umwelt-online: Archivdatei - VSA 2006 - VS-Anweisung (4)

zurück

.

Anmerkung: Die nachfolgenden Hinweise gelten vorzugsweise für Schriftgut. Bei anderen Darstellungsformen der VS sind vergleichbare Schutzmaßnahmen zu ergreifen.

1 Weitergabe von VS innerhalb desselben Gebäudes oder einer geschlossenen Gebäudegruppe

1.1 Innerhalb desselben Gebäudes oder einer geschlossenen Gebäudegruppe sind VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte VS von Hand zu Hand weiterzugeben oder durch Boten zu befördern; sie sind in einem VS-Quittungsbuch nachzuweisen. Von einer Quittungspflicht ausgenommen sind VS-VERTRAULICH eingestufte VS, die innerhalb von Referaten oder vergleichbaren Organisationseinheiten weitergegeben oder die täglich an die VS-Registratur zurückgegeben werden.

1.2 Bei GEHEIM eingestuften VS können die Geheimschutzbeauftragten ausnahmsweise zulassen, dass innerhalb bestimmter Referate oder vergleichbarer Organisationseinheiten eine Quittung entfällt, wenn besondere Umstände (außergewöhnlich große Anzahl dieser VS und unvertretbare Zeitverzögerungen) vorliegen und der aktuelle Verbleib der VS jederzeit feststellbar ist. VS-VERTRAULICH eingestufte VS können bei besonders großer Anzahl dieser VS mit Zustimmung der Dienststellenleitung auch an andere Organisationseinheiten ohne Quittung weitergegeben werden; bei Weitergabe soll die VS-Registratur beteiligt werden. Der Verbleib solcher VS ist verstärkt zu kontrollieren.

1.3 Innerhalb desselben Ortes können zwischen Gebäuden einer Dienststelle GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestufte VS von Hand zu Hand weitergegeben oder durch E3oten befördert werden.

1.4 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS werden ohne Quittung weitergegeben und wie nicht eingestuftes Schriftgut befördert.

2 Weitergabe von VS durch Boten

2.1 STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte VS sind bei Beförderung durch VS-Boten in Klebemappen oder Umschlägen zu verschließen. Der Klebestreifen oder Umschlag muss neben der Unterschrift des Absenders die Aufschrift tragen:

"STRENG GEHEIM/GEHEIM - diese Mappe (dieser Umschlag)
darf nur von ................................... oder
dem STRENG GEHEIM/GEHEIM ermächtigten Vertreter geöffnet werden!"

Die Klebemappen oder Umschläge sollen in verschlossenen VS-Transportbehältern mit Zählwerk befördert werden; die Mappen/Umschläge dürfen jeweils nur VS für einen Empfänger enthalten. Stehen VS-Transportbehälter mit Zählwerk nicht zur Verfügung, so ist als Hülle ein zweiter Umschlag zu verwenden, auf dem die Anschrift des Empfängers und das Geschäftszeichen ohne den Geheimhaltungsgrad angegeben werden.

2.2 Der Absender hat die erforderlichen Eintragungen im VS-Quittungsbuch vorzunehmen. Das VS-Quittungsbuch ist dem VS-Boten mitzugeben. Der Absender hat auf baldige Rückgabe des Quittungsbuches zu achten und die Eintragungen hinsichtlich der Vollständigkeit, der für die Beförderung benötigten Zeit und ggf. der Übereinstimmung der Zählwerknummern zu überprüfen.

2.3 Der Bote hat die VS unverzüglich zu befördern und bis zu ihrer Ablieferung im persönlichen Gewahrsam zu halten. Kann eine STRENG GEHEIM eingestufte VS nicht sofort zugestellt werden, so ist sie dem Absender oder der zuständigen VS-Registratur zur einstweiligen Verwahrung zurückzugeben.

2.4 Der Empfänger hat die Unversehrtheit und den Verschluss des VS-Transportbehälters bzw. Umschlages zu prüfen und ihn persönlich zu öffnen. Er überprüft anhand der Eintragungen im VS-Quittungsbuch

die für die Beförderung benötigte Zeit sowie bei VS-Transportbehältern den Zählwerkstand. Er trägt das Datum, die Uhrzeit und bei VS-Transportbehältern den Zählwerkstand in das VS-Quittungsbuch ein und quittiert die VS.

2.5 VS-VERTRAULICH eingestufte VS sind bei Beförderung durch Boten in Klebemappen, Umschlägen oder anderer angemessener Verpackung zu verschließen. Der Klebestreifen oder Umschlag muss neben der Unterschrift des Absenders die Aufschrift tragen:

"VS-VERTRAULICH - Mappe (dieser Umschlag) darf nur von oder dem VS-VERTRAULICH ermächtigten Vertreter geöffnet werden!"

Der Verwendung von VS-Transportbehältern bedarf es nicht.

Unterbleibt eine Quittung bei der Weitergabe, so ist der Klebestreifen durch das Datum und die Uhrzeit beim Absenden zu ergänzen. Im Übrigen gilt § 21 Abs. 2 bis 4 der VS-Anweisung entsprechend.

2.6 Sendungen mit VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften VS, die auf dem inneren Umschlag den Vermerk "Persönlich" oder "Nicht durch die Registratur zu öffnen" tragen, sind dem Empfänger oder ggf. dem Vertreter im Amt ungeöffnet mit einem VS-Begleitzettel zuzuleiten. Der Empfänger kann eine solche VS von der Weitergabe in den Geschäftsgang ausschließen, wenn es der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" erfordert. In diesem Falle werden der zuständigen VS-Registratur nur der ausgefüllte VS-Begleitzettel und der unterschriebene VS-Empfangsschein zugeleitet.

3 Versand von VS

Bei Weitergabe von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften VS zwischen getrennt liegenden Gebäuden, die nicht zu einer geschlossenen Gebäudegruppe gehören (Versand), sind die nachfolgenden Vorschriften anzuwenden.

3.1 STRENG GEHEIM eingestufte VS sind durch VS-Kurier zu versenden.

3.2 VS-Kuriere, die STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestufte VS befördern, haben einen Dienstwagen mit Fahrer zu benutzen. Ist dies nicht möglich, so ist bei STRENG GEHEIM eingestuften VS ein zweiter VS-Kurier einzusetzen. Die Benutzung öffentlicher Nahverkehrsmittel außer Taxi ist möglichst, bei STRENG GEHEIM eingestuften VS ausnahmslos, zu vermeiden.

3.3 Für die Versendung durch VS-Kurier ist ein neutraler, verschlossener VS-Transportbehälter mit Zählwerkschloss, an dem ein verdecktes Schild mit Anschrift der Dienststelle angebracht ist, zu benutzen.

3.4 VS-Kuriere haben die VS ständig in persönlichem Gewahrsam zu halten. Können mitgeführte VS nicht ständig in persönlichem Gewahrsam gehalten werden, sind sie nach § 17 der VS-Anweisung aufzubewahren. Ist dies nicht möglich, sind sie verschlossen einer Polizeidienststelle zur sicheren Aufbewahrung zu übergeben.

3.5 GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestufte VS können durch VS-Kurier oder private Zustelldienste befördert werden. Bei Nutzung eines privaten Zustelldienstes müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Beim Absender:
   1. eindeutige Adressierung und zuverlässige Verpackung,
   2. Absendung zum letztmöglichen Zeitpunkt für eine Zustellung bis zum Mittag des folgenden Arbeitstages.
2. Beim privaten Zustelldienst:
   1. Abholung beim Absender mit Zustellungsgarantie bis zum Mittag des folgenden Arbeitstages,
   2. Nachweis der Annahme und Auslieferung der Sendung,
   3. lückenlose DV-gestützte Verfolgung der Sendungen von der Annahme bis zur Auslieferung.

Bei Bedarf erteilt das BSI Auskunft, welche privaten Zustelldienste die Voraussetzungen nach Nummer 2 erfüllen.

3.6 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS können als gewöhnliche Sendung befördert werden.

4 Versand oder Weitergabe von VS an Parlamente, Privatpersonen oder Unternehmen

4.1 VS, die dem Deutschen Bundestag oder dem Parlament eines Bundeslandes zugänglich gemacht werden sollen, sind von den obersten Bundesbehörden grundsätzlich der VS-Registratur der Verwaltung des Deutschen Bundestages bzw. des Landesparlamentes zur Registrierung zu übersenden.

4.2 Bevor VS an Privatpersonen oder Unternehmen weitergegeben werden, ist erneut zu prüfen, ob die VS-Einstufung in allen Teilen erforderlich ist. Soweit möglich und zweckmäßig, ist eine differenzierte VS-Einstufung vorzunehmen.

4.3 Bei VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften VS genügt es, das VS-NfD-Merkblatt (Anlage 7) zum Vertragsbestandteil zu machen oder die Privatperson auf diese Bestimmungen hinzuweisen. Vor Weitergabe von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften VS an ein Unternehmen ist zu prüfen, ob die VS-Einstufung zwingend beibehalten werden muss.

4.4 Für die Weitergabe von VS VERTRAULICH und höher eingestuften VS an Unternehmen gilt § 21 Abs. 4 der VS-Anweisung.

4.5 Privatpersonen dürfen Kenntnis von VS nur erhalten, wenn dies im staatlichen Interesse (z.B. zur Durchführung eines staatlichen Auftrags) erforderlich ist. Sie sind, wenn es sich um VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte VS handelt, zuvor gemäß dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz und den allgemeinen Verwaltungsvorschriften zur Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen (s. § 35 SÜG) zu überprüfen, über die in Betracht kommenden Vorschriften der VS-Anweisung zu unterrichten sowie unter Hinweis auf die Strafbarkeit der Geheirnnisverletzung förmlich zur Geheimhaltung zu verpflichten (Muster 1) und zu ermächtigen. Bei Bedarf können an die Stelle vorstehender Bestimmungen besondere Sicherheitsvorschriften treten. VS dürfen Privatpersonen erst dann übergeben werden, wenn Maßnahmen für den Schutz der VS unter sinngemäßer Beachtung der VSA getroffen worden sind (Beispiel: Vorübergehende Überlassung eines VS-Verwahrgelasses).

5 Versand von VS an Empfänger im Ausland

5.1 VS-VERTRAULICH oder höher eingestufte VS an berechtigte Empfänger im Ausland sind durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes zur zuständigen Auslandsvertretung der Bundesrepublik Deutschland zu versenden; ist diese nicht selbst Empfänger, so ist sie um sichere Weiterleitung an den Empfänger zu ersuchen. Hierbei ist die Geschäftsordnung des Auswärtigen Amtes für den Einsatz von Kurieren zu beachten (RES 21-23 Tz. 1.16.3). Soweit termingebundene VS-Transporte nicht direkt für die Auslandsvertretung bestimmt sind, sondern im Interesse anderer Behörden erfolgen, muss die veranlassende Stelle die damit verbundenen Kosten übernehmen.

VS des Geheimhaltungsgrades STRENG GEHEIM sind zusätzlich zu verschlüsseln oder mit Doppelkurier zu befördern. Die Verschlüsselung für den zivilen Bereich übernimmt das Auswärtige Amt. Das versendende Ressort setzt sich deswegen mit dem Auswärtigen Amt in Verbindung.

5.2 VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS von und zu deutschen Auslandsvertretungen sind ebenfalls durch den Kurierdienst des Auswärtigen Amtes zu versenden. Sendungen an andere Empfänger im Ausland können mit einem privaten Zustelldienst versandt werden.

6 Verpackung für den Versand

6.1 VS-VERTRAULICH oder höher eingestuftes Schriftgut ist in doppeltem Umschlag zu versenden. Der Umschlag darf außer bei VS-VERTRAULICH nicht mehr als einen Vorgang enthalten.

6.2 Die inneren Umschläge müssen so beschaffen sein, dass sie nach Feststellung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik einen Zugriff auf den Inhalt erkennen lassen.

6.3 Der innere Umschlag ist mit folgenden Angaben zu versenden:

1. Empfänger und Absender,
2. Bezeichnung des Empfangsberechtigten mit dem Zusatz "oder Vertreter im Amt (o.V.i.A.)",
3. Geheimhaltungsgrad und
4. Geschäftszeichen.

6.4 Sendungen, deren Inhalt aus besonderem Grund nur für den auf dem Umschlag bezeichneten Empfänger bestimmt ist, sind auf dem inneren Umschlag mit dem Zusatz "Persönlich" zu versehen.

6.5 Der äußere Umschlag darf nur die für die Zustellung erforderlichen Angaben enthalten. Er darf keine Zusätze aufweisen, die Rückschluss auf den Inhalt zulassen oder auf eine Sonderbehandlung der Sendung hindeuten.

6.6 Kuriersendungen sind abweichend von Absatz 1 im einfachen Umschlag zu verpacken und mit dem Geschäftszeichen einschließlich des abgekürzten Geheimhaltungsgrades oder einer Ausgangsnummer zu versehen. Die Übergabe ist vom Kurier und vom Empfänger zu quittieren.

6.7 Beim Versand von VS-VERTRAULICH oder höher eingestuften VS über privaten Zustelldienst ist im inneren Umschlag ein ausgefüllter VS-Empfangsschein beizufügen, der vom Empfänger zurückzusenden ist. Geht der VS-Empfangsschein innerhalb einer angemessenen Frist (in der Regel nach einer Woche) nicht ein, so hat der Absender den Schein anzumahnen.

6.8 Für den Versand von Paketen gelten die vorstehenden Bestimmungen entsprechend.

7 Aufbewahrung von VS-Transportbehältern

VS-Transportbehälter sind so aufzubewahren, dass sie Unbefugten nicht zugänglich sind. Der VS-Verwalter hat darauf zu achten, dass die VS-Transportbehälter nach Gebrauch unverzüglich an die VS-Registratur zurückgegeben werden.

.

VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH
(VS-NfD-Merkblatt)

Das Merkblatt ist für die Unterrichtung der Mitarbeiter von Dienststellen für den allgemeinen Umgang mit VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufter VS gedacht, insbesondere aber für Verträge mit privaten Firmen und Organisationen über die Erbringung von als Verschlusssache VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Leistungen. Die Bestimmungen dieses Merkblattes sollen in die Vertragsgestaltung einfließen.

I Allgemeines

1 Zugangsberechtigung und Weitergabe

1.1 VS des Geheimhaltungsgrades VS-NfD dürfen nur Personen zugänglich gemacht werden, die im Zusammenhang mit der Auftragsdurchführung oder bei der Auftragsanbahnung Kenntnis erhalten müssen (Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig"). Den zugangsberechtigten Personen ist dieses Merkblatt vor dem Zugang zu solchen VS nachweislich bekannt zu geben; sie werden auf ihre besondere Verantwortung für den Schutz der VS gemäß diesem Merkblatt sowie eventuelle strafrechtliche oder vertragsrechtliche Konsequenzen bei Zuwiderhandlung hingewiesen.

Weitergehende Maßnahmen wie ein Geheimschutzverfahren des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi), Sicherheitsüberprüfungen oder formale Besuchsanmeldungen sind bei diesem Geheimhaltungsgrad nicht erforderlich.

1.2 Über den Inhalt der VS ist Verschwiegenheit gegenüber Nichtbeteiligten zu wahren. Mitarbeiter, die sich zum Umgang mit solchen VS als ungeeignet erwiesen oder gegen die Verpflichtung zur Geheimhaltung verstoßen haben, sind von der Bearbeitung solcher VS auszuschließen.

1.3 Die Weitergabe von als VS-NfD eingestuften VS darf nur an Regierungsstellen, zwischenstaatliche Organisationen oder Auftragnehmer erfolgen, die an einem Programm/Projekt/Auftrag beteiligt sind und die Zugang zu den Informationen im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Programms/Projekts/Auftrags haben müssen. Vor der Weitergabe von VS-NfD eingestuften VS an nicht beteiligte zwischenstaatliche Organisationen oder Auftragnehmer aus nicht beteiligten Ländern ist die schriftliche Einwilligung des amtlichen VS-Auftraggebers der VS einzuholen. Grundsätzlich bedarf es hierbei einer Geheimschutzvereinbarung (Siehe auch § 23 VSA).

1.4 In Deutschland kann sich das BMWi beim VS-Auftragnehmer über die Einhaltung der Bestimmungen dieses Merkblattes vergewissern. Ist Auftraggeber eine Behörde, kann auch diese die Kontrollrechte nach Satz 1 wahrnehmen.

1.5 Die VS-Einstufung ist dreißig Jahre nach dem 1. Januar des auf die Einstufung folgenden Jahres aufgehoben, sofern keine andere Frist bestimmt ist. Bei internationalen Aufträgen ist das BMWi zu konsultieren, sofern keine Programm- oder Projektvereinbarungen bestehen (Siehe auch § 26 VSA).

2 Bearbeitungsmaßnahmen

2.1. Kennzeichnung und Handhabung bzw. Verwahrung

Dokumente und Material des Geheimhaltungsgrades VS-NfD sind wie folgt zu kennzeichnen, zu behandeln und zu verwahren:

2.1.1 Dokumente sind durch schwarzen oder blauen Stempelaufdruck, Druck "VS - NUR FÜR

DEN DIENSTGEBRAUCH" am oberen Rand jeder beschriebenen Seite sowie aller entsprechend eingestuften Anlagen zu kennzeichnen bzw. im Falle internationaler oder ausländischer VS mit der entsprechenden deutschen Kennzeichnung umzustempeln. Bei Büchern, Broschüren u.A. genügt die Kennzeichnung auf dem Einband und dem Titelblatt. Trägt jede beschriebene Seite eines ausländischen Buches oder einer ausländischen Broschüre den ausländischen Geheimhaltungsgrad, genügt die Kennzeichnung mit dem deutschen Geheimhaltungsgrad auf dem Einband oder dem Titelblatt.

2.1.2 VS-NfD eingestuftes Material (z.B. Gerät, Ausrüstung) oder Datenträger (z.B. Disketten, CDs; Mikrochips, Mikrofiche) sind ebenfalls entweder deutlich sichtbar am Material selbst oder - falls dies nicht möglich ist - an den Aufbewahrungsbehältnissen des Materials zu kennzeichnen bzw. grundsätzlich umzustempeln.

2.1.3 Die VS sind in verschlossenen Räumen oder Behältern (Schränken, Schreibtischen usw.) zu verwahren. Außerhalb von solchen Räumen oder Behältnissen sind sie stets so aufzubewahren bzw. zu behandeln, dass Unbefugte keinen Zugang zu oder Einblick in die VS haben.

2.1.4 VS-Zwischenmaterial (z.B. Vorentwürfe, Stenogramme, Tonträger, Folien) ist gegen Einsichtnahme Unbefugter in derselben Weise zu schützen wie das Bezugsdokument. VS-Zwischenmaterial, das nicht an Dritte weitergegeben und unverzüglich vernichtet wird, muss nicht als VS gekennzeichnet werden.

2.2 Weitergabe

2.2.1 Die Weitergabe in Deutschland erfolgt durch Boten oder Versand durch Zustelldienste in einfachem verschlossenen Umschlag bzw. Behältnis. Der Umschlag bzw. das Behältnis erhalten keine VS-Kennzeichnung.

2.2.2 VS können durch private Zustelldienste als gewöhnlicher Brief bzw. Paket oder auch als Luft- oder Seefracht in das Ausland versendet werden, es sei denn, der VS-Auftraggeber hat dieser Versendungsart ausdrücklich widersprochen oder andere Modalitäten für den Auslandsversand festgelegt. Dabei sind vom VS-Auftraggeber zwischenstaatliche Vereinbarungen bzw. besondere Programm- oder Projektvereinbarungen zu berücksichtigen.

2.3 Vernichtung/Rückgabe

2.3.1 Um größere Bestände von VS zu vermeiden, sind nicht mehr benötigte VS zu vernichten oder an den VS-Auftraggeber zurückzugeben.

2.3.2 VS, auch VS-Zwischenmaterial, sind so zu vernichten, dass der Inhalt nicht mehr erkennbar ist und nicht mehr erkennbar gemacht werden kann.

2.4 Verlust, unbefugte Weitergabe, Auffinden von VS oder Nichtbeachtung des Merkblatts

Der Verlust, die unbefugte Weitergabe sowie das Auffinden von VS oder die Nichtbeachtung dieses Merkblattes ist unverzüglich dem deutschen VS-Auftraggeber und ggf. dem BMWi mitzuteilen, um einen eventuell entstandenen Schaden zu begrenzen und den Vorfall aufzuklären.

2.5 Besuche

Besuche in das oder aus dem Ausland mit Zugang zu VS-NfD oder vergleichbarem Geheimhaltungsgrad werden in der Regel unmittelbar zwischen der entsendenden und der zu besuchenden Einrichtung vereinbart. Es gibt keine besonderen Formvorschriften.

2.6 Aufträge

2.6.1 Alle VS-Auftragnehmer/-Unterauftragnehmer sind vom VS-Auftraggeber vertraglich zu verpflichten, die Regelungen dieses Merkblattes zu beachten. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass eine Nichtbeachtung die Auflösung des Vertrages bzw. von Teilen des Vertrages zur Folge haben kann.

2.6.2 Bei Angeboten bzw. der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten und nach Auftragsdurchführung sind VS bis zur Aufhebung der Einstufung vorschriftsmäßig zu verwahren, baldmöglichst zu vernichten oder zurück zu geben.

2.6.3 VS-Auftragnehmer/-Unterauftragnehmer im Ausland sind vertraglich zu verpflichten, die Vorschriften ihrer zuständigen Sicherheitsbehörde für die Behandlung von VS vergleichbaren Geheimhaltungsgrades zu beachten. Gibt es keinen vergleichbaren Geheimhaltungsgrad in dem Land eines VS-Auftragnehmers/-Unterauftragnehmers, ist das BMWi einzuschalten, das Regelungen für den Schutz mit der zuständigen ausländischen Sicherheitsbehörde vereinbart. Die Weitergabe darf dann erst nach Zustimmung des BMWi erfolgen.

II. Nutzung von Informationstechnik (IT)

1 Bearbeitung

1.1 Wird IT für die Bearbeitung von VS-NfD eingestuften VS genutzt, sind zum Schutz der VS (entsprechend Teil 1 1.1 und 1.2) geeignete informationstechnische Maßnahmen und / oder materielle und organisatorische Maßnahmen zu treffen .

1.2 Vor der Bearbeitung oder Speicherung von VS-NfD eingestuften VS ist sicherzustellen, dass das Gerät oder das interne Netzwerk nicht unmittelbar (z.B. ohne Schutz durch eine Firewall) mit dem Internet verbunden ist, sofern nicht weitergehende Maßnahmen entsprechend 3.3 aufgeführt, ergriffen worden sind.

1.3 Bei der Bearbeitung von VS-NfD eingestuften VS kommen insbesondere folgende Maßnahmen in Betracht:

• Übersicht über die Zugriffsberechtigungen,
• Nutzung von Identifizierungs- und Authentisierungsmechanismen (z.B. Login, Passwort),
• geeignete IT-Sicherheitsanweisung (einzelplatz- oder unternehmensbezogen).

Funktastaturen und Funk-Netzwerke dürfen nur eingesetzt werden, wenn sie vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zugelassen sind.

1.4 Werden für die Bearbeitung oder Speicherung von VS-NfD eingestuften Daten tragbare IT-Systeme (z.B. Notebooks oder Handhelds) eingesetzt, sind die verwendeten Speichermedien durch vom BSI zugelassene Produkte zu verschlüsseln. Sofern Programme und Geräte mit BSI-Zulassung nicht verfügbar sind, können durch das BSI nach Common Criteria, Prüftiefe mindestens EAL 3, zertifizierte Produkte verwendet werden.

1.5 Transportable Datenträger (z.B. Disketten, CDs, Wechselplatten), die VS-NfD eingestufte Daten unkryptiert enthalten, sind gemäß Teil 1 2.1.2 zu kennzeichnen und gemäß Teil 1 2.1.3 aufzubewahren.

1.6 Das Löschen von Datenträgern hat mit Hilfe von Softwareprodukten zu erfolgen, die mindestens ein zweifaches Überschreiben vorsehen. Hierbei soll auf vom BSI empfohlene Produkte zurückgegriffen werden.

1.7 Informationstechnik und Datenträger sind auf Virenbefall (insbesondere Trojanische Pferde oder Würmer) zu überprüfen bevor VS-NfD damit bearbeitet werden. Diese Prüfung ist in regelmäßigen Zeitabständen zu wiederholen.

1.8 Private Informationstechnik (z.B. Laptops), Software oder Datenträger dürfen nicht für die Bearbeitung eingesetzt werden. In für VS-NfD genutzten Informationssystemen dürfen keine private Software oder private Datenträger verwendet werden.

1.9 Auf fest installierten Datenträgern, die VS-NfD eingestufte Daten unkryptiert enthalten, sind die Verschlusssachen gemäß 1.6 zu löschen, bevor die Datenträger im Rahmen von Wartungs- oder Reparaturarbeiten an IT-Systemkomponenten den Bereich der zugriffsberechtigten Personen verlassen. Ist eine Löschung nicht möglich, sind die Datenträger auszubauen und zurückzubehalten bzw. ist die Wartungs-/Reparaturfirma vertraglich auf die Einhaltung der Regeln dieses Merkblattes zu verpflichten.

2 Übertragung

2.1 Bei der elektronischen Übermittlung auf Telekommunikations- oder anderen technischen Kommunikationsverbindungen (einschließlich Onlinedienste wie WWW, FTP, TELNET, E-Mail etc.) in Deutschland sind die VS mit einem vom BSI zugelassenen, zertifizierten (§ 40 VSA) oder vom 13MWi freigegebenen Kryptosystem zu kryptieren. Abweichend davon ist ausnahmsweise eine unkryptierte Übertragung zulässig:

1. innerhalb von Festnetzen bei Telefongesprächen, bei Videokonferenzen und bei Fernkopien und Fernschreiben, wenn zwischen Absender und Empfänger für die erforderliche Übertragungsart keine Kryptiermöglichkeit besteht und der VS-Auftraggeber bei der Auftragsvergabe nicht ausdrücklich eine Kryptierung verlangt. Die absendende Stelle hat sich vor der Übertragung möglichst zu vergewissern, dass sie mit dem richtigen Empfänger verbunden ist,
2. innerhalb eines geschlossenen Netzes (LAN), wenn es ausschließlich auf einem örtlich zusammenhängenden firmeneigenen Gelände betrieben wird und die Übertragungseinrichtungen gegen unmittelbaren Zugriff Unbefugter geschützt sind.

2.2 Bei grenzüberschreitenden elektronischen Übermittlungen müssen die Verschlüsselungsverfahren zwischen den nationalen Sicherheitsbehörden der beteiligten Staaten abgestimmt werden. Sofern in einem Programm/Projekt besondere Sicherheitsanweisungen für die Übermittlung vereinbart wurden, sind diese zu beachten. Bei Bedarf erteilt das BMWi weitere Auskünfte.

3 Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit

Die im Folgenden empfohlenen Maßnahmen sollen die Vertraulichkeit der elektronisch gespeicherten VS sicherstellen. Sie dienen nicht in erster Linie dazu, die Integrität und die Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten.

Drei unterschiedliche Ausgangsituationen sind zu unterscheiden:

3.1 Einzelplatz-PC oder Netzwerke mit geschlossenen Nutzergruppen, die nicht mit anderen Netzen verbunden sind

• Das Betriebssystem muss ein differenziertes Benutzerprofil und Zugriffschutz bis auf Dateiebene gewährleisten, damit der Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" sichergestellt wird (z.B. Unix/Linux; Win NT; Win 2000, Win XP).
• Es muss ein Login und ein Passwort vorhanden sein. Das Passwort muss mindestens 6 alphanumerische Stellen, Sonderzeichen; Groß- und Kleinbuchstaben enthalten.
• Das BIOS muss ebenfalls durch ein Passwort geschützt sein.
• Ein Booten des IT-Systems darf grundsätzlich nur von der Festplatte aus möglich sein.
• Es sollte - falls möglich - eine RAM-Disk für die Temp-Dateien enthalten (Nutzungshilfe).
• Ein aktuelles Virenschutzprogramm muss eingesetzt sein.
• Bei Netzwerken sollte eine eigene Partition zum Speichern der VS-Daten auf dem Server installiert werden.

3.2 Geschlossene Netze mit E-Mail-Anschluss nach außen

Zusätzlich zu den unter Nummer. 3.1 festgelegten Punkten muss

• ein serverbasiertes Netz vorhanden sein, bei dem der Server im zugangsgeschützten Bereich steht,
• eine Firewall vorhanden sein, entweder auf dem Server oder als eigenes IT-System (und ggf. zusätzlich EMailserver) auch im zugangsgeschützten Bereich, - ein Paketfilter eingesetzt werden; ein Application-Gatewäy ist möglich,
• jede weitere IP-Adresse, außer der Server-IP, nach außen verborgen werden (DNS-Server),
• die Übertragung von VS-NfD verschlüsselt erfolgen, wobei für die Verschlüsselung nur vom BMWi freigegebene Produkte eingesetzt werden dürfen; Schlüssel sind grundsätzlich nicht auf der Festplatte abzulegen. Es müssen verbindliche Anwenderregelungen innerhalb des Unternehmens festgelegt und geschult werden. Die neuesten Sicherheits-Updates der genutzten Software sind nach Verfügbarkeit insbesondere auch an der Firewall einzubinden.

3.3 Standalone-PC oder Geschlossene Netze mit E-Mail- und Internetanschluss Zusätzlich zu den unter Nummer. 3.1 und Nummer. 3.2 festgelegten Punkten müssen - eine Firewall und ein Application-Gateway vorhanden sein,

• die Regelungen des BSI-Grundschutzhandbuchs für Passwörter angewendet werden,
• VS-NfD-Daten auf dem Server in einer eigenen Partition bzw. in einem speziell geschützten Datenbereich gehalten werden; die dadurch gegebenen Schutzmechanismen sind entsprechend anzuwenden.

Je nach Umfang ist die Einrichtung eines eigenen VPN z.B. für eine Nutzergruppe oder ein Projekt erforderlich.

.

§ 1 Allgemeines / Grundlagen

(1) Nach dem "Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut des Bundes (Bundesarchivgesetz - BArchG)¹" ist das Archivgut des Bundes durch das Bundesarchiv auf Dauer zu sichern und nutzbar zu machen. Ohne Zustimmung des zuständigen Archivs dürfen VS daher nicht vernichtet werden.

(2) Eine übermäßig lange Verwahrung von VS-eingestuften Unterlagen in den Geheimregistraturen kann zu teilweise irreparablen konservatorischen Schäden oder sogar zu Verlusten führen. Eine rechtzeitige Abgabe der nicht mehr oder nicht mehr laufend zur Aufgabenerfüllung benötigten VS an das Geheimarchiv des Bundesarchivs ist daher geboten.

§ 2 Geheimarchiv ²

(1) Das Geheimarchiv des Bundesarchivs hat die Aufgabe, STRENG GEHEIM, GEHEIM und VS-VERTRAULICH eingestufte VS, die für die Verwaltungsarbeit nicht mehr oder nicht mehr laufend benötigt werden, zu verwahren.

(2) An das Geheimarchiv sind vollständige Aufbewahrungseinheiten (z.B. Hefter, Stehordner, Filme oder Bänder) abzugeben. Der Ordnungszustand ist nicht zu verändern (z.B. keine Entnahme von Schriftstücken).

(3) Anschriften und nähere Hinweise enthält das Merkblatt "Aussonderung von VS und deren Abgabe an das Geheimarchiv des Bundesarchivs". Das Merkblatt und die Vorlagen für das Abgabeverzeichnis sowie die Aufhebung der VS-Einstufung werden auf der Website des Bundesarchivs - www.bundesarchiv.de - vorgehalten.

§ 3 Festsetzung der Aufbewahrungsfrist und der Dauer der VS-Einstufung

(1) Vor einer Abgabe von VS hat die abgebende Stelle das Endjahr der Aufbewahrungsfrist und der VS-Einstufung je Aufbewahrungseinheit festzulegen.

(2) Die Aufbewahrungsfrist ist so kurz wie möglich und unabhängig vom Zeitraum der VS-Einstufung zu bemessen. § 19 der Registraturrichtlinie (RegR) ist entsprechend anzuwenden.

(3) Für deutsche VS bestimmt sich die Frist für die Aufhebung der VS-Einstufung nach § 9 Abs. 1 bis 4 VSA.

(4) Das Bundesarchiv hat das Recht, sich bei nicht gerechtfertigt erscheinenden, insbesondere überlangen Einstufungsfristen an die zuständige oberste Bundesbehörde mit der Bitte um Überprüfung der Einstufungsbegründung zu wenden.

§ 4 Behandlung der VS im Archiv

(1) Das Geheimarchiv weist die übernommenen Aufbewahrungseinheiten anhand der Abgabeverzeichnisse nach.

(2) Auf Anforderung der abgebenden Stelle stellt das Geheimarchiv dieser die VS wieder zur Verfügung.

(3) Das Geheimarchiv kann die ihm übergebenen VS, soweit sie nicht versiegelt oder auf andere Weise besonders gesichert sind, für Archivzwecke bearbeiten.

(4) Nach Aufhebung der VS-Einstufung werden die archivwürdigen Unterlagen in die Archivbestände des Bundesarchivs übernommen. Nichtarchivwürdige VS werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet.

(5) Die Vernichtung wird abweichend von § 27 Abs. 3 VSA im Abgabeverzeichnis nachgewiesen. Die Aufhebung der VS-Einstufung wird abweichend von § 12 Abs. 3 VSA nur auf der Aufbewahrungseinheit kenntlich gemacht.

§ 5 Nutzung der VS durch Dritte

(1) Die Nutzung von im Geheimarchiv des Bundesarchivs verwahrten VS durch Dritte bedarf der vorherigen Zustimmung der abgebenden Stelle. Die Zustimmung ist nur zu erteilen, soweit die Nutzung amtlich veranlasst ist oder im amtlichen Interesse liegt und mit der Geheimhaltungsbedürftigkeit der VS vereinbar ist. Soweit Geheimschutzinteressen anderer Stellen berührt sind, hat die abgebende Stelle sich zuvor mit diesen abzustimmen.

(2) Vor einer Genehmigung der Nutzung von VS durch Dritte (z.B. Wissenschaftler) ist die Möglichkeit der Offenlegung dieser VS zu prüfen. VS, die Dritten zur Nutzung zur Verfügung gestellt worden sind, sollen im Interesse der Wissenschaftlichkeit, der Gleichbehandlung und der Nachprüfbarkeit der Ergebnisse einer Benutzung offen gelegt werden.

(3) Die Vorschriften von § 5 Abs. 5 BArchG und § 39 GGO gelten entsprechend.

§ 6 Schlussbestimmungen

(1) Dem Geheimarchiv ist der Wechsel der Zuständigkeit für im Geheimarchiv verwahrte VS infolge Aufgabenverlagerungen schriftlich mitzuteilen. Vor der Weitergabe von VS-Unterlagen an die nunmehr zuständige Stelle gemäß § 23 RegR prüft die bislang zuständige Stelle, welche VS an das Geheimarchiv abgegeben werden können.

(2) Das Auswärtige Amt und das Bundesministerium der Verteidigung können für ihre Bereiche in Übereinstimmung mit den Grundsätzen dieser Richtlinie eigene Bestimmungen erlassen.

___________________________
1) Gesetz über die Sicherung und Nutzung von Archivgut des Bundes (Bundesarchivgesetz - BArchG) vom 6. Januar 1988 (BGBl. I S. 62), zuletzt geändert durch Gesetz zur Änderung des Bundesarchivgesetzes vom 5. Juni 2002 (BGBl. I S. 1782)

2) Bundesarchiv-Zwischenarchiv, Bundesgrenzschutzstr. 100, 53.757 St. Augustin und Bundesarchiv-Militärarchiv, 79.024 Freiburg

(zu § 2 (3) VS-ArchR)

Stand: 16.9 2005

Bundesarchiv B 1 - 2051/1

Merkblatt für die
Aussonderung von VS und deren Abgabe an das Geheimarchiv des Bundesarchivs

I. Allgemeines

1. Die Aussonderung von VS richtet sich nach § 26 in Verbindung mit Anlage 8 (VS-Archivrichtlinie, VS-ArchR) der VS-Anweisung (VSA).
2. Bei der Abgabe von VS an das Geheimarchiv ist § 20 Registraturrichtlinie (RegR) entsprechend anzuwenden. Das Vorblatt zum Verzeichnis für die Abgabe von VS an das Geheimarchiv sowie das Verzeichnis für die Abgabe von VS an das Geheimarchiv (Abgabeverzeichnis) sind als Anlage 2 und Anlage 3 zum Herunterladen beigefügt.
3. Für VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS und für Unterlagen, deren VS-Einstufung aufgehoben wurde, gelten die für nicht eingestufte Unterlagen festgelegten Regelungen.
4. VS, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und denen offensichtlich kein bleibender Wert zukommt, können mit schriftlicher Zustimmung des Bundesarchivs bereits in der Behörde vernichtet werden (vgl. § 22 RegR).

5. Bei Aussonderungsproblemen und -fragen stehen die Leiter der Geheimarchive in St. Augustin und in Freiburg sowie die zuständigen Archivare in Koblenz, Berlin oder Freiburg zur Verfügung.

II. Technische Hinweise für das Aussondern

1. Empfohlen wird, jede voraussichtlich auszusondernde Akte (Aufbewahrungseinheit) dem zuständigen Bearbeiter mit einem entsprechenden Formblatt vorzulegen. Auf diesem Formblatt hat dieser anzugeben:
   • ob und ggf. wann diese Aufbewahrungseinheit auszusondern ist,
   • ob und ggf. bis zu welchem Jahr sie für einen Rückgriff bereitzuhalten ist (Aufbewahrungsfrist),
   • zu welchem Jahr die Aufhebung der VS-Einstufung erfolgt.
2. Im Falle der Aufhebung der VS-Einstufung bereits zum Zeitpunkt der Abgabe der Unterlagen ist diese auf der Aufbewahrungseinheit (Muster: Anlage 1) zu vermerken. Die Abgabe erfolgt nach dem Verfahren für offene Unterlagen.
3. VS-Schriftgut ist in der Ordnung anzubieten und ggf. zu übergeben, die in der VS-Registratur bestand. Ein Neu- oder Umordnen ist deshalb zu vermeiden. Zu unterlassen ist auch die nachträgliche Entfernung einzelner Schriftstücke aus einer Akte oder deren Abheftung in einem anderen Schriftgutbehälter.
4. In dem Abgabeverzeichnis (Anlage 3) sind die Akten vollständig und zutreffend aufzulisten. Dies gilt vor allem für Aktenzeichen und Inhaltsangaben, wobei die Inhaltsangaben so formuliert werden sollten, dass das Abgabeverzeichnis nicht höher als VS-NfD einzustufen ist. Ein sorgfältiges Ausfüllen des Vorblatts (Anlage 2) erleichtert den späteren Rückgriff
5. Das Abgabeverzeichnis mit Vorblatt ist dem Bundesarchiv in Papierform oder in elektronischer Form zuzuleiten. Das Geheimarchiv übersendet der abgebenden Stelle eine Kopie des Abgabeverzeichnisses mit den eingetragenen Archivnummern.
6. Für die spätere archivische Bearbeitung der an das Geheimarchiv abgegebenen VS sollten dem Bundesarchiv auch der entsprechende VS-Aktenplan, soweit ein solcher vorhanden ist, sowie das VS-Aktenverzeichnis, nicht jedoch schriftstückbezogene VS-Bestandsverzeichnisse (z.B. Tagebuch), zur Verfügung gestellt werden.

III. Weiterführende Hinweise

1. Grundsätzlich ist - wie beim offenen Schriftgut - sachlich Gleiches bearbeitungsgerecht zu Sachakten (Einzel-, Sammel- und Sondersachakten) zusammenzufassen; auf die entsprechenden Regelungen der Registraturrichtlinie und die Erläuterungen der "Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung" wird hingewiesen. Unter dem Gesichtspunkt des späteren leichteren Aussonderns können umfangreiche Unterlagen anderer Stellen getrennt geordnet werden, soweit sich nicht aus der Bearbeitung heraus eine Zusammenfassung empfiehlt.
2. Zwischen aktenführender Behörde und dem Bundesarchiv kann vereinbart werden, dass zusätzlich zu dem VS-Zwischenmaterial und den technischen Einrichtungen (z.B. technische Modelle) bestimmte VS-Komplexe unmittelbar in der Behörde in eigener Verantwortung vernichtet werden können. Diese Komplexe sollten in einem Aussonderungs- und Bewertungskatalog zusammengefasst werden. In Zweifelsfällen (z.B. bei anstehenden Aussonderungen umfangreicher Unterlagen) kann der zuständige Archivar des Bundesarchivs auf dem Wege der Vorbewertung die an das Geheimarchiv abzugebenden Unterlagen in der VS-Registratur bestimmen.
3. Bei gleichartigen, in größerer Zahl anfallenden Unterlagen (insbesondere so genannte Fallakten) ist das Bundesarchiv für entsprechende Hinweise der Bearbeiter, die den Inhalt der Akten kennen und aus fachlicher Sicht beurteilen können, dankbar. In Betracht für eine dauernde Aufbewahrung kommen Akten vornehmlich wegen der Bedeutung des Falls oder Sachverhalts oder wegen Besonderheiten (z.B. neuartiges technisches Verfahren). Hier sollte der Bearbeiter diejenigen Aufbewahrungseinheiten auf geeignete Weise (z.B. auf dem Aktenvorblatt) kennzeichnen, die nach seiner Auffassung für eine dauernde Aufbewahrung infrage kommen. Diese Kennzeichnung kann bereits bei der ZdA-Verfügung oder erst bei der Festlegung von Fristen geschehen.
4. Die Bestimmungen. der ZDv 64/3 VS-NfD "Behandlung und Sicherung von Unterlagen der Bundeswehr im Frieden und bei Alarmierung" sind bei der Abgabe von VS aus dem Geschäftsbereich des BMVg zu beachten.

IV. Behandlung der VS im Geheimarchiv des Bundesarchivs

1. Bei der Kontrolle der abgegebenen Unterlagen beschränkt sich die Überprüfung durch das Geheimarchiv auf Aufbewahrungseinheiten (Akten), nicht jedoch auf einzelne Schriftstücke.
2. Das Bundesarchiv kann die übernommenen Unterlagen - nach Ablauf evtl. bestehender Aufbewahrungsfristen - im Zuge der archivischen Bearbeitung noch im Einzelfall vernichten.
3. Die Aufhebung der VS-Einstufung vermerkt das Geheimarchiv auf der Aufbewahrungseinheit (Muster: Anlage 1).
4. Nach der Aufhebung der VS-Einstufung und archivischen Erschließung werden die archivwürdigen Unterlagen in den entsprechenden offenen Archivbestand im Endarchiv in Koblenz überführt. Auf Anfrage erhält die jeweilige Behörde den Nachweis über den endgültigen Verbleib einer VS-Aufbewahrungseinheit.

 V. Weiterführende Angaben

Vorschriften zur Schriftgutverwaltung

Die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) von 2000 und die Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und Dokumenten) in Bundesministerien (RegR) von 2001 sind einzusehen über www.staatmodern.de, Papierausgaben können über bestellservice@bva.bund.de bestellt werden.

Die RegR von 2001 kann als Mustervorschrift auch für nichtministerielle Dienststellen dienen. Detaillierte Ausführungen enthält das Merkblatt "Die nichtministerielle Bundesverwaltung und das Bundesarchiv" (www.bundesarchiv.de).

Empfehlenswerte Literatur zur Schriftgutverwaltung

• Empfehlungen zur Schriftgutverwaltung. Hrsg. vom Präsidenten des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung und vom Bundesministerium des Innern, 2. Aufl. 1989. 103 S.
• Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden - eine Einführung in die Praxis. Hrsg. vom Bundesverwaltungsamt - Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik. 2. überarbeitete Auflage Köln 2005. Zu beziehen als .pdf-Download über http://www.bva.bund.de unter "Veröffentlichungen A-Z" .
• Heinz Hoffmann: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden. 2. Aufl. München 2000. XVIII, 647 S. (Schriften des Bundesarchivs 43). Über den Buchhandel zu beziehen. DOMEA-Konzept. Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.0: Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten. Schriftenreihe der KBSt. Bd. 66, Bonn 2004 (www.kbst.bund.de)

Angaben über das Bundesarchiv

• Informationen unter der Internet-Adresse www.bundesarchiv.de
• Das Bundesarchiv. Dienstleister für Forschung, Öffentlichkeit und Verwaltung. Koblenz 2002. 137 S.

Anschriften des Bundesarchivs

Abteilung Bundesrepublik Deutschland

56.064 Koblenz
Potsdamer Str. 1,
56.075 Koblenz
Telefon: 0261/505-0
Telefax: 0261/505-226
E-Mail: koblenz@barch.bund.de

und

12.175 Berlin, Postfach: 450.569
Finckensteinallee 63 ,
12.205 Berlin
Telefon: 01.888/7770-0
Telefax: 01.888/7770-111
E-Mail: berlin@barch.bund.de

Geheimarchiv

Bundesgrenzschutzstr. 100, 53.757 St. Augustin-Hangelar
Telefon: 01.888/74.000-0
Telefax: 01.888/74.000-33
E-Mail: zwarchst.aug@barch.bund.de

Abteilung Militärarchiv und Militärisches Geheimarchiv 79.024 Freiburg

Wiesentalstr. 10, 79.115 Freiburg
Telefon: 0761/47.817-0
Telefax: 0761/47.817-900
E-Mail: militaerarchiv@barch.bund.de

.

 Aufhebung der VS-Einstufung

Für die anliegende Aufbewahrungseinheit

ist die VS-Einstufung mit Wirkung vom ............................................................. aufgehoben.

_____________________

1) Bei Benutzung dieses Formblatts durch das Bundesarchiv (Abschnitt IV, Ziff. 3) ist hier nur die Archivsignatur einzutragen.

.

_________________________
1) Gilt auch als Ausstellungsdatum des Abgabeverzeichnisses.

2) Bei (unter-)abteilungsbezogenen Abgaben reicht die Sachbezeichnung der (Unter-)Abteilung aus. Falls nicht möglich, nur das Feld 7 ausfüllen.

3) Bei umfangreichen Abgaben ist oft nur eine grobe Beschreibung möglich (z.B. nur Angabe der Aktenplan-Hauptgruppen).

4) Bei der Reihung des Schriftguts mehrerer Organisationseinheiten nach dem Aktenzeichen ist die Erläuterung Nr. 4 zu Anlage 3 zu beachten.

5) Anzugeben sind nach Möglichkeit alle wesentlichen aktenführenden Organisationseinheiten für den in Feld 6 genannten Zeitraum (ggf. auch von Vorgängerbehörden) sowie die Zeitpunkte des Wechsels der Zuständigkeit oder der Benennung. Falls der Zeitraum der Zuständigkeit nicht ermittelt werden kann, ist ein in diesen Zeitraum fallendes Datum anzugeben.

.

1) Die Angaben im Abgabeverzeichnis sind so zu wählen, dass keine höhere Einstufung als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH erforderlich wird.

2) Jede Aufbewahrungseinheit nach § 3 Abs. 3 (bei Akten: Je nach Art der Ablage Ordner oder Hefter) erhält eine lfd. Nr.; die Nummern sind jeweils einzeln aufzuführen und für jede aufgeführte Akte derselben Aufbewahrungseinheit zu wiederholen.

3) Diese Spalte wird vom Geheimarchiv ausgefällt. Bei ei einer späteren Anforderung sind nur die Archivnummern anzugeben

4) Nur für Akten: Sachliche Ordnung gemäß Aktenplan. Zusätzlich kann in einer eigenen Spalte die aktenführende Organisationseinheit angegeben werden, wenn Schriftgut mehrerer Organisationseinheiten nach der Ordnung des Aktenplans aufgeführt wird.

5) Anzugeben ist bei Akten die lfd. Bandnummer, nicht die Zahl der Bände.

6) Anzugeben sind nur folgende Großbuchstaben: S (= Streng Geheim), G (= Geheim), V (= VS-Vertraulich), N (= VS-Nur für den Dienstgebrauch).

7)Anzugeben sind Datum und Unterschrift des Ausführenden und Zeugen.

Allgemeine Verwaltungsvorschrift
des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und
organisatorischen Schutz von Verschlusssachen
Verschlusssachenanweisung
VSA - VS-Anweisung

Vom 29.März 2006
(GMBl. Nr. 41-45 vom 28.08.2006 S. 803)

Anliegend übersende ich die "Allgemeine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen" (VS-Anweisung VSA) vom 31. März 2006 nebst Anlagen. Sie tritt zum 1. Juni 2006 in Kraft und wird in Kürze im GMBl. und auf den Internetseiten des BMI (www.bmi.bund.d.e) bekannt gemacht.

Gleichzeitig treten außer Kraft:

Allgemeine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums des Innern zum materiellen und organisatorischen Schutz von Verschlusssachen vom 29. April 1994 (GMBl S. 674) zuletzt geändert durch 1. VS-Anweisung AndVwV vom 1. Juni 2001 (GMBl S. 641)

sowie folgende dazu erlassene Richtlinien:

• Richtlinien zum Geheimschutz von Verschlusssachen beim Einsatz von Informationstechnik (VS-IT-Richtlinien - VSITR) vom 1. September 1998
• Richtlinien zur Beratung und Durchführung von Kontrollen zum Schutz von Verschlusssachen (VS-Kontrollrichtlinien - VSKR) vom 1. September 1998
• Richtlinien für die Abgabe von Verschlusssachen an das Geheimarchiv des Bundesarchivs (VS-Archivrichtlinien - VSArchR) vom 20. März 1991
• Richtlinien zur technischen Sicherung und Bewachung von Verschlusssachen (VS-Sicherungsrichtlinien - VSSR) vom 1. September 1998

ENDE