 13 Wochen vor der Tagung des Ausschusses stattfanden, soll diesen grundlegenden Dokumenten als Anlage der Wortlaut (z.B. Entwürfe von Entschließungen der Vollversammlung, Entwürfe von Rundschreiben des Schiffssicherheitsausschusses), zu dem der Ausschuss aufgefordert wird, tätig zu werden, als Anlage beigefügt werden.

6.13 Das Sekretariat soll alle möglichen Anstrengungen unternehmen, um die zeitgerechte Veröffentlichung der Dokumente auf der Dokumenten-Webseite der IMO sicherzustellen. Mitgliedstaaten und internationale Organisationen sollen sich ebenfalls bemühen, die Dokumente so früh wie möglich einzureichen und nicht erst kurz vor Ablauf der entsprechenden Fristen.

6.14 Das Sekretariat soll die oben genannten Bestimmungen bezüglich der Einreichung von Dokumenten strikt anwenden und soll keine von den Mitgliedstaaten oder internationalen Organisationen verspätet eingereichten Dokumente annehmen. Jede Befreiung von diesen Bestimmungen bedarf der vorherigen Zustimmung durch den Vorsitzenden des betreffenden Ausschusses nach Rücksprache mit dem Sekretariat. In Ausnahmefällen, die ein sofortiges Handeln durch den Ausschuss erfordern, soll spätestens 9 Wochen vor der Eröffnung der Tagung des entsprechenden Gremiums ein entsprechendes Dokument zu diesem Zweck, das nicht mehr als vier Seiten umfassen soll, im Sekretariat eingehen und spätestens 5 Wochen vor der Eröffnung der Tagung in den drei Arbeitssprachen der Organisation am Hauptsitz der IMO zur Verfügung gestellt werden. Der Ausschuss würde, wenn er sich dazu bereit erklärt, das Dokument erst bei Eröffnung seiner Tagung prüfen.

6.15 In den in Absatz 6.9 genannten Ausnahmefällen, wenn ein Untergremium einen Ausschuss auffordert, bei dringenden Themen, die aus einer Tagung hervorgehen, die weniger als 9 Wochen vor der Tagung des Ausschusses stattfand, tätig zu werden, sollen Dokumente, die nicht mehr als vier Seiten umfassen sollen, in denen diese dringenden Themen erläutert werden, bearbeitet werden, wenn sie spätestens 7 Wochen vor einer beliebigen Tagung des betreffenden Ausschusses im Sekretariat eingehen. Diese Dokumente sollen mit einem Absatz beginnen, in dem das Dokument, mit dem sie sich auseinandersetzen, klar benannt und erklärt wird, dass das Dokument nach den Bestimmungen von Absatz 6.15 dieses Dokuments eingereicht wird. Sie sollen spätestens 4 Wochen vor der Eröffnung der Tagung in den drei Arbeitssprachen am Hauptsitz der IMO zur Verfügung gestellt werden.

7 BEACHTUNG DER BESTIMMUNGEN DES DOKUMENTS

Die Bestimmungen dieses Dokuments müssen strikt eingehalten werden. Dies unterstützt die Delegationen dabei, sich angemessen auf eine jede Sitzung vorzubereiten, und fördert ihre Beteiligung an der Debatte und am Entscheidungsprozess während der Sitzungen. Außerdem werden dadurch Schwierigkeiten der Delegationen bei der Ausarbeitung nationaler Standpunkte zu Themen auf der Agenda der zwei Ausschüsse oder ihrer Untergremien vermieden. Um die Produktivität der Arbeit im Allgemeinen zu fördern, sollen die Ausschussmitglieder sicherstellen, dass ihre Kollegen, die an den Tagungen anderer Ausschüsse teilnehmen, umfassend über das Ergebnis der Sitzung, an der sie teilgenommen haben, informiert werden. Die Ausschussmitglieder sollen außerdem sicherstellen, dass ihre Sachverständigen, die an Sitzungen von Untergremien und Arbeits-, Redaktions- oder Korrespondenzgruppen teilnehmen, bezüglich aller notwendigen Maßnahmen zur Umsetzung der Beschlüsse der Ausschüsse angemessen informiert und angewiesen werden.

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1 Ziele der IMO: Nachweise erbringen, ob und wie der Vorschlag:

1. in den Aufgabenbereich des Auftrags der IMO fällt; und
2. gegebenenfalls zur Umsetzung der im Strategischen Plan enthaltenen Strategischen Schwerpunkte beiträgt; Leistungen, die in keiner direkten Verbindung zu den Strategischen Schwerpunkten stehen, können als "Andere Leistungen" angenommen werden.

2 Notwendigkeit: Darlegen und dokumentieren:

1. die Notwendigkeit der vorgeschlagenen Leistung hinsichtlich der Risiken oder Gefahren, für die es als notwendig erachtet wird, dass sich mit ihnen befasst wird; und
2. die Nachweise, die die wahrgenommene Notwendigkeit belegen.

3 Analyse des Themas: Bereitstellung einer Analyse der vorgeschlagenen Maßnahme, einschließlich einer Bewertung ihrer Durchführbarkeit, Zweckmäßigkeit und Verhältnismäßigkeit.

4 Analyse der Auswirkungen: Bereitstellung einer Analyse der Auswirkungen des Vorschlags, die sich mit den Kosten für die Schifffahrtsbranche sowie mit dem verbundenen Gesetzgebungs- und Verwaltungsaufwand (einschließlich des/der vorgeschlagenen Verfahren(s) zur Erfüllung der sich daraus ergebenden verwaltungstechnischen Voraussetzungen) befasst.

5 Nutzen: Nachweise dafür erbringen, dass der von der Aufnahme des neuen Punktes erwartete Nutzen hinsichtlich einer erhöhten Sicherheit der Seeschifffahrt, einer erhöhten Gefahrenabwehr auf See oder eines erhöhten Schutzes der Meeresumwelt die vorgeschlagene Maßnahme rechtfertigt.

6 Branchenübliche Normen: Bereitstellung von Informationen darüber, ob angemessene branchenübliche Normen vorhanden sind oder entwickelt werden sowie über den angestrebten Zusammenhang zwischen diesen Normen und der vorgeschlagenen Leistung.

7 Leistung: Beschreibung der vorgesehenen Leistung nach der SMART-Methode (spezifisch, messbar, angemessen, realistisch, terminiert), einschließlich des Anwendungsbereichs. Wenn die Arbeit an einer Leistung voraussichtlich über einen Zweijahreszeitraum hinausgeht, sollen die erwarteten Teilleistungen für jeden Zweijahreszeitraum genau angegeben werden.

8 Human Element: Bereitstellung der ausgefüllten in MSC-MEPC.7/Circ.1 enthaltenen Prüfliste, um nachzuweisen, dass das "Human Element" in ausreichendem Maße berücksichtigt wurde.

9 Dringlichkeit: Erbringen von Nachweisen, unter Bezugnahme auf den aktuellen Strategischen Plan, für:

1. die Dringlichkeit der vorgeschlagenen Leistung, einschließlich eines möglichen Vorschlags, die vorgeschlagene Leistung in die Zweijahres-Agenda aufzunehmen; und
2. das Datum, an dem die vorgeschlagene Leistung abgeschlossen werden soll.

10 Erforderliche Handlung: Angabe der erforderlichen Handlung, die durch das IMO-Organ durchgeführt werden muss.

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1 EINLEITUNG

1.1 In Entschließung A.998(25) der Vollversammlung Need for capacitybuilding for the development and implementation of new, and amendments to, existing instruments wird davor gewarnt, dass, sofern der Rat, die Ausschüsse und ihre Untergremien die Themen, die mit Kapazitätsaufbau, technischer Zusammenarbeit und technischer Unterstützung zusammenhängen, nicht mit dem Ansatz "von der Wiege bis zur Bahre" behandeln, die Erfolgschancen bei der Ratifizierung und wirksamen Umsetzung der Instrumente der IMO an einem Punkt, an dem die Umsetzung dieser Instrumente dringend erforderlich ist, durch die mangelnde Vorbereitung oder den Mangel an Kapazitäten der Mitgliedstaaten, insbesondere der kleinen Inselstaaten unter den Entwicklungsländern (small island developing States (SIDS)) und der am wenigsten entwickelten Länder (least developed countries (LDC)), verringert werden könnten.

1.2 Die Bewertung der Auswirkungen in Hinsicht auf das Erfordernis eines Kapazitätsaufbaus für die Umsetzung neuer und/oder die Änderungen bestehender Instrumente ist ein sich wiederholender Prozess, der mit der Annahme des vorläufigen Vorschlags beginnt und parallel zum Prozess der Umsetzung verläuft.

1.3 Diese Verfahren stehen zusätzlichen Maßnahmen der Staaten zur Förderung der Verwirklichung der Ziele eines Kapazitätsaufbaus durch technische Unterstützung oder Zusammenarbeit nicht entgegen.

2 BEGRIFFSBESTIMMUNGEN

Für die Zwecke dieser Verfahren gelten die folgenden Begriffsbestimmungen:

2.1 Kapazitätsaufbau bezeichnet nachhaltige gesellschaftliche, wirtschaftliche oder gesetzliche Maßnahmen mit verschiedenen Mitteln zum Zwecke einer umfassenden Umwandlung der Leistung der Verwaltung oder der Beteiligten aus der Branche zur Umsetzung und damit zur Einhaltung neuer oder geänderter Instrumente.

2.2 Technische Unterstützung bezeichnet eine Methode zum Kapazitätsaufbau durch bilateralen und/oder multilateralen Austausch von Fachwissen, Ressourcen oder technischem Knowhow für Beteiligte, die eine solche Unterstützung angefordert haben, zur Förderung ihrer technischen Fähigkeiten, bestehende, neue oder geänderte Instrumente umzusetzen.

2.3 Technische Zusammenarbeit bezeichnet eine Methode zum Kapazitätsaufbau durch multilaterale Bemühungen für eine Gruppe zusammenarbeitender Länder einer bestimmten Region in der Form von Schulungen und Austausch von Fachwissen, Knowhow und Informationen zur Unterstützung ihrer auf die Förderung der Umsetzung bestehender, neuer und/oder geänderter Instrumente abzielenden Bemühungen.

2.4 Instrumente bezeichnet Übereinkommen der IMO und andere Verträge.

3 ZWECK UND ZIELE

3.1 Zweck dieser Verfahren ist die Umsetzung von Entschließung A.998(25), deren Ziel es ist, die Bemühungen zur Förderung der weltweiten Umsetzung der Instrumente der IMO zu verstärken.

3.2 Diese Verfahren sollen dazu beitragen, die Auswirkungen in Hinsicht auf das Erfordernis eines Kapazitätsaufbaus in den folgenden Fällen zu erfassen und zu bewerten:

1. wenn ein Ausschuss neue Instrumente/Änderungen zu bestehenden Instrumenten annimmt;
2. während der Umsetzung neuer Instrumente oder geänderter Instrumente; und
3. während der zeitlichen Planung von Maßnahmen oder Handlungen zum Kapazitätsaufbau.

3.3 Diese Verfahren gelten für die Ausschüsse der Organisation und stellen ein konkretes Verfahren zur Umsetzung von Entschließung A.998(25) dar.

3.4 Diese Verfahren haben zum Ziel:

1. die Förderung der weltweiten Ratifizierung und Einhaltung neuer angenommener Instrumente der IMO;
2. die Verbesserung des Grades und der Qualität der Umsetzung neuer und/oder geänderter Instrumente; und
3. die größtmögliche Förderung eines ausgewogenen Umsetzungsgrades neuer Instrumente.

4 VERFAHREN

4.1 Die Ausschüsse sollen unter Einhaltung des in Anhang 1 zu diesen Verfahren im Flussdiagramm dargestellten Verfahrens eine Bewertung der Auswirkungen in Hinsicht auf das Erfordernis eines Kapazitätsaufbaus durchführen.

4.2 Bewertungen der Auswirkungen in Hinsicht auf das Erfordernis eines Kapazitätsaufbaus sollen nach der Annahme eines neuen Instruments/der Änderung bestehender Instrumente eingeleitet werden.

Bewertung der Auswirkungen in Hinsicht auf das Erfordernis eines Kapazitätsaufbaus

4.3 Um die Bewertung der Auswirkungen in Hinsicht auf das Erfordernis eines Kapazitätsaufbaus zu erleichtern, soll der Ausschuss, falls erforderlich, in der Annahmephase für neue Instrumente oder geänderte Instrumente die Redaktionsgruppe für die Änderung verbindlicher Instrumente anweisen, unter Verwendung der in Anhang 1 zu diesen Verfahren enthaltenen Prüfliste zur Bewertung der Notwendigkeit eines Kapazitätsaufbaus eine Bewertung der Auswirkungen in Hinsicht auf das Erfordernis eines Kapazitätsaufbaus vorzunehmen.

4.4 Die Redaktionsgruppe soll Anmerkungen und alle weiteren hierzu eingereichten Dokumente prüfen, gegebenenfalls eine weitere Bewertung durchführen und ihren Bericht und ihre Empfehlungen dem Ausschuss vorlegen. Das Ergebnis der vorläufigen Bewertung soll bei dem betreffenden Ausschuss zur Prüfung eingereicht werden. Darin sollen die Einschätzung der Redaktionsgruppe, ob es Auswirkungen in Hinsicht auf das Erfordernis eines Kapazitätsaufbaus gibt oder geben wird oder die Notwendigkeit für eine technische Unterstützung besteht oder bestehen wird, eine Liste möglicher Auswirkungen sowie Empfehlungen für das weitere Vorgehen enthalten sein.

4.5 Die Redaktionsgruppe kann ein Thema durch den Ausschuss zur weiteren Prüfung an ein anderes Organ verweisen.

Nachbewertung des Erfordernisses eines Kapazitätsaufbaus für die Umsetzung neuer Maßnahmen

4.6 Wenn neue Maßnahmen angenommen wurden, kann der Ausschuss die Redaktionsgruppe ersuchen:

1. unter Verwendung der in Anhang 2 zu diesen Verfahren genannten Kriterien und Mechanismen eine Nachbewertungsübung durchzuführen, um aufzuzeigen, welche Themen bei der Umsetzung von Maßnahmen im Rahmen der technischen Zusammenarbeit und Unterstützung besondere Aufmerksamkeit erfordern; und
2. zur Prüfung durch den Ausschuss einen Entwurf für ein Rundschreiben vorzubereiten, in dem, zur Prüfung durch die Organisation, die Mitglieder und/oder die Branche, mögliche Auswirkungen in Hinsicht auf das Erfordernis einer Kapazitätserweiterung beschrieben und Empfehlungen für die weitere Vorgehensweise gegeben werden.

5 LEISTUNGSBESCHREIBUNG FÜR DIE REDAKTIONSGRUPPE

Bei der Durchführung ihrer Bewertung des erforderlichen Kapazitätsaufbaus soll sich die Redaktionsgruppe an folgender Leistungsbeschreibung orientieren:

1. Prüfung einer vorläufigen Bewertung des erforderlichen Kapazitätsaufbaus und technischer Unterstützungsleistungen;
2. Durchführung einer Bewertung und, nach der Annahme neuer Maßnahmen, Durchführung einer Nachbewertung der erforderlichen Kapazitätsaufbauleistungen, die in der von den Verwaltungen für die Umsetzung des Instruments angeforderten technischen Unterstützung oder technischen Zusammenarbeit inbegriffen sein können;
3. Durchführung einer Bewertung in Abstimmung mit der Branche und Nichtregierungsorganisationen und bei der Umsetzung neuer Maßnahmen Durchführung einer Nachbewertung der Kapazitätsaufbauleistungen, die zur Umsetzung des Instruments von der Schifffahrtsbranche gefordert oder erwartet werden könnten; und
4. Unterrichtung des betreffenden Ausschusses über die Auswirkungen in Hinsicht auf das Erfordernis eines Kapazitätsaufbaus im Zusammenhang mit einem neuen Instrument bzw. einer vorgeschlagenen Änderung zu einem Instrument, je nachdem, welches sich gerade in der Prüfung befindet.

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1 Für Verwaltungen

[  ] Sind neue Rechtsvorschriften erforderlich?

[  ] Besteht die Notwendigkeit neuer Ausrüstung und/oder neuer Systeme?

[  ] Gibt es auf internationaler Ebene Produktionskapazitäten für die Ausrüstung?

[  ] Gibt es auf internationaler Ebene Reparatur-/ Wartungseinrichtungen für die Ausrüstung?

[  ] Gibt es Kapazitäten für die Entwicklung neuer Systeme?

[  ] Sind für die Durchführung zusätzliche finanzielle Mittel erforderlich?

[  ] Besteht die Notwendigkeit zusätzlicher Personalressourcen oder neuer Fähigkeiten

[  ] Besteht die Notwendigkeit einer Verbesserung der derzeitigen Infrastruktur?

[  ] Gibt es ausreichend Vorlaufzeit bis zur Umsetzung?

[  ] Wird ein schnelles Verfahren zur Umsetzung angewandt?

[  ] Kommt es zu einer wesentlichen Änderung bestehender Normen?

[  ] Ist eine Anleitung zur Umsetzung erforderlich?

2 Für die Branche

[  ] Benötigt die Branche neue und/oder eine Verbesserung der vorhandenen Systeme?

[  ] Gibt es auf internationaler Ebene Kapazitäten zur Entwicklung neuer Systeme?

[  ] Besteht die Notwendigkeit einer zusätzlichen Ausbildung der Seeleute?

[  ] Gibt es diesbezügliche anerkannte Lehrgänge?

[  ] Gibt es auf internationaler Ebene ausreichende Simulationslehrgänge?

[  ] Ist neue Ausrüstung erforderlich?

[  ] Gibt es Produktionskapazitäten auf internationaler Ebene?

[  ] Gibt es Reparatur-/Wartungs- und/oder Nachrüstungskapazitäten und sind Instandhaltungskapazitäten auf internationaler Ebene vorhanden?

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Format 1: Zweijähriger Lagebericht

Anmerkungen:

1. Wenn einzelne Leistungen aus mehreren Teilleistungen bestehen, müssen im Formular Angaben über jede einzelne Teilleistung gemacht werden.
2. Als Zieljahr für den Abschluss muss ein Jahr angegeben werden oder es muss die Angabe erfolgen, dass es sich um eine jährliche oder fortlaufende Leistung handelt. Hier darf nicht eine Anzahl der Tagungen angegeben werden.
3. Die Angaben in der Spalte "Stand der Leistung" sind wie folgt zu untergliedern:
   • "abgeschlossen" bedeutet, dass die Leistung für das betreffende Jahr ordnungsgemäß vollendet wurde;
   • "in Bearbeitung" bedeutet, dass ein Fortschritt bei der Erbringung der Leistung zu verzeichnen ist und dass die Beendigung im Zieljahr für den Abschluss zu erwarten ist;
   • "fortlaufend" bedeutet, dass die Leistungen sich auf ständige oder fortlaufende Aufgaben der entsprechenden IMO-Organe beziehen;
   • "aufgeschoben" bedeutet, dass das entsprechende IMO-Organ beschlossen hat, die Erbringung der betreffenden Leistungen auf einen anderen Zeitraum (beispielsweise bis zum Eingang der zugehörigen einzureichenden Dokumente) zu verschieben und dementsprechend, dass die Leistung in die Folge-Agenda aufgenommen wurde;
   • "verlängert" bedeutet, dass die Erledigung weiterer Aufgaben erforderlich ist und dass die Erbringung der Leistung nicht wie geplant abgeschlossen wird; und
   • aufgrund der Art der jährlichen Leistungen kann deren Status entweder als "abgeschlossen" oder "aufgeschoben" bezeichnet werden.
4. Es muss auf den entsprechenden Abschnitt im Bericht des Organs über dieses Thema verwiesen werden.

Format 2: Folge-Agenden der Ausschüsse
(die im Nachgang der Zweijahres-Agenda zu erledigen sind)

Anmerkungen:

5. Zweijahreszeitraum, in dem die Leistung in die Folge-Agenda aufgenommen wurde.
   

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1 Die Einzelheiten dazu, wie die Ausarbeitung von während der Sitzung erstellten Arbeitspapieren zu handhaben ist, die während der Woche vor einer jeden Sitzung auf einer Koordinierungssitzung zwischen der Konferenzabteilung und der betreffenden technischen Abteilung/den betreffenden technischen Abteilungen vereinbart werden, werden durch den Sekretär des IMO-Gremiums an den Vorsitzenden dieses Gremiums sowie an die Vorsitzenden der Arbeits- und Redaktionsgruppen übermittelt.

2 Um sicherzustellen, dass alle Arbeitspapiere, einschließlich des Berichtsentwurfs, im Bedarfsfall in allen drei Arbeitssprachen zur Verfügung stehen, sollen diese Dokumente so kurz und prägnant wie möglich gehalten werden und eine begrenzte Anzahl von Seiten mit neuem Text umfassen. Es gelten die folgenden Bestimmungen:

1. Vorab zur Verfügung gestellte Texte

   Soweit möglich sollen für die Berichte der Arbeits-/Redaktionsgruppen den Übersetzungsabteilungen Texte vorab zur Verfügung gestellt werden. Dabei könnte es sich um vollständige Anlagen oder Dokumente vor der Sitzung oder Teile davon handeln, die entsprechend dem Arbeitsfortschritt der Gruppen eingereicht werden.

2. Endgültige Texte

   Die endgültigen Texte müssen so früh wie möglich im Laufe der Sitzungswoche wie im Folgenden angegeben an die Übersetzungsabteilungen übermittelt werden:

   1. Arbeitspapiere - diese müssen spätestens um 9:00 Uhr am Tag der Berichtsnacht übermittelt werden, sodass sie während der Tagesschicht bearbeitet werden können.
   2. Berichtsentwurf - die Nachtschicht muss der Bearbeitung des Berichtsentwurfs gewidmet werden und endet um 1:00 Uhr am darauffolgenden Tag. Um die festgesetzte Frist einzuhalten, müssen Punkte für den Berichtsentwurf, die nicht im Laufe der Woche eingereicht wurden, so früh wie möglich am Abend des Berichts an die Übersetzungsabteilungen übermittelt werden, wobei der letzte ausstehende Punkt spätestens um 23:00 Uhr übermittelt werden soll.

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Zweck

1 Diese Richtlinien dienen der Unterstützung der Ausschüsse bei der Bewertung und Überprüfung der Ergebnisse (d. h. Möglichkeiten der Risikokontrolle (risk control options, RCO) oder anderer Empfehlungen) von FSA-Studien. Mit diesen Richtlinien wird eine Verbindung zwischen den FSA-Richtlinien (MSC-MEPC.2/Circ.12/Rev.2) und dem Dokument Application of the Strategic Plan of the Organization (Entschließung A.1111(30)) hergestellt.

Hintergrund

2 Die Überarbeiteten FSA-Richtlinien (MSC-MEPC.2/ Circ.12/Rev.2) beschreiben in angemessener Weise den Umgang mit den Ergebnissen einer FSA-Studie, von der ersten Einreichung beim Ausschuss bis zum Bericht der FSA-Sachverständigengruppe an den Ausschuss.

3 Das Dokument Application of the Strategic Plan of the Organization umfasst Leitlinien dazu, wie die Ausschüsse die Aufnahme neuer Leistungen in die Zweijahres-Agenda der verschiedenen Gremien prüfen können.

Leitlinien für die Ausschüsse

4 Nach Erhalt der Ergebnisse einer FSA-Studie sollen die Ausschüsse eine vorläufige Bewertung durchführen und die Ausschüsse können beschließen:

1. ein Ergebnis ohne weitere Maßnahmen abzulehnen; oder
2. die mit einem Ergebnis eingereichten Informationen zu prüfen, um die Gleichwertigkeit mit den Anforderungen für die Einreichung von Vorschlägen für Leistungen zu beurteilen.

5 Auf der Grundlage von Absatz 4.2 oben können die Ausschüsse beschließen:

1. die mit dem Ergebnis eingereichten Informationen als gleichwertig mit einem Vorschlag für eine Leistung anzunehmen, den Punkt auf die Zweijahres-Agenda oder die Folge-Agenda zu setzen und das Ergebnis an den zuständigen Unterausschuss oder sonstige beteiligte Gremien zur fachlichen Prüfung und Beratung und möglichen Umsetzung weiterzuleiten; oder
2. die Einreichung eines Vorschlags für eine Leistung anzufordern.

6 Um den Ausschüssen die ordnungsgemäße Verwendung der in den FSA-Studien enthaltenen Empfehlungen zu ermöglichen, soll das Flussdiagramm zum Entscheidungsprozess (siehe Abbildung 1) als Orientierung für einen konsequenten Umgang mit den Ergebnissen verwendet werden.

Abbildung 1 - Flussdiagramm für den Umgang der Ausschüsse mit Ergebnissen
(d. h. Möglichkeiten der Risikokontrolle (risk control options, RCO) oder anderen Empfehlungen aus einer FSA-Studie)

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1 Nach dem normalen Verfahren werden Leistungen, wenn diese angenommen werden, auf die Folge-Agenda gesetzt und nur unter außergewöhnlichen Umständen werden Leistungen in die Zweijahres-Agenda und die aktuelle Liste der Leistungen aufgenommen.

2 Es wird auf die Prüfliste in Anlage 5, die von all jenen, die Leistungen vorschlagen, ausgefüllt und ihren Vorschlägen zur Prüfung durch die Ausschüsse als Anlage beigefügt werden soll, verwiesen. Die Ausschüsse können die Prüfliste auch vor der Annahme neuer oder der Änderung bestehender verbindlicher Instrumente verwenden, um sich davon zu überzeugen, dass die verwaltungstechnischen Anforderungen so gering wie möglich gehalten werden.

3 Wenn ein zugehöriges Gremium nicht beauftragt wurde, eine Leistung während einer Tagung im Zweijahreszeitraum zu prüfen, ist es nicht erforderlich, dass dieses Gremium die bestimmte Leistung in seine Zweijahres-Agenda für diese Tagung aufnimmt.

ENDE